Reisekosten und Umsatzsteuer

Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, können auch die Vorsteuer der Reisekostenabrechnung in Abzug bringen. Der Paragraf 15 Umsatzsteuergesetz sagt aus, dass die Umsatzsteuer der Kosten, welche für Übernachtung und Verpflegung anfallen, in jedem Fall in vollem Umfang abzugsfähig sind.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind oft ratlos, wenn sie ihre Reisekosten abrechnen sollen. Zu oft haben sich die gesetzlichen Bestimmungen zu den Reisekosten geändert. Erst war die Umsatzsteuer nicht abzugsfähig; sei 2003 wurden die EU-Richtlinien mit dem Steueränderungsgesetz neu gestaltet. Die Umsatzsteuer kann jetzt bei der Vorsteueranmeldung in Abzug gebracht werden.

Übernachtungskosten

Ist der Dienstreisende mehrere Tage auf Dienstreise, kommen die Kosten für Übernachtungen auf die Reisekostenabrechnung. Hotelrechnungen enthalten Umsatzsteuer, die der Unternehmer gemäß Abschnitt 4.12.3 Abs. 20 UStAE als Vorsteuer uneingeschränkt von seiner Steuerschuld abziehen kann. Dazu muss die Rechnung auf den Unternehmer und nicht auf den Reisenden ausgestellt sein. Ist der Rechnungsbetrag kleiner als 150 Euro ist dies nicht notwendig.

Doch aufgepasst! Hotelrechnungen beinhalten 7 Prozent Umsatzsteuer. Der ermäßigte Steuersatz beschränkt sich jedoch nur auf die Übernachtung, nicht aber auf das Frühstück und andere Leistungen. Diese sind mit einem Steuersatz von 19 Prozent zu bewerten. Der Reisende sollte daher darauf achten, dass Übernachtung, Frühstück und andere Leistungen separat ausgewiesen werden. Die separate Ausweisung gilt auch für die Umsatzsteuer der beiden Steuersätze.

Fahrtkosten

In der Regel fallen bei Fahrtkosten ebenfalls umsatzsteuerpflichtige Kosten an. Tankt der Dienstreisende genügt es, wenn er die Quittung seiner Reisekostenabrechnung beifügt. Der Unternehmer kann anhand dieser Quittung die Vorsteuer abziehen. Streikt das Fahrzeug und muss in die Werkstatt ist bei der Rechnungsstellung als Adressat der Unternehmer anzugeben, damit dieser die Umsatzsteuer in Abzug bringen kann.

Verpflegung

Während seiner Dienstreise hat der Reisende Mehrkosten für Verpflegung. Er muss jede Rechnung aufbewahren und, wenn diese mehr als 150 Euro ausmacht, als Rechnungsempfänger seinen Arbeitgeber eintragen lassen. Damit kann der Unternehmer die Vorsteuer, die in den Verpflegungskosten enthalten ist, vollständig abziehen.

Belege

Hotels, Autowerkstätten und andere Betriebe nutzen für das Ausstellen ihrer Rechnungen vorhandene Formulare, auf denen Name, Anschrift sowie die Steuer- und Identifikations-Nummer enthalten sind. Selbst Kassenbons enthalten die Steuernummer des Betriebs.

Dennoch sollte der Reisende die Rechnung genau prüfen, ob alle notwendigen Angaben vorhanden sind. Nur so kann sein Arbeitgeber die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer in Abzug bringen.

Pauschale

Um die Abrechnung der Reisekosten zu erleichtern, stellt der Gesetzgeber eine Liste mit Pauschbeträgen zur Verfügung. Die Pauschbeträge beinhalten keine Umsatzsteuer. Daher ist hier eine Umsatzsteuer nicht vorhanden und auch nicht abzugsfähig.