Wer ein Ehrenamt bekleidet, kann auch in den Genuss einer Geschäftsreise kommen. Für die Reise von ehrenamtlichen Mitarbeitern fallen ebenfalls Kosten an, die nach dem Bundesreisekostengesetz sowie den Bestimmungen für Einkommenssteuer geregelt sind. Für Reisende, die für ihren Sportverein oder einem anderen Verein, Verband oder anderes ehrenamtlich tätig sind, gelten in der Regel dieselben Bestimmungen wie für andere Reisende auch.

Kilometer Pauschale

Sie können die Fahrtkosten mit einer Kilometer-Pauschale von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer oder die höheren Kosten abrechnen. Der Grund oder eine Berechnung über die Kosten, welche die Pauschale überschreiten, muss der ehrenamtlich Tätige nachweisen. Fährt er nicht alleine, sondern nimmt noch ein oder mehrerer Mitarbeiter mit, kann er je weiterer Person zusätzlich 0,02 Euro abrechnen.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten übernehmen Vereine, Verbände oder andere Institutionen in angemessener Höhe. Dem Reisenden Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit auferlegt. Die Kosten für die Übernachtung sind mit Belegen nachzuweisen. Die Verpflegungspauschalen oder Tagegelder sind mit den Pauschalbeträgen des Bundesreisekostenrechts identisch. Allerdings sind ehrenamtliche Mitarbeiter gehalten, bereitgestellte kostenlose Mahlzeiten mit den entsprechenden Prozentsätzen in Abzug zu bringen.

Reisenebenkosten

Die Reisenebenkosen sind detailliert aufgeführt in den Regeln der Verbands-und Vereinsberatung. Die Kosten, welche für die Beförderung, Aufbewahrung und Versicherung des Gepäcks sowie die Eintrittsgelder zu Veranstaltungen (in Bezug auf den Verband, Verein oder der Institution) sowie die Telekommunikationskosten, welche die Dienstreise des ehrenamtlichen Mitarbeiters mit sich bringt gehören zu den Reisenebenkosten. Das gilt auch für die Ausgaben, welche für die Garagenmiete anfallen sowie für Parkgebühren und die Kosten für Maut und Fähre. Auch Schäden am Reisegepäck oder der Verlust desselben sowie die Kreditkartengebühren, wenn diese in Bezug auf die Reise stehen, werden erstattet. Mit Kreditkartengebühren sind die Gebühren gemeint, die anfallen, wenn der Reisende mit seiner Kreditkarte am Geldautomat Bargeld abhebt. Für die Abhebung von fremden EC-Karten und fast allen Kreditkarten wie Visa, American Express oder MasterCard fallen Gebühren für die Bargeldabhebung an. Die Jahresgebühr für die Kreditkarte oder EC-Karte stellt einen privaten Kostenfaktor dar, der nicht erstattungsfähig ist.
Wie auch im Bundesreisekostengesetz niedergeschrieben, gehören einige Dinge nicht in die Reisekostenabrechnung, auch nicht bei Auslandsreisen. Dazu zählen beispielsweise Arztkosten und Kosten für Arzneimittel sowie medizinische Betreuung. Auch die Kosten für die Tageszeitung, der Reiseausstattung sowie Bußgelder sind nicht abzugsfähig und werden weder vom Verband, Verein oder einer anderen Institution erstattet noch kann der Reisende diese Kosten als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Form für das Formular vor, das zur Abrechnung der Reisekosten dient. In der Regel sind es Unternehmen, die entsprechende Formulare entweder selbst verfassen oder über das Internet suchen, finden und herunterladen. Was muss ein Reisekosten-Formular enthalten? Wir beschreiben, welche Angaben auf dem Reisekosten-Formular für Inlandsreisen und Auslandsreisen enthalten sein sollen, damit es übersichtlich ist.

Reisekosten-Formular Inlandsreise 2015

Der obere Teil des Formulars ist bestimmt für den Namen des Reisenden, eventuell die Abteilung sowie Beginn und Ende der Reise mit Datum und Uhrzeit. Darunter beschreibt der Reisende den Anlass der Reise, das Reiseziel sowie die steuerliche Zuordnung (Arbeitnehmer, Freiberufler). Danach erfolgt die Aufstellung der Reisekosten den Beträgen in Brutto, Netto sowie der ausgewiesenen Mehrwertsteuer.
Die Beförderungsart wie privater PKW oder PKW aus Betriebsvermögen mit den Angaben der Kilometerstände bei Fahrtantritt und Reiseende. Für die gefahrenen Kilometer berechnet der Reisende 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer und trägt den Gesamtbetrag in die Felder neben den Fahrtkosten. Nutzt der Reisende öffentliche Verkehrsmittel, sind die entsprechenden Belege beizufügen.

Aufwendungen

Darunter kommen die Daten, die für den Verpflegungsmehraufwand notwendig sind. Bei einer eintägigen Reise kann der Reisende 12 Euro zur Anwendung bringen, wenn er mindestens acht Stunden abwesend war. Die mehrtägige Geschäftsreise teilt sich auf in Abreisetag, Aufenthalt am Bestimmungsort und Anreisetag. Für An- und Abreisetag erhält der Reisende jeweils 12 Euro, für den Aufenthalt täglich 24 Euro. Bei den Übernachtungskosten kann der Reisende entweder die tatsächlich angefallenen Kosten in Ansatz bringen oder die steuerfreie Pauschale von 20 je Übernachtung. Zu Schluss rechnet er die Reisenebenkosten zusammen und trägt die Summen in die nebenliegenden Felder ein. Datum und Unterschrift bilden den Schluss der Reisekostenabrechnung für Inlandsreisen.

Reisekosten-Formular Auslandsreise 2015

Das Formular für die Abrechnung der Reisekosten bei Auslandsreisen unterscheidet sich nicht vom Formular für Inlandsreisen. Das Besondere an der Reisekostenabrechnung für Auslandsreisen sind die unterschiedlichen, länderbezogenen Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Weiter sind für die Reisenebenkosten für Auslandsreisen einige Kosten abzugsfähig, welche es für das Inland nicht sind. Dazu gehören beispielsweise die Reinigung von Kleidung sowie die Übernahme der Kosten für die Ersatzbeschaffung. Arbeitnehmer können die Differenz zwischen den tatsächlich angefallenen Kosten und der Erstattung durch den Arbeitgeber über die Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Download für Reisekostenformulare für das Inland und Ausland

Hier können Sie unsere Reisekostenformulare für das In- und Ausland anfordern. Es werden alle Eventualitäten berücksichtigt. Fordern Sie einfach den Downloadlink per E-Mail an, laden Sie die Formulare herunter. Sie können dann Ihre Eingaben direkt im Formular vornehmen, speichern und ausdrucken. Lediglich die Anmeldung an unserem Newsletter ist erforderlich.

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Quittungen

Der Unternehmer, der seine Kunden selbst besucht, hat diese Möglichkeit auch. Betrieblich darf er die auf Rechnungen, Belegen und Quittungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer in Abzug bringen. Nicht möglich ist jedoch, der Vorsteuerabzug aus den Pauschalbeträgen, da diese brutto für netto sind und keine Umsatzsteuer enthalten.

Wer seine Reisekostenabrechnung nicht mit dem Unternehmen ganz oder teilweise abrechnet, kann die Kosten über Werbungskosten bei seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Dies können Arbeitnehmer machen, Arbeitgeber können dies ebenso handhaben, wenn der Arbeitgeber die Person ist, welche die Geschäftsreise unternommen hat. Welche Kosten als Werbungskosten absetzbar sind, regelt § 9 EStG.

Geschäftsreisen

Bei Geschäftsreisen, für die der Reisende sein privates Fahrzeug nutzt, kann er für die Hin- und Rückreise jeweils 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten einsetzen. Sind die tatsächlichen Kosten für das Fahrzeug höher als die Kilometerpauschale von 0,30 Euro, ist der Reisende befugt, die höheren Kosten anzugeben. Dies ist nur dann möglich, wenn er die höheren Kosten belegen kann. Nutzt der Reisende für Dienstreisen öffentliche Verkehrsmittel, muss er die Fahrkarten als Nachweis für die Reisekostenabrechnung aufbewahren. Das gilt auch für Fahrten, für die der Reisenden ein Taxi nutzt.

Pauschalen

Zu den Reisekosten gehört die Verpflegungspauschale, die erst bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden greift und einen Pauschbetrag in Höhe von 12 Euro enthält. Ist der Reisende mindestens 24 Stunden auf Reisen, kann den Pauschbetrag von 24 Euro nutzen. Steuerlich gesehen sind diese Pauschalbeträge verbindlich. In der Regel kann der Reisende keine höheren Verpflegungskosten geltend machen, auch seine tatsächlichen Kosten die Pauschbeträge übersteigen. Für die Steuererklärung bedeutet dies, der Reisende kann seine Fahrtkosten über die Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen.

Ausland

 
Führte die Dienstreise den Arbeitnehmer ins Ausland, rechnet er seine Reisekosten mit den für das Gastland entsprechenden Pauschbeträgen ab. Achtung! Die Pauschbeträge für Auslandsreisen sind länderbezogen und daher extrem unterschiedlich. Im Gegensatz zu den Verpflegungskosten können die Übernachtungskosten in voller Höhe abgerechnet werden. Einerseits erfolgt in der Regel die Abrechnung über die Reisekostenabrechnung mit Nutzen der Pauschbeträge und andererseits über die Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen. Hat der Arbeitgeber anhand der Reisekostenabrechnung die Übernachtungspauschalen an den Arbeitnehmer ausbezahlt, kann dieser nur noch die Differenz zwischen den tatsächlich entstandenen Kosten und der Übernachtungspauschale geltend machen. Wie hoch die Erstattung ist, hängt vom Steuersatz der Steuerklasse des Reisenden ab.

Bewerbung

Arbeitnehmer, die einen Arbeitgeberwechsel planen und für das Bewerbungsgespräch in einen Ort reisen müssen, können die Kosten für den Vorstellungstermin als Werbungskosten geltend machen. Übrigens, auch die notwendigen Kopien, Portoauslagen sowie Bewerbungsmappen sind Werbungskosten. Besucht der Arbeitnehmer nach Weisung seines Arbeitgebers ein Fortbildungsseminar, kann er die Fahrtkosten zum Seminarort und nach Hause zurück geltend machen. Erstreckt sich das Seminar über mehrere Tage, kann er die Verpflegungspauschale als auch die Übernachtungskosten, entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die Übernachtungspauschale von täglich 20 Euro in Anspruch nehmen.

Damit alle Reisekostenabrechnungen gemäß den Bestimmungen des Reisekostenrechts erstellt werden, hat das Land Hessen ein separates Merkblatt zum neuen Hessischen Reisekostenrecht 2014 herausgegeben. Bereits im ersten Abschnitt fordert das Bundesland vollständig ausgefüllte Anträge und Reisekostenabrechnungen. Das neue Reisekostenrecht für das Land Hessen ist die Neufassung des Hessischen Reisekostenrechts, das aus dem Jahr 2010 stammt. Nachfolgend ein Auszug aus dem Merkblatt.

Dienstgang

Im Gegensatz zu Baden-Württemberg gibt es keine Unterscheidung zwischen einer Dienstreise und einem Dienstgang. Erledigen Bedienstete geschäftliche Belange außerhalb ihrer Dienststätte, fällt dies unter den Begriff Dienstreise. Wie jede Dienstreise muss auch die Erledigung außerhalb der Dienststätte, die am Ort der Dienststätte oder der Wohnung des Bediensteten liegt, von der zuständige Behörde angeordnet oder genehmigt werden, und zwar schriftlich. Für die „kleine“ Dienstreise gibt es nur Tagegeld, wenn der Bedienstete regelmäßig im Außendienst tätig ist und die Abwesenheit mindestens acht Stunden dauert.

Markblatt

Einen umfangreichen Bereich im Merkblatt nehmen die Fahrtkosten in Anspruch. Erstattet werden Fahrkarten der niedrigsten Beförderungsklasse; erst wenn die einfache mehr als 200 Kilometer beträgt, ist die nächst höhere Beförderungsklasse abrechenbar. Nutzen Bedienstete ihre private Bahncard für Dienstreisen, ist ein Zuschuss zu den Kosten, die für die jeweilige Bahncard aufzuwenden sind, bis zu 50 Prozent möglich.

Ausland

Für Reisen ins Ausland nutzen die meisten Reisenden das Flugzeug. Das Land Hessen gewährt Reisenden bei Reisen in Staaten außerhalb Europas das Nutzen der Business Klasse oder einer vergleichbaren Beförderungsklasse. Für kürzere Flugstecken kann das Land die Touristen- oder Economyklasse anordnen.  Die für Auslandsreisen entstehenden Nebenkosten wie Visum, Schutzimpfungen übernimmt das Land, wenn diese in Zusammenhang mit der Dienstreise und dem Dienstgeschäft stehen. Nicht übernommen werden die Ausgaben für Trinkgelder und zusätzliche Reiseversicherungen sowie Gastgeschenkt.

Tagesgeld

Im öffentlichen Dienst gibt es auch eine Reisekostenabrechnung, die jedoch Reisekostenantrag heißt. Alle Reisekostenanträge müssen vom Reisenden, seinen Vorgesetzten als sachlich richtig abgezeichnet werden. Nur wenn die Reisekostenanträge vollständig und abgezeichnet sind, erfolgt eine Auszahlung. Das Tagegeld oder die Verpflegungspauschale orientiert sich an dem gelten Reisekostengesetz. Auch hier erhalten Reisende für eine Abwesenheit von mindestens acht Stunden 12 Euro und ab 24 Stunden Abwesenheit 24 Euro. Dauert die Dienstreise länger als zehn Tage und befindet sich der Reisende während der Dienstreise immer am selben Bestimmungsort, wird das Tagegeld / Verpflegungspauschale ab dem elften Tag um 50 Prozent gekürzt.

Übernachtung

Übernachtungsgeld gibt es nur, wenn die tatsächliche Übernachtung des Reisenden durch die Rechnung von Hotel, Gaststätte oder Pension vorgelegt wird und die Dienstreise länger als Stunden dauert. Die Pauschale beträgt 20 Euro; Übernachtungskosten von mehr als 60 Euro sind zu begründen.

Eine falsche oder manipulierte Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers ist ein Kündigungsgrund, der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeiter beim Verdacht und späteren Beweis einer Manipulation der Reisekostenabrechnung sogar fristlos kündigen. Manipulierte und falsche Reisekostenabrechnungen führen in der Regel zu einer finanziellen Belastung des Arbeitgebers.

Wissen

Auch wenn der Arbeitnehmer seine Reisekostenabrechnung nach bestem Wissen und Gewissen erstellt, kann es doch zu Fehlern kommen. Das liegt daran, dass sich viele Arbeitnehmer, hauptsächlich dann, wenn sie nur selten auf Dienstreise gehen, Irrtümern unterliegen. Über die Irrtümer, die bei einer Reisekostenabrechnung vorkommen können, wollen wir Sie hier informieren.

Formfrei

Keine Reisekostenabrechnung ist formfrei, sondern bedarf einer geordneten Aufstellung der Kosten, des Reisekostenvorschusses sowie das Datum der Erstellung und die Unterschrift des Verfassers. Entsprechende Formulare sind im Internet vorhanden, in der Regel auch beim Arbeitgeber. Diese Aussage ist ein Irrtum, denn der Gesetzgeber schreibt keine Form für die Reisekostenabrechnung vor, lediglich das Vorhandensein von entsprechenden Belegen. Auch eine Unterschrift ist nicht notwendig, damit die Reisekostenabrechnung gültig ist. Zu jeder Reisekostenabrechnung gehören die entsprechenden Belege, wenn der Reisende aus eigener Tasche Taxifahrt oder anderes bezahlt hat. Für die Pauschbeträge sind keine Belege notwendig, für alle weiteren, in der Reisekostenabrechnung enthaltenen Ausgaben, müssen die Belege beigefügt werden.

Dienstlich

Geschäfts- und Dienstreisen sind geschäftlicher und dienstlicher Natur. Die täglichen Fahrten von der eigenen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte gehört nicht in den Bereich Reisekostenabrechnung.

Restaurant

Bewirtet der Reisende während der Dienstreise Kunden oder Lieferanten, fordert er im Restaurant einen Beleg über die Bewirtungskosten an. Er ist nicht verpflichtet, auf der Quittung die Namen der bewirteten Personen anzugeben, sondern kann zum Restaurantbeleg einen separaten Beleg mit den eingeladenen Personen beifügen.

Übernachtung

Ein weiterer Irrtum ist, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen über die Reisekostenabrechnung dem Arbeitgeber zu erstatten. Dies ist nicht richtig, weil es keine gesetzliche Pflicht für den Arbeitgeber gibt, die Kosten für Übernachtung und Verpflegung seinem Arbeitnehmer zu erstatten. Erstattet der Arbeitgeber keine Pauschalbeträge, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese Kosten über die Werbungskosten bei ihrer Einkommenssteuererklärung geltend zu machen.

Kosten

Für alle Kosten sind Belege notwendig, ohne diese erfolgt keine Abrechnung. Dies ist nicht richtig, denn es steht dem Reisenden frei, über Ausgaben, für die er keinen Beleg erhält, einen Eigenbeleg zu erstellen. Bei Selbstständigen haben Eigenbelege allerdings einen Nachteil: Sie können keine Vorsteuer geltend machen.

Irrtum

Ein weiterer Irrtum kommt bei den Verpflegungspauschalen vor. Wird der Reisende zum Essen eingeladen, muss er seine Verpflegungspauschale kürzen. Richtig ist, dass der Gesetzgeber keine Kürzung der Verpflegungspauschale vorschreibt, wohl aber viele Arbeitgeber.

Weisen Arbeitgeber Arbeitnehmer an, eine Dienstreise anzutreten, erstatten sie in der Regel die Reisekosten. Üblicherweise bedienen sich Arbeitnehmer bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung den steuerfreien Pauschalbeträgen, die jedoch in den meisten Fällen die tatsächlich angefallenen Kosten nicht decken. Arbeitnehmer können die Differenz, die sich aus den tatsächlichen Kosten und den Pauschalbeträgen ergibt, bis zur steuerlich festgelegten Grenze als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. Sofern der vom Gesetzgeber festgelegte Betrag für die Werbungskosten überschritten wird, senkt sich das zu versteuernde Einkommen des Arbeitgebers und damit seine Steuerlast. Die Steuerlast hängt von der Steuerklasse des Arbeitnehmers ab.

Reisekosten

Um dem Finanzamt glaubhaft darzustellen, dass der Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten erstattet hat, sind alle Belege, auch die Reisekostenabrechnung sowie der Beleg oder Bankauszug, auf dem die Erstattung des Arbeitgebers zu ersehen ist, aufzubewahren und mit der Steuererklärung abzugeben. Geben Sie dem Finanzamt ausschließlich Kopien, denn viele Finanzämter senden die Unterlagen nicht mehr zurück.

Dienstreisen

Im Idealfall fertigt der Arbeitnehmer eine Liste an, die mit der Weisung des Arbeitgebers für die Dienstreise beginnt. Wichtig sind Details wie die mitreisenden Kollegen, Wegstrecken und andere, wichtige Informationen. Diese Liste sollte sich der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber unterschriftlich bestätigen lassen.

Werbungskosten

Ein Beispiel soll zeigen, wie die Geltendmachung der Reisekosten als Werbungskosten erfolgt. Nehmen wir an, Maria Mustermann geht auf Dienstreise und ihre Unkosten betragen 680,00 Euro. Ihr Arbeitgeber ist bereit, die Reise anteilig zu erstatten, und zwar in Höhe von 250,00 Euro. Nach Abrechnung mit ihrem Arbeitgeber verbleibt ein Eigenanteil von 430,00 Euro bei Maria Mustermann.

Maria Mustermann

 
Mit ihrer Einkommenssteuererklärung macht Maria Mustermann ihren Eigenanteil als Werbungskosten geltend. Sie hat aktuell einen Steuersatz von 38 Prozent (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Mit diesen Zahlen kann Maria Mustermann einfach die Erstattung durch das Finanzamt ausrechnen. Sie gibt 430,00 Euro in die Werbungskosten beim Finanzamt ein. Sie erhält 38 Prozent von 430,00 Euro, also einen Betrag in Höhe von 163,40 Euro erstattet. Auf die Reisekosten von 266,60 Euro bleibt Maria Mustermann sitzen.

Fazit

Fazit ist, der Arbeitnehmer steht finanziell besser da, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten ersetzt. Selbst bei einer Reisekostenabrechnung mit Pauschbeträgen bleibt in der Regel keine hohe Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten und den Pauschalbeträgen. Kleine Differenzen sind steuerlich nicht in dem Maße relevant, wie es beispielsweise in unserem Beispiel gezeigt wird. Für Arbeitnehmer sollte die Abrechnung der Reisekosten über Werbungkosten bei der Einkommenssteuererklärung nur eine Notlösung sein, da die Erstattung in ihrer Höhe vom Steuersatz der jeweiligen Steuerklasse abhängt.

Ob Arbeitnehmer oder Unternehmer, wenn beide auf Dienst- oder Geschäftsreise sind, müssen sie alle Belege sammeln. Unternehmer geben ihre „gesammelten Werke“ mit ihrer Reisekostenabrechnung in die Buchhaltung, welche entsprechende Buchungen vornimmt. In der Regel legt das Sekretariat oder die Buchhaltung einen separaten Ordner an, in dem sich alle Belege für jede vom Unternehmen angetretenen Reise befinden.

Pauschalbeträge

Auch Arbeitnehmer erstellen eine Reisekostenabrechnung. Sie wählen entweder die Pauschalbeträge, die für sie steuerfrei sind. In der Regel ist es nicht notwendig, bei einer pauschalen Abrechnung Belege beizufügen. Diese sind notwendig, wenn der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten abrechnet und vom Arbeitgeber auch erstattet bekommt. Der Nachteil liegt darin, dass der Arbeitgeber die Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten des Arbeitnehmers zusammenrechnen kann. Die Summe, die sich aus der Differenz der Summen der Pauschbeträge und der tatsächlichen Kosten ergibt, schlägt der Arbeitgeber auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Lohnsteuer erhöht sich ebenso wie die sozialen Abgaben (Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung sowie Arbeitslosenversicherung). Besser ist es, wenn der Arbeitnehmer bei seiner Reisekostenabrechnung die Pauschalbeträge nutzt und die Differenz als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung definiert. Für die Einkommenssteuererklärung sind Kopien der Belege, Rechnungen und Quittungen über die Kosten notwendig, die während der Dienstreise angefallen sind. Auch eine Kopie der Reisekostenabrechnung ist sinnvoll, damit das Finanzamt die Differenz selbst berechnen kann.

Finanzamt

Der Arbeitgeber hat allerdings die Möglichkeit, mit dem Betriebsstätten-Finanzamt eine Pauschalbesteuerung zu einem bestimmten Steuersatz zu vereinbaren (§ 40 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG).

Terminkalender

Menschen machen Fehler und ein Fehler kann auch bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung dem Aussteller unterlaufen. Deshalb ist es von Bedeutung, dass der Reisende seine Abrechnung nach Ausstellung nochmals anhand der Belege, des Terminkalenders oder, wenn er die Pauschalbeträge wählt, die Zeiten und Höhe der Beträge abgleicht. Dies ist umso wichtiger, weil eine Reisekostenabrechnung mit falschen Angaben, vom Aussteller unterschrieben, zu Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen kann. Ist der Arbeitgeber der Meinung, dass die Reisekostenabrechnung manipuliert wurde und die falschen Angaben mit voller Absicht gemacht wurden, kann er den Aussteller auch fristlos kündigen.

Ausgaben

Grund dafür ist nicht nur der Vertrauensbruch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern auch die Tatsache, dass manipulierte und falsche Reisekostenabrechnungen das Unternehmen finanziell schädigen und der Arbeitnehmer einen finanziellen Vorteil aus der Dienstreise ziehen wollen. Wenn Arbeitnehmer reisen, sollten sie ihre Reisekostenabrechnung umgehend nach ihrer Rückkehr erledigen und, auch wenn sie pauschal abrechnen, die Belege in Kopie beifügen. Es empfiehlt sich, während der Reise Begebenheiten zu notieren, die zu Ausgaben führten.

Unternehmer, die ihre Kunden besuchen, kommen in der Regel auch für die Ausgaben der Kunden auf. Dies bedeutet, sie bezahlen das geschäftliche Abendessen oder laden den Kunden mit Ehepartner ins Konzert, der Oper oder Musical ein. Es gibt aber auch Kunden, die für ihre Lieferanten die Reisekosten übernehmen. Damit sie diese Kosten als Betriebsausgaben verbuchen können, brauchen sie Belege. Der Unternehmer sollte auf keinen Fall die Originalbelege herausgeben, sondern diese Auslagen in der Rechnung angeben. Er kann, wenn der Kunde es fordert, die Originale kopieren und ihm die Kopien überlassen.

Ausland

Führt den Unternehmer die Geschäftsreise ins Ausland, muss er seine Reisekostenabrechnung sehr sorgfältig erstellen. Das Finanzamt prüft ganz penibel die Auslandsreisen der Unternehmer, hauptsächlich, ob ihn ein beruflicher Anlass ins Ausland führte oder ob es sich vielmehr um eine Urlaubsreise handelt. Die Prüfung wird umso genauer, wenn es sich um gemischte Reisen handelt, dies bedeutet, der Unternehmer hängt an die Geschäftsreise noch einige Urlaubstage an. Es ist deshalb von großer Bedeutung, dass Unternehmer alle Belege gewissenhaft aufbewahren, um sie dem Finanzamt, wenn diese Belege anfordert, komplett vorlegen zu können.

Formulare

Unternehmer dokumentieren ihre Geschäftsreisen zeitnah auf einem Reisekostenformular. Sie tragen auch die Termine ihrer Reisen und ihre Gesprächspartner in ihren Terminplaner ein, damit sie, wenn das Finanzamt nachforscht, die Daten zur Hand haben. Alle Belege bewahren sie auf, auch wenn diese keine Umsatzsteuer ausweisen oder, wenn der Unternehmer im Ausland war, eine andere Währung beinhalten.

Um die Reise vor dem Finanzamt zu dokumentieren sind folgende Belege aufzubewahren:

1. Fahrscheine für Flugzeug, Bus, U-Bahn, Zug
2. Tankbelege
3. Quittungen, wenn Taxifahrten notwendig waren
4. Abrechnung der Telefonkosten
5. Hotelrechnungen, welche die Übernachtungskosten dokumentieren
6. Alle Belege, welche zu den Reisenebenkosten zählen wie Parkgebühren, Gepäcktransport, Reinigung und Bügeln der Kleidung
7. Belege über Service-Pauschalen
8. Alle Rechnungen, Quittungen und andere Belege, welche die Verpflegungskosten dokumentieren
9. Restaurant-Rechnungen, wenn Unternehmer mit Kunden essen gehen. Hier sind die Angaben der eingeladenen Personen ebenso notwendig sowie das Verhältnis zwischen den Personen und dem Unternehmer und der Grund des Essens. Das gilt auch für Eintrittskarten.
10. Über die gegebenen Trinkgelder kann der Unternehmer Eigenbelege ausstellen.
11. E-Mail-Korrespondenz, die mit dem Kundenbesuch in Verbindung steht
12. Beim Kundenbesuch abgeschlossene Verträge, schriftlich festgehaltene Absprachen.

Seminare und Fortbildungen

Nimmt der Unternehmer im Ausland an einem geschäftlich wichtigen Seminar oder einer Fortbildung teil, sind die Seminarbescheinigungen sowie die Seminarunterlagen und die Teilnehmerliste aufzubewahren. Wer seine Belege in einem Ordner ablegt, kann jederzeit dem Finanzamt die geforderten Belege vorzeigen.

Wenn Unternehmer und Arbeitnehmer eine Geschäfts- und Dienstreise antreten, machen sie zwar dasselbe und auch die Pauschalen sind identisch, dennoch können Unternehmer mehr Kosten als Reisekosten verbuchen als der Arbeitnehmer. Die Verpflegungspauschalen von 12 Euro für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden sowie 24 Euro für die Abwesenheit ab 24 Stunden unterscheiden sich nicht. Der Unternehmer kann die tatsächlich entstanden Kosten für die Übernachtung in vollem Umfang bei den Betriebsausgaben verbuchen. Für den vollständigen Abzug dieser Kosten muss er die entsprechenden Belege seiner Reisekostenabrechnung beifügen. Die Pauschale, für die er keine Belege beibringen muss, ist mit der Pauschale für Arbeitnehmer identisch und beträgt 20 Euro pro Nacht. Arbeitnehmer können die Pauschale nur in Anspruch nehmen, wenn der Arbeitgeber diese Abrechnungsform gestattet.

Sammelposten

Der Unternehmer kann in einem Sammelposten den Gepäcktransport, angefallene Parkgebühren, Kommunikationskosten, Schuhputzservice, Reinigen der Kleidung und Bügeln derselben sowie die Transportkosten, welche für den Weg zwischen Bahnhof, Flughafen oder zum Kunden anfallen zusammenfassen.

Kosten

Wählt der Unternehmer für die Abrechnung der Verpflegungskosten die Pauschalbeträge, dann muss er das Frühstück aus den Übernachtungskosten heraus rechnen und zwar in tatsächlicher Höhe. Die Reisenebenkosten und Service-Pauschale kann er ansonsten voll als Betriebsausgaben verbuchen, sofern er für alle Dienste Einzelbelege beibringt.

Service Pauschale

Wichtig ist, dass Unternehmer aus der Service-Pauschale die Dinge heraus rechnen, die rein private Leistungen sind. Dazu gehören Telefonate mit der Familie oder Freunden, Minibar, Pay-TV, Sauna, Massagen oder Nutzung des Fitnessraumes im Hotel. Dies ist wichtig, weil das Finanzamt die gesamte Service-Pauschale als private Leistung ansieht, wenn die einzelnen Posten nicht ermittelbar sind.

Hotelrechnung

Gibt es auf der Hotelrechnung nur einen Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung, ist die Verpflegung anhand der entsprechenden gesetzlichen Vorgaben aus dem Gesamtpreis heraus zu rechnen. Das Frühstück entspricht etwa 4,80 Euro oder 20 Prozent; Mittag- und Abendessen sind mit 40 Prozent oder je 9,60 Euro anzusetzen. Diese Beträge werden entsprechend von den im Gesamtpreis enthaltenen Gesamtleistungen abgezogen. Diese Kürzungen sind bezogen auf einen Tag und können maximal auf eine Verpflegungspauschale von 0 Euro gekürzt werden.

Vorsteuer

Die Vorsteuer darf der Unternehmer aus den tatsächlich entstandenen Kosten für Übernachtung und Verpflegung ansetzen. Wie hoch die Vorsteuer ist und welchen Prozentsatz welche Positionen enthalten, ist aus der Hotelrechnung zu bestimmen. Grundsätzlich beinhalten die Kosten für die reine Übernachtung sieben Prozent Umsatzsteuer; alle weiteren Positionen 19 Prozent. Allerdings muss das Hotel oder der Gasthof nur dann die Umsatzsteuer separat ausweisen, wenn der Rechnungsbetrag 150,00 Euro überschreitet.

Das Landesreisekostenrecht von Nordrhein-Westfalen orientiert zum Teil am geltenden Recht von Baden-Württemberg. Auch in Nordrhein-Westfalen dürfen Bedienstete des öffentlichen Dienstes auf Landesebene nur dann Dienstreisen antreten, wenn die für sie zuständige Behörde diese Reise schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt hat. Dienstgänge sind auch in der Reisekostenordnung von NRW enthalten. Interessant ist § 2 Abs. 5 LRKG, der für Telearbeitsplätze und Heimarbeitsplätze Anwendung findet. Nach § 3 Abs. 1 LRKG sind Dienstreise nur gestattet, wenn der Zweck nicht anders, also mit geringeren Kosten verbunden, erreicht werden kann. Vorrangig sind Dienstreisen mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln zu planen, in der Regel sind dies die öffentlichen Verkehrsmittel.

Recht

Die Fahrtkosten gestalten sich nach dem Recht, das wir aus Baden-Württemberg kennen. Ersetzt werden grundsätzlich die niedrigsten Beförderungsklassen, auch die Kosten für den Schlafwagen werden übernommen, wenn dieser notwendig sein sollte. Bei Flügen werden ausschließlich die Kosten übernommen, die für die niedrigste buchbare Beförderungsklasse anfallen. Die nächsthöhere Beförderungsklasse ersetzt das Land nur, wenn triftige Gründe vorliegen.

NRW

Beim Kilometer, das § 6 LRKG regelt, unterscheidet NRW nicht in Hubräume, sondern gewährt für die Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs je Kilometer 0,30 Euro. Für ein zweirädriges Fahrzeug wie Motorrad kommen 0,13 Euro je Kilometer zum Einsatz. Diese Pauschalsätze gelten nur dann, wenn ein triftiger Grund für die Nutzung des privaten Fahrzeugs vorhanden ist. Fehlt dieser Grund, kann das Land eine pauschalierte Entschädigung gewähren. Bei einer Strecke bis 50 Kilometer sind dies 0,30 Euro je Kilometer, für jeden weiteren Kilometer 0,20 Euro, höchstens 100,00 Euro. Für ein zweirädriges Fahrzeug kommen bis 50 Kilometer Entfernung 0,13 Euro in Betracht, für jeden weiteren Kilometer 0,10 Euro, höchstens jedoch 50,00 Euro. Auch Fahrradfahrer können Kilometer abrechnen, und zwar mit 0,06 Euro je Kilometer.
Bei den Verpflegungspauschalen hält sich das Land Nordrhein-Westfalen an die Regeln, die auch Baden-Württemberg gesetzlich verankert hat. Das gilt auch für die Übernachtungspauschale, die 20,00 Euro pro Nacht gewährt.

Öffentliches Recht

Im Gegensatz zur freien Wirtschaft erhalten Bedienstete des öffentlichen Dienstes für Reisen, die länger als 14 Tage andauern, ab dem 15. Tag Trennungsentschädigung. Interessant ist ebenfalls § 13 Abs. 3 LRKG. Dieser Absatz regelt die Entschädigung, wenn der Bedienstete wegen einer Dienstreise oder anderen dienstlichen Gründen seinen Urlaub vorzeitig beenden muss. Die Kosten für die Rückreise für ihn und seine Begleiterin / ihren Begleiter sowie die Kosten, die ihm aufgrund der vorzeitigen Beendigung entstanden sind, kann er mit seiner Dienststelle abrechnen und erhält diese in angemessenem Umfang erstattet.