Ob Arbeitnehmer, Freiberufler oder Unternehmer geschäftlich ins Ausland reisen, für sie gelten dieselben Regeln in Bezug auf die Kosten für Übernachtung. Wie schon bei den Verpflegungsaufwendungen sind auch die Übernachtungspauschalen länderbezogen und damit mit gravierenden Unterschieden verbunden. Bei Arbeitnehmern haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die Übernachtungskosten anhand von Belegen steuerfrei zu ersetzen. Sind keine Einzelbelege vorhanden, ist die Pauschalierung die Basis für die Reisekostenabrechnung.
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Pauschal
Diese Pauschalierung gilt nicht, wenn der Reisende in einem Fahrzeug oder bei einem Dritten kostenfrei übernachtet. Nutzt er den Schlafwagen eines Zuges oder die Kabine auf einem Schiff, sind die Pauschalbeträge entsprechen den Übernachtungspauschalen Inland abzurechnen. Diese Regeln finden sich im Paragrafen R 9.7 Abs. 3 wieder. Ist der Arbeitnehmer für einen längeren Zeitraum im Ausland beschäftigt und mietet sich dort eine Wohnung, kann er die dafür erforderlichen Aufwendungen für drei Monate als Pauschale geltend machen. Nach dem Ende der Drei-Monats-Frist werden nur noch 40 Prozent der Pauschalbetrages steuerfrei erstattet (R 9.11 Abs. 10 S. 7 Nr. 3 LStR).
Arbeitnehmer
Rechnet der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten aufgrund der gesammelten Belege ab, muss er darauf achten, dass die Kosten für das Frühstück separat ausgewiesen werden. Diese Kosten zählen nicht zu den Übernachtungskosten, sondern gehören zu den Verpflegungskosten. Hat der Reisende Vollpension gebucht, so muss er 20 Prozent für das Frühstück und jeweils 40 Prozent für Mittag- und Abendessen von der Gesamtrechnung abziehen.
Beispiele
Die Pauschbeträge sind länderbezogen und so wollen wir Ihnen hier einige Beispiele nennen. Wir nehmen die Staaten, die wir auch bei den Verpflegungspauschalen nannten. Bei Reisen nach Argentinien ist eine Übernachtungspauschale von 113,00 Euro. Bei Reisen nach Australien sind die Pauschbeträge unterteilt. In Canberra beträgt der Pauschbetrag 158,00 Euro, in Sydney 184,00 Euro und im restlichen Australien 158,00 Euro. Noch gravierender sind die Unterschiede in den USA.
Hier unterscheiden sich die Pauschalen wie folgt:
• Atlanta (Georgia) 175,00 Euro,
• Boston (Massachusetts) 265,00 Euro
• Chicago (Illinois) 209,00 Euro
• Houston (Texas) 138,00 Euro
• Los Angeles (Kalifornien) 274,00 Euro
• Miami (Florida) 151,00 Euro
• New York City 282,00 Euro
• San Francisco (Kalifornien) 314,00 Euro
• Washington DC 276,00 Euro
• USA Rest 138,00 Euro.
Andere Länder
Im Gegensatz zu diesen Pauschalen beträgt die Pauschale in Bosnien 75,00 Euro, in Dänemark 143,00 Euro und in Gabun 183,00 Euro. Diese Pauschsätze sind nur Beispiele für die unterschiedlichen Pauschbeträge, die für die verschiedenen Staaten gelten. Eine Liste der Länder und die Pauschbeträge hält die Industrie- und Handelskammer bereit. Für Reisen in Ländern, die auf der IHK-Liste nicht erfasst sind sowie solche Außengebiete gelten die Tagessätze des Mutterlandes.
