Reisekosten sind Kosten, die bei einer Geschäftsreise entstehen. Bei der Abrechnung der Reisekosten ist auf einiges zu achten, damit diese im Sinne der Richtlinien der Steuergesetze, hier insbesondere der Lohnsteuer-Richtlinien sind. Dies gilt für Arbeitnehmer, bei denen aufgrund von beruflichen Reisen Kosten entstehen. Für Unternehmer stellen Reisekosten eine Minderung des Gewinns dar, da Reisekosten zu den betrieblichen Aufwendungen zählen.

Was sind Reisekosten

Bleiben wir beim Arbeitnehmer. Für diesen sind Reisekosten die Ausgaben, die anfallen, wenn er mit dem Privatfahrzeug zu einem Arbeitsplatz, der außerhalb seiner ersten beruflichen Tätigkeit fährt. Dies bedeutet, die Fahrtkosten, die entstehen, wenn er von seiner Wohnung zur ortsgebunden ersten Tätigkeit fährt, fallen unter die Rubrik Werbungskosten und zählen nicht zu den Reisekosten. Muss er jedoch aus beruflichen Gründen für einen bestimmte Zeitraum zu einer Filiale seiner ersten Tätigkeit fahren, die nicht am Ort, sondern weiter entfernt ist, dann entstehen ihm Fahrtkosten, die er als Reisekosten abrechnen kann.

Übernachtung

Auch die Kosten, die er für Verpflegung und Übernachtung sowie die Reisenebenkosen rechnen Arbeitnehmer mit ihrem Arbeitgeber ab. Die Reisekosten, die dem Arbeitnehmer entstehen, vom Arbeitgeber nicht übernommen werden, kann der Arbeitnehmer bei der Einkommensteuerklärung als Werbungskosten geltend machen. Ausnahme sind die Pauschalen für Übernachtungen, die der Arbeitgeber erstatten kann, der Arbeitnehmer jedoch nicht als Werbungskosten geltend machen kann.

Betrieblich

Wann eine betrieblich bedingte Reise vorliegt, erklären wir hier kurz: Nehmen wir an, ein Unternehmen hat in ganz Deutschland Niederlassungen, deren Arbeitnehmerzahl zu gering ist, um einen Betriebsrat zu bilden. Der Betriebsrat am Hauptstandort ist für alle Niederlassungen tätig. Bei den jährlichen Betriebsversammlungen müssen also die Betriebsräte des Hauptsitzes A zu den Niederlassungen B, C, D und E fahren. Für diese Reisen gibt es einen betriebsbedingten Grund. Nach Beendigung aller Betriebsversammlungen in allen Niederlassungen erstellen die beteiligten Betriebsräte ihre Reisekostenabrechnung und lassen sich die entstandenen Kosten vom Arbeitgeber ersetzen. In dieser Form rechnen auch beispielsweise Angestellte ab, die mehrere Filialen zu betreuen haben.

Unternehmer

Auch Unternehmer sind ständig unterwegs, um Kunden zu treffen, zu gewinnen oder neue Lieferanten zu finden. Für Unternehmer und Freiberufler entstehen durch ihre Reisetätigkeit ebenfalls Kosten, die sie anhand von Reisekostenabrechnungen verrechnen können. Diese Kosten lassen sie von der betrieblichen Kasse oder dem Geschäftskonto bei der Bank ersetzen. Für diese Berufsgruppe hat die Reisekostenabrechnung nichts mit der Lohnsteuer zu tun, sondern mit den betrieblichen Ausgaben, die am Jahresende den Gewinn schmälern und so eine geringere Steuerpflicht ergeben.

Belege

Für Arbeitnehmer, Freiberufler und Unternehmer gilt, alle Belege an die Reisekostenabrechnung zu heften und die gesamten Dokumente aufzubewahren.

 

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