Autor: Redaktion

Neuerungen bei der Reisekostenabrechnung für das Jahr 2020

Geschäftsreisen können genauso interessant wie anstrengend sein. In jedem Falle stellt sich jedoch eine Frage: Woher soll ich das Geld zur Verpflegung nehmen? Um dieses Problem zu klären, gibt es nun endlich Änderungen von Seiten des Staates: Die Reisekostenabrechnung hat eine Überarbeitung erfahren.

Was ist die Reisekostenabrechnung?

Man kann davon ausgehen, dass Geschäftsreisende auf der Reise mehr Geld benötigen, um sich selbst zu versorgen, als zuhause. Man nennt dies auch Verpflegungsmehraufwand. Aus diesem Grund gibt es die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Diese sind festgelegte Geldbeträge, die dem Reisenden von Arbeitgeber oder Staat ausgezahlt werden müssen, um ihm seine Kosten zu erstatten.

Wie hoch die erstattete Pauschale ist, ist abhängig davon, wie lange der Geschäftsreisende abwesend sind. Der kleinste ausgezahlte Geldbetrag beginnt bei einer Abwesenheit von acht Stunden. Die Erstattungen für Reisen ins Ausland weichen außerdem von der Verpflegungspauschale im Inland ab, denn es ist anzunehmen, dass auch die Kosten sich von Land zu Land unterscheiden. Die Reisekostenabrechnung wird auf einem Formular eingetragen, das entweder beim Arbeitgeber oder der Steuererklärung eingereicht werden kann.

Mit der Verpflegungspauschale bis 2019 waren viele Menschen sehr unzufrieden, da sie zu niedrig war und schon seit langer Zeit nicht mehr an die gewöhnlichen Kosten für die Selbstversorgung angepasst wurde. Deshalb nimmt das Bundesfinanzministerium, das für die Abrechnung zuständig ist, nun endlich Änderungen vor. Bereits am 15. November des Vorjahres wurde bekannt gegeben, dass es Neuerungen geben wird. Diese gelten seit dem ersten Januar 2020.

Wie verändert sich die Reisekostenabrechnung 2020?

Die Verpflegungspauschale im Inland wurde für 2020 erhöht. Wer zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs ist, erhält nun 14 Euro statt wie bisher 12 Euro erstattet. Das Gleiche gilt für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Geschäftsreise. Jeder Tag, den der Reisende vollständig unterwegs ist, beträgt die Verpflegungspauschale 2020 28 Euro statt 24 Euro. Die Verpflegungspauschale im Ausland wird an das entsprechende Land angepasst.

Für das Jahr 2020 wurde die Verpflegungspauschale im Ausland für mehr als vierzig Staaten erneuert. In vielen Ländern wurde sie erhöht – dazu gehören unter anderem zahlreiche osteuropäische Staaten, Israel, Malta sowie Japan mit der Ausnahme von Tokio. In der Türkei und der Ukraine hingegen ist die überarbeitete Verpflegungspauschale 2020 niedriger als zuvor. Unverändert bleibt die Pauschale in Ländern wie Großbritannien, Frankreich, der Schweiz und den Vereinigten Staaten.

Es gibt jedoch auch Kürzungen, die bei der Reisekostenabrechnung vorgenommen werden müssen. So werden die Pauschalen gekürzt, wenn der Arbeitgeber eine Übernachtung oder eine Mahlzeit bereits zur Verfügung gestellt hat oder sie von Dritten übernommen wird. Diese Kürzung beträgt bei einem Frühstück 20 Prozent, also 5,60 Euro, bei den beiden anderen Mahlzeiten kommen wir mit einer Kürzung von 40 Prozent auf 11,20 Euro.

2020 kommt als weitere Erneuerung die Einführung einer Pauschale für Berufskraftfahrer hinzu. Sie beträgt 8Euro für jeden Tag, den der Kraftfahrer unterwegs ist. So können nun beispielsweise die Kosten für Sanitärräume wie WCs und Duschen auf einer Raststätte gedeckt werden, die vorher vom Kraftfahrer selbst übernommen werden mussten. Die Verpflegungspauschale gilt für den Berufskraftfahrer genauso wie für alle anderen Arbeiter.

Die Reisekostenabrechnung 2020 an einem Beispiel

In diesem Beispiel machen Sie eine viertägige Geschäftsreise, Ihr Arbeitgeber bezahlt Ihnen jeden Tag der Übernachtungen das Frühstück in Ihrem Hotel sowie ein Geschäftsessen am zweiten Tag der Reise. Für den Anreisetag werden Ihnen 14 Euro erstattet, egal wann Sie losfahren und wie viele Stunden Sie unterwegs sind. Am Abreisetag müssen 5,60 Euro von dieser Pauschale abgezogen werden, da Sie das Frühstück bereits erstattet bekommen, Sie kommen so auf 8,40 Euro.

An den beiden anderen Tagen erhalten Sie jeweils 28 Euro Verpflegungspauschale, da Sie einen ganzen Tag unterwegs sind. Am zweiten Tag werden jedoch 11,20 Euro wegen des bereits gestellten Geschäftsessens abgezogen und der Betrag fällt auf 16,80 Euro.

Im Gesamten erreichen Sie mit dieser Reise 14 + 16,80 + 28 + 8,40 = 67,20 Euro.

Diese können Sie zur Reisekostenabrechnung in ein Formular eintragen und als Verpflegungspauschale geltend machen.

Neuerungen bei der Reisekostenabrechnung für das Jahr 2017

Bereits Mitte Dezember letzten Jahres standen die neuen Pauschalen für das Jahr 2017 in Sachen Verpflegungsmehraufwand fest. Selbstverständlich stellen wir Ihnen nachfolgend alle wichtigen und neuen Informationen im Nachgang zur Verfügung.

Pauschale

Die meisten Leute denken nach wie vor, dass der Verpflegungsmehraufwand nun die angefallenen Verpflegungskosten ersetzt. Dies kann man so allerdings nicht stehen lassen, denn es handelt sich bei dem Verpflegungsmehraufwand (wie das Wort ja auch bereits schon sagt) um Mehraufwendungen. Dabei wird jeweils zwischen zwei Pauschalen unterschieden:

  1. Die erste Pauschale bezieht sich auf alle geschäftlichen Reisen, wenn sich der Betroffene über einen Zeitraum zwischen acht und vierundzwanzig Stunden außer Haus befunden hat bzw. am Tag der An-und Abreise auf sogenannten mehrtägigen Reisen. Dabei spielt es keine Rolle, ob derjenige beim An-und Abreisetag tatsächlich anwesend war. Nehmen wir an, die Reise beginnt um 21 Uhr, so kann der Mitarbeiter theoretisch die Pauschale für den kompletten Anreisetag nutzen.
  2. Die zweite Pauschale ist für eine Anwesenheit, die den ganzen Tag, d.h. 24 Stunden andauert, konzipiert. Es handelt sich außerdem um mehrtätige Geschäftsreisen.

Tatsächliche Kosten

Generell müssen bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung stets die prägnanten Kalendertage, für die Berechnung zu Grunde gelegt werden. Wenn man also eine ganztägige Anwesenheit feststellen möchte, so muss man den Zeitraum zwischen 0-24 Uhr betrachten. Die Abrechnung von tatsächlichen Verpflegungskosten ist nicht umsetzbar und zwar auch dann nicht, wenn genaue Belege hierzu vorliegen. Es werden zur Berechnung stets Pauschalen veranschlagt. Der Begriff „Erste Tätigkeitsstätte“ ist maßgeblich dafür, ob eine Reise als geschäftlich oder nicht geschäftlich eingeordnet wird.  Eine Auszahlung der Spesen ist zeitlich auf drei Monate limitiert.

Wenn Sie also länger als 3 Monate geschäftliche Reisen an immer den gleichen Ort durchführen, so kann diese Pauschale nicht mehr abgesetzt werden. Das Finanzamt geht in diesem Fall nicht mehr von einer dienstlichen Reise aus. Sie können diesen Zustand nur durch eine Unterbrechung von 4 Wochen aussetzen, um einen neuen Lauf der 3-Monats-Frist zu erreichen.

Auszahlung

Es ist dabei nicht wichtig abzugeben, warum die Unterbrechung erfolgt ist. Auch wenn Sie erkrankt waren oder Urlaub genommen haben, zählen diese Zeiten zur Unterbrechung. Wenn Sie auf der Geschäftsreise vom Arbeitgeber verpflegt werden, müssen Sie daran denken, Ihre Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand dementsprechend zu kürzen.

Übrigens muss der Arbeitgeber zunächst einmal nicht für die Auszahlung der Pauschale in Sachen Verpflegungskostenmehraufwand garantieren, wenn es keine entsprechende vertragliche Vereinbarung gibt. Er kann sogar eine Zahlung gänzlich verweigern oder nur einen Anteil bezahlen. Tritt dieser Fall für Sie ein, so können Sie über die Steuererklärung die Reiskosten als Werbungskosten ansetzen. Es ist hier allerdings ein Nachteil, dass die Reiskosten lediglich Ihr zu versteuerndes Einkommen senken. Einen direkt greifbaren Vorteil entsteht hier also nicht. Darüber hinaus muss erst einmal die vorgeschriebene Hürde von 1000 Euro bei der Werbungskostenpauschale überwunden werden, um überhaupt einen positiven Effekt zu erzielen.

Verpflegungsmehraufwendungen im Jahr 2017 im Ausland

Generell weichen die Lebenserhaltungskosten auf unserer Welt von denen hierzulande ab. Dementsprechend gibt es Länder, die ihre eigenen individuellen Verpflegungssätze festlegen und die sich teilweise immens von denen in Deutschland unterscheiden. Auch innerhalb eines Jahres kann es abweichende Sätze für die Kosten zur Erhaltung des Lebensunterhaltes geben. Wenn man geschäftlich in die USA reist, so haben Provinzen ganz andere Spesensätze wie die Metropolen New York oder Washington. Die Abweichungen können sehr stark variieren und wiederum von denen im restlichen Land abweichen.

Auch 2017 gibt es wieder Neuerungen für Geschäftsreisende in den internationalen Spesensätzen. Bei sage und schreibe 50 Ländern wurden die Sätze angepasst. Hier dürfen sich geschäftlich Reisende in die USA freuen, denn hier wurden Pauschalen bezüglich des Verpflegungsmehraufwandes für 2017 nach oben hin angepasst. Bergab ging es hingegen bei Pauschalen für Reisen in die Ukraine, nach Ungarn oder Serbien. Auch Griechenland ist davon betroffen.