Reisekosten Unternehmer – Zusammenfassung

Um den persönlichen Kundenkontakt zu halten, Neukunden zu gewinnen und das Unternehmen bekannt zu machen, gehen viele Unternehmer auf Geschäftsreisen. Reisen kostet Geld, das ist auch bei Geschäftsreisen nicht anders.  Für Reisen, die mit dem privaten Fahrzeug oder dem Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen zu bewältigen sind, nutzen Unternehmer auch dieses Verkehrsmittel. Fährt er mit seinem privaten Fahrzeug, kann er je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro mit seiner Reisekostenabrechnung abrechnen. Nutzt er das Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen kann er nur die auf der Fahrt notwendigen Betankungen anhand der Tankbelege abrechnen. Kommt es zu einem Unfall während seiner Dienstreise, kann er, wenn das Fahrzeug sein Privatbesitz ist, die Kosten für die Reparatur mit der Reisekostenabrechnung einfordern. Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, bezahlt die Rechnung das Unternehmen direkt an die Werkstatt oder, wenn der Unternehmer Vorkasse leistete, an den Unternehmer.

 Verpflegungspauschale

Auch für Unternehmer gilt die Verpflegungspauschale, die sich nach der Abwesenheit richtet. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden kann er 12 Euro in die Reisekostenabrechnung einbringen; bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit 24 Euro. Die Pauschalen sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Rechnet der Unternehmer den Verpflegungsmehraufwand anhand von Belegen ab, kann das Unternehmen diese Kosten erstatten. Bei einer pauschalierten Abrechnung hat der Unternehmer die Möglichkeit, die Mehrkosten, die sich aus der Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und Pauschalbeträgen ergibt, bei seiner Steuererklärung als Werbungskosten gelten zu machen.
Für notwendige Übernachtungen während der Geschäftsreise gibt es ebenfalls eine Pauschale, und zwar in Höhe von 20 Euro. Auch hier ist dem Unternehmer gestattet, die tatsächlichen Kosten mit der Reisekostenabrechnung abzurechnen. Mit den Mehrkosten, die er nicht erstattet erhält, kann er wie mit dem Mehraufwand der Verpflegungspauschale verfahren und diese als Werbungskosten geltend machen.
Die Reisenebenkosten sind grundsätzlich anhand von Belegen abzurechnen. Gibt es keinen Originalbeleg, kann der Unternehmen einen Eigenbeleg ausstellen. Bei Eigenbelegen darf er die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.

In der Buchhaltung kommt in der Regel der Standardkontenrahmen SKR 03 zur Anwendung. Die Buchung kann wie folgt aussehen

Reisekosten Unternehmer Konto 4670
mit den Unterkonten
Konto 4672 Nicht abziehbarer Anteil
Konto 4673 Fahrtkosten
Konto 4674 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4676 Übernachtung und Reisenebenkosten.

Mischreisen

Bei Mischreisen kommen auch die Konto Privatentnahme 1800 in Betracht. Das Gegenkonto ist das Zahlkonto, wie 1200 Bank oder 1000 Kasse. Hat der Unternehmer aus eigener Tasche Fahrten oder anderes bezahlt, werden diese Ausgaben, wenn sie nicht in der Reisekostenabrechnung erscheinen, auf Privateinlagen Konto 1890 gebucht.
Die Reisekosten mindern den Gewinn des Unternehmens und damit die Steuerlast.