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Reisekosten Land Baden-Württemberg

Das Landesreisekosten-Gesetz von Baden-Württemberg führt uns ins Land der sparsamen Schwaben. Das Gesetz regelt die Erstattung der Auslagen, die auf Dienstreisen notwendig sind sowie die Auslagen, die für im dienstlichen Interesse liegenden Fortbildungsreisen anfallen. Das Reisekostengesetz von Baden-Württemberg unterscheidet noch zwischen Dienstreise und Dienstgang und legt die Kriterien für beide Reisearten im Abschnitt II § 2 Abs. 1 + 2 LRKG fest. Im § 3 LRKG wird detailliert beschrieben, wer Anspruch auf eine Reisekostenvergütung hat und warum diese gewährt wird.

Das Landesreisekosten-Gesetz umfasst

1. Erstattung von Fahrtkosten
2. Entschädigung für Wegstrecken und Mitnahme
3. Tagegeld
4. Kosten für Übernachtung
5. Auslagenerstattung bei längerem auswärtigen Aufenthalt
6. Nebenkosten
7. Aufwandentschädigung
8. Pauschvergütung
9. Erstattung von Auslagen bei Dienstgängen
10. Erstattung von Auslagen für Reisevorbereitungen.

Erstattung

Die Erstattung von Fahrtkosten für Dienstreisen regelt § 5 Abs. 3 LRKG. Dienstreisende haben demnach Anspruch auf die Erstattung von Fahrkarten in der niedrigsten Klasse. Eine weitergehende Erstattung von 50 Prozent für die nächsthöhere Klasse wird gewährt, wenn der Dienstreisende eine amtlich festgestellte Erwerbsminderung nachweisen kann oder wenn der gesundheitliche Zustand des Reisenden die höhere Beförderungsklasse notwendig macht.

Privates Fahrzeug

Bei den Fahrtkosten für die Dienstreise mit dem privaten Fahrzeug unterscheidet der § 6 Abs. 1 LRKG nach Hubraum. Für Kraftfahrzeuge mit einem Hubraum unter 600 m3 leistet das Land 0,16 Euro; für Fahrzeuge mit einem Hubraum ab 600 m3 0,25 Euro. Diese Regelung gilt für das Fahrzeug, welches dem Reisenden gehört. Ist das Fahrzeug jedoch Eigentum des Ehegatten und stellt dieser das Fahrzeug kostenfrei zur Verfügung, kann der Reisende für ein Kraftfahrzeug mit einem Hubraum unter 600 m3 0,25 Euro; für ein Fahrzeug mit einem Hubraum ab 600 m3 0,35 Euro beanspruchen. Für die Nutzung des Fahrzeugs muss ein triftiger Grund vorliegen und von der obersten Dienstbehörde genehmigt werden. Bürgermeister und Landräte erhalten für die Nutzung von Fahrzeuge unter 600 m3 0,02 Euro, für Fahrzeuge ab 600 m3 Hubraum 0,05 Euro Zuschlag je Kilometer.

Tagesgeld

Das Tagegeld beträgt für 24,00 Euro je Kalendertag, an welchem sich der Reisende auf Dienstreise befindet. Dauert eine Dienstreise keinen ganzen Tag, sondern mindestens acht Stunden, erhält er 6,00 Euro, bei einer Dauer von mindestens 14 Stunden 12,00 Euro (§ 9 LRKG). Übernachtungsgeld wird nur gewährt, wenn die Dienstreise mindestens zwölf Stunden dauert oder sich über mehrere Kalendertage erstreckt und die Dienstreise bis 3 Uhr angetreten wurde. Für die Übernachtung kommt eine Pauschale von 20,00 Euro zum Ansatz. Bei der Aufwandsvergütung kann nach § 17 Abs. 2 LRKG das Finanz- und Wirtschaftsministerium die Höhe der Vergütung bestimmen.

Reisekosten Dienstreise öffentlicher Dienst (Bund)

Wer im öffentlichen Dienst arbeitet, hat alle Vorzüge des Tarifvertrages speziell für den öffentlichen Dienst. Auch die Reisekosten sind im öffentlichen Dienst anders gestaltet, als für Unternehmer und Arbeitnehmer, welche Geschäfts- und Dienstreisen antreten. Deutschland ist eine Bundesrepublik, in der viele Gesetze und Verordnungen anders gestaltet sind, es auf Bundesebene üblich ist. Wir beschäftigen uns heute mit dem Reisekostenrecht, das für Beschäftigte im öffentlichen Dienst gültig ist, die auf Bundesebene tätig sind.

Recht

Das aktualisierte Reisekostenrecht trat zum 1. September 2005 in Kraft. Im § 2 BRKG wird Allgemeines zur Dienstreise geregelt. Hiernach fällt eine Dienstreise, wenn der Beschäftigte Dienstgeschäfte an seinem Wohnort oder am Dienstort erledigt. Dienstreisen sind nach dem Reisekostengesetz für Beschäftigte im öffentlichen Dienst auf Bundesebene zwingend vor Antritt elektronisch oder schriftlich vom Vorgesetzten anzuordnen oder zu genehmigen. Interessant ist der Hinweis, dass eine Dienstreise nur dann notwendig ist, wenn das Geschäft nicht auf kostengünstigere Art wie per Telefon, Videokonferenz oder schriftlich zu erledigen ist. Vorgesetzte, welche eine Dienstreise anordnen, müssen nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit handeln.

Wohnort

In der Vergangenheit war die Erledigung am Wohnort oder Dienstort, nicht jedoch in den dienstlichen Räumlichkeiten, ein Dienstgang. Dieser Begriff fiel weg, an dessen Stelle trat die Dienstreise. Für jede Dienstreise ist vom Reisenden eine Reisekostenabrechnung zu erstellen und die Erstattung der Kosten zu beantragen. Die Antragstellung erfolgt grundsätzlich nach § 3 BRKG nach Ende der Reise und muss innerhalb von sechs Monaten gestellt werden. Dieser Paragraf schreibt ebenfalls vor, dass die Dienstreise nicht vor 6:00 Uhr morgens beginnen und nicht nach 24:00 Uhr enden darf. Die Reisenden sind gehalten, das zweckmäßigste Verkehrsmittel zu nutzen.

Wirtschaft

Im Gegensatz zur freien Wirtschaft sind die Bediensteten des öffentlichen Dienstes auf Bundesebene nicht verpflichtet, der Reisekostenabrechnung Belege und Quittungen beizufügen. Sie müssen jedoch diese Belege und Quittungen mindestens sechs Monate aufbewahren.

§ 4 BRKG

Nach § 4 BRKG erfolgt die Erstattung von Fahrtkosten, die für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln entstehen. Bei Fahrten, die länger als zwei Stunden dauern, kann der Reisende die erste Klasse wählen; die Mehrkosten werden ihm erstattet. Anders verhält es sich bei Beamte und Auszubildende: Sie dürfen nur die niedrigste Beförderungsklasse nutzen, unabhängig von der Dauer der Fahrt oder des Fluges. Wer sein privates Fahrzeug nutzt, erhält eine Wegstreckenentschädigung von 0,20 Euro, höchstens jedoch 130,00 Euro für die gesamte Dienstreise. Auch die Verpflegungspauschale fällt deutlich niedriger aus als in der freien Wirtschaft. Ab einer Abwesenheit von acht Stunden erhält der Reisende 6,00 Euro, ab 14 Stunden 12,00 Euro und ab 24 Stunden 24,00 Euro.

Sind Snacks Mahlzeiten?

Bei Reisen mit dem Flugzeug, Zug oder Schiff werden Reisende an Bord bewirtet. In einigen Fahrscheinen sind die Kosten für Bewirtung integriert. Der Passagier, der sich auf Dienst- oder Geschäftsreise befindet, kann beides nicht von einander trennen.

Das Reisekostenrecht sieht vor, dass

• für ein Frühstück 20 %
• für Mittagessen 40 % und
• für ein Abendessen ebenfalls 40 %

Pauschale

von der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand in Abzug zu bringen ist. Bei einer mehrtägigen Geschäfts- oder Dienstreise und einer Verpflegungspauschale von 24,00 Euro beläuft sich der Abzug für das Frühstück auf 4,80 Euro, für Mittag- und Abendessen jeweils auf 9,60 Euro.

Snacks

Seit 2014 stellt sich die Frage, ersetzen Snacks eine Mahlzeit. Dass dies so ist, ist im BMF-Schreiben IV C – S2353/14/10002 vom 24. Oktober 2014 zu lesen. Dieses Schreiben bezieht sich ausschließlich auf Dienstreisen, wenn ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zu Kunden- oder Lieferantenbesuche geschickt wird. Treten Unternehmer diese Reisen selbst an, ergeben sich hierfür andere Konsequenzen.

2015

Ein Jahr später, im Jahr 2015 gab das Bundesfinanzministerium einen Nachtrag zu dieser Regelung heraus. Mit Schreiben vom 19. Mai 2015 lenkt das Bundesfinanzministerium ein und sagt deutlich, für die steuerrechtliche Würdigung kommt es nicht darauf an, was es zu essen gibt, sondern allein darauf, ob der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer etwas Essbares zur Verfügung stellt. Snacks fallen nicht unter den Begriff einer „normalen Mahlzeit“, somit ist der Snack nicht als vollwertige Mahlzeit zu werten und die Verpflegungspauschale auch nicht zu kürzen. Das gilt auch bei Kurzflügen, bei denen den Passagieren Salzgebäck, Müsliriegel oder andere Knabbereien angeboten boten. Auch hier kann die Tagespauschale für Verpflegung vollständig abgerechnet werden.

Mahlzeiten

Das Bundesfinanzministerium stellte weiterhin klar, dass es für die steuerliche Würdigung zwar nicht darauf ankommt, ob es sich um Snacks, Kuchen oder Kekse handelt, die der Arbeitgeber kostenfrei zur Verfügung stellt, sondern darauf, ob es sich um eine Mahlzeit, wie Frühstück, Mittagessen oder Abendessen handelt, wie es das Gesetz vorsieht.

Speisen

In der Praxis ist es die Beurteilung des Arbeitgebers, in welchem Umfang die von ihm bezahlten Speisen tatsächlich an die Stelle einer Mahlzeit treten. Das hängt auch von der Tageszeit oder dem Anlass ab, ob ein kleiner Imbiss eine Alternative zum Abend- oder Mittagessen darstellt. Für Reisende hat dies eine große Bedeutung. Bis Ende 2014 war es ihre Pflicht, die Verpflegungspauschale für im Flugzeug, Zug oder auf dem Schiff erhaltene Speisen, die im Fahrpreis enthalten waren, entsprechend zu kürzen. Seit 2015 ist dies nicht mehr der Fall, wenn es sich nicht um eine Mahlzeit im Sinne des Gesetzes handelt.

Wenn Mahlzeiten im Beförderungspreis enthalten sind

Die Regeln der Reisekostenabrechnung unterscheiden klar zwischen Fahrtkosten und Kosten für den Verpflegungsmehraufwand, wenn es sich um eine Dienst- oder Geschäftsreise handelt. Diese Abgrenzung lässt sich für den Reisenden schwer einhalten, wenn er beispielsweise mit Flugzeug zum Bestimmungsort unterwegs ist. Bei längeren Flugreisen bieten die Luftfrachtführer in der Regel Mahlzeiten an. Bei einigen Fluggesellschaften sind diese Mahlzeiten im Preis für das Flugticket enthalten, bei anderen Airlines entstehen für die Mahlzeiten extra Kosten.

Flugticket

 

Wenn der Reisende für seine Mahlzeiten extra bezahlen muss, ist die Abgrenzung zu den Fahrtkosten, in diesem Fall den Kosten für das Flugticket, vollzogen. Die Kosten für das Flugticket gehören in den Bereich Fahrtkosten; die Ausgaben für die Mahlzeiten an Bord zu den Verpflegungsaufwendungen.

Bewirtung

Anders sieht es aus, wenn die Bewirtung im Flugticket oder der Schiffspassage enthalten ist. Diese Bewirtungskosten gehören zu den Kosten, die der Arbeitgeber dem Reisenden unentgeltlich zur Verfügung stellt. Dies ist der Fall, wenn das Ticket für den Flug oder der Schiffsreise vom Arbeitgeber bezahlt oder aufgrund einer Reisekostenabrechnung erstattet wird. So sieht es der Reisekostenerlass vom 24. Oktober 2015, den das Bundesfinanzministerium geschaffen hat.

Brot

Werden die Bewirtungskosten vom Arbeitgeber bezahlt gilt dies, als wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten dem Arbeitnehmer unentgeltlich zur Verfügung gestellt hat. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Kuchen, Obst oder belegte Brote oder Brötchen handelt. Selbst ein Snack, den der Reisende an Bord eines Flugzeugs, an Deck eines Schiffes oder im Zug erhält und den er nicht selbst bezahlen muss, führt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale. Unerheblich ist auch der Zeitpunkt, wann der Imbiss angeboten wird. Die Einordnung, ob der Imbiss als Alternative oder anstelle einer Mahlzeit verzehrt wird, gilt als Maßstab, ob es zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale kommt oder nicht.

Fahrpreis

Es ist auch nicht relevant, ob der Reisende die im Fahrpreis enthaltenen Mahlzeiten zu sich nimmt oder nicht. Solange sie im Fahrpreis enthalten sind, das Ticket auf den Arbeitgeber ausgestellt und von diesem bezahlt ist oder anhand der Reisekostenabrechnung bezahlt wird, gelten sie als unentgeltlich zur Verfügung gestellte Verpflegung. Diese kostenfreie Bewirtung führt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale. Keine Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten abbestellt. Auch wenn der Reisende die Kosten für die Mahlzeiten selbst übernimmt, kann er die tägliche Verpflegungspauschale in Anwendung bringen.

Mahlzeiten

Allerdings sagt das Bundesfinanzministerium mit dem Reisekostenerlass vom 24. Oktober 2014 auch, dass es sich bei Ausgabe von Essensmarken noch nicht um eine Bewirtung handelt. Essensmarken gewähren dem Reisenden lediglich eine verbilligte Mahlzeit, nicht aber eine kostenfreie.

Buchen der Reisekosten

Wie alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens müssen auch die an den Reisenden ausbezahlten Reisekosten als Ausgaben verbucht werden. Die Buchungen vorzunehmen, bedeutet für Buchhalter keine Schwierigkeit.

Beim Standardkontenrahmen SKR 03 finden sich die Sachkonten in der Gruppe 4:

Reisekosten Unternehmer Konto 4670
mit den Unterkonten Konto 4672 Nicht abziehbarer Anteil
Konto 4673 Fahrtkosten
Konto 4674 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4676 Übernachtung und Reisenebenkosten

und für Arbeitnehmer Konto 4660
mit den Unterkonten Konto 4663 Fahrtkosten
Konto 4664 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4666 Übernachtung und Reisenebenkosten
Konto 4668 Kilometer-Erstattung.

Sachkonten

Die Kosten werden auf den Sachkonten im Soll gebucht, die Auszahlung entweder bar (Kasse Konto 1000) oder per Überweisung (Bank Konto 1200) im Haben. Viele Unternehmen verfügen über verschiedene Banken, deren Konten Unterkonten zum Konto 1200 darstellen.
Nutzt der Unternehmer die Geschäftsreise für einen anschließenden Kurzurlaub, kann er nur die Kosten in die Reisekostenabrechnung eintragen, die ihm während seines dienstlichen Aufenthaltes entstanden sind. Die Fahrtkosten sind dementsprechend aufzuteilen, je nachdem welcher Anteil der geschäftliche und welcher Anteil dem privaten Bereich zugeordnet werden kann.

Hotel

Bleibt der Reisende während seines privaten Aufenthalts im selben Hotel oder Gasthof wohnen, trägt er die Übernachtungspauschale oder die tatsächlich entstandenen Kosten für die Zeit seines geschäftlichen Aufenthalts in die Reisekostenabrechnung ein. Idealerweise lässt er sich für seinen geschäftlichen Aufenthalt im Hotel eine separate Rechnung ausstellen. Dabei beachtet er, dass die reinen Übernachtungskosten separat ausgewiesen werden, auch wenn das Frühstück im Preis inbegriffen ist. Das Frühstück zählt zu den Verpflegungskosten und ist mit einem Umsatzsteuersatz von 19 Prozent behaftet. Die reine Übernachtung dagegen nur mit einer siebenprozentigen Umsatzsteuer.

Privatkonten

Gibt es für den Hotelaufenthalt nur eine Rechnung, ist der private auf das Konto Privatentnahmen (Konto 1800) zu buchen. Dem Reisenden ist es gestattet, für den Aufenthalt im Hotel und dem Mehraufwand für Verpflegung die Abrechnung anhand der Pauschbeträge zu gestalten. Die ihm entstandenen Mehrkosten, die sich aus der Differenz der tatsächlich entstandenen Kosten und dem Pauschbeträgen ergibt, kann er als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Kurzurlaub

Auch Arbeitnehmer können einen Kurzurlaub an eine Dienstreise anhängen, wenn dies mit dem Arbeitgeber im Vorfeld besprochen wurde. Auch hier gilt die Trennung zwischen dienstlichem und privatem Aufenthalt. Dies bedeutet, der Arbeitnehmer kann, wie der Unternehmer auch, den dienstlichen Aufenthalt mit den steuerfreien Pauschalsätzen abrechnen und die Mehrkosten, die sich aus der Differenz zwischen Pauschalsatz und tatsächlich entstandenen Kosten ergibt, als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Welche Reisekosten sind nicht absetzbar

Nicht alle Kosten, die während einer Dienst- oder Geschäftsreise anfallen, sind auch als Reisekosten absetzbar. Diese Ausgaben fallen weder unter Fahrtkosten noch unter die Aufwendungen für Verpflegung und Übernachtung. Die Rubrik Reisenebenkosten bietet sich für solche Kosten an, doch auch hier gibt es Grenzen.

Keine Anwendung finden bei den Reisenebenkosten nach § 10 Abs. 1 BRKG

1. Die Reiseausstattung in Form von Reisegepäckstücken.


2. Trinkgelder und Gastgeschenke


3. Kosten für die Aufbewahrung der Garderobe. Ausnahme ist, wenn der Reisende aus beruflichen Gründen an einem Kongress, Tagung oder Seminar teilnimmt.


4. Auch wenn Reisende im Ausland gerne wissen wollen, was in der Heimat geschieht, die Tageszeitung müssen sie aus eigener Tasche bezahlen. Das gilt auch für Landkarten und Stadtpläne.


5. Werden dem Reisenden während seiner Reise Bußgelder oder Verwarnungsgelder auferlegt, gehören diese in keinem Fall in die Reisekostenabrechnung.

6. Manche Reisenden nehmen auf längere Geschäftsreisen, die ins Ausland führen, ihre Familienangehörigen mit. Die Kosten für Kinderbetreuung oder für die Betreuung von Haustieren sind private Kosten, die nicht zur Reisekostenabrechnung zählen. Das gilt auch, wenn eines der Familienmitglieder pflegebedürftig ist.

7. In der Regel muss der Reisende die Kosten, welche für zusätzliche Reiseversicherungen anfallen, selbst bezahlen. Dazu gehören Auslandskrankenversicherung, Reisehaftpflicht- und Reiseunfallversicherung ebenso wie eine Reiserücktrittsversicherung.

8. Die Jahresgebühr für Kreditkarten wird in jedem Fall fällig, auch wenn der Inhaber nicht auf Reisen geht. Aus diesem Grund ist die Gebühr nicht als Reisekosten zu werten.

9. Wird der Reisende während seiner Dienst- oder Geschäftsreise krank und braucht medizinische Hilfe, muss er für die entstehenden Kosten für ärztliche Hilfe und Medikamente selbst aufkommen.

10. Auch wenn bei Reisen oft Gepäckstücke oder deren Inhalt beschädigt werden, gehört die Reinigung nicht zu den Reisekosten. Dies ist ebenfalls der Fall, wenn der Koffer verlorengeht und Ersatz notwendig wird. Auch auf diese Kosten bleibt der Reisende sitzen. Diese Regelung gilt nur für Reisen im Inland; bei Auslandsreisen gehören diese Kosten in die Reisekostenabrechnung. Welche Kosten dies sind, darüber informiert Sie Ihr Steuerberater.
Bei beschädigten oder verlorengegangenen Gepäckstücken, deren Schaden entstand, als sie sich in der Obhut des Luftfrachtführers befanden, greift in der Regel das Montrealer Übereinkommen oder das Warschauer Abkommen in Bezug auf Schadenersatz.

11. Auch die Kurtaxe gehört nicht in die Reisekosten.

12. Personen, die sich auf Dienst- oder Geschäftsreise ins Ausland begeben, beherrschen in der Regel die erforderliche Landessprache, in jedem Fall verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift. Wer sich eines Dolmetschers bedient, muss die Kosten selbst tragen. Das gilt auch für einen Gebärdendolmetscher.

Übernachtungspauschalen Inland – Ausland

Bei Geschäfts- und Dienstreisen, die mehrere Tage oder Wochen andauern, muss der Reisende zwangsläufig auswärts übernachten. Steuerfrei kann er mit der Reisekostenabrechnung die Pauschalsätze, die sich für Deutschland und länderspezifisch für die verschiedenen Staaten im Ausland ergeben. In Deutschland ist die Übernachtungspauschale von 20,00 Euro ohne Nachweis anhand von Belegen steuerfrei und über die Reisekostenabrechnung abzurechnen. Dies gilt nur dann, wenn der Arbeitgeber die Übernachtungsmöglichkeit nicht bezahlt oder unentgeltlich zur Verfügung stellt. Auch wenn der Arbeitgeber einen Dritten beauftragt, dem Reisenden unentgeltlich Unterkunft zu gewähren und die dafür anfallenden Kosten mit dem Arbeitgeber direkt abzurechnen, kann der Reisende die Pauschale nicht in Anspruch nehmen. Wie Sie sehen, ist die Übernachtungspauschale für Reisen innerhalb Deutschlands schnell abgehandelt.

Übernachtungspauschalen Auslandsreisen

Anders sieht es bei Reisen aus, die ins Ausland führen. Die oben genannten Regelungen gelten auch für Reisen ins Ausland. Kann der Reisende Übernachtungspauschalen geltend machen, sind auch die von Land zu Land unterschiedliche Pauschbeträge zu beachten. Wie auch die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen orientieren sich die Übernachtungskosten ebenfalls an den durchschnittlichen Lebenshaltungskosten des besuchten Staates. In der Tabelle für Spesenpauschalen Ausland von der Industrie- und Handelskammer sind neben den Verpflegungspauschalen auch die Übernachtungspauschalen ersichtlich. Nachfolgend einige Beispiele für die Übernachtungspauschalen in Euro, die für eine Übernachtung zur Anwendung kommen:

Land Übernachtungspauschale pro Tag

• Albanien 110,00
• Australien (Canberra) 158,00
• Australien (Sydney) 186,00
• Australien (Rest) 133,00
• Belgien 135,00
• Bosnien + Herzegowina 73,00
• China (Hongkong) 170,00
• Frankreich (Paris) 135,00
• Israel 175,00
• Kanada (Ottawa) 105,00
• Österreich 104,00
• Schweiz (Genf) 174,00
• USA (Atlanta) 122,00
• USA (Boston) 206,00
• USA (Chicago) 130,00
• USA (Houston) 136,00
• USA (Los Angeles) 153,00
• USA (Miami) 102,00
• USA (New York City) 215,00
• USA (San Francisco) 110,00
• USA (Washington DC) 205,00
• USA (Rest) 102,00

Pauschalen Ausland

Wie leicht zu erkennten ist, gibt es bei den Übernachtungspauschalen im Ausland bedeutende Unterschiede. Wir haben zehn Reiseziele in den USA gewählt und bei keinem dieser Ziele ist die Übernachtungspauschale identisch. Diese Unterschiede gibt es ebenfalls in Australien, Frankreich, Spanien, der Türkei sowie in Polen, Rumänien und der Russischen Föderation sowie in Saudi-Arabien, der Schweiz, in Pakistan, Kanada, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, China und Brasilien.

Werbekosten

Wie Sie sehen, müssen Sie beim Ausfüllen Ihrer Reisekostenabrechnung, wenn Sie Ihre Dienst- oder Geschäftsreise ins Ausland führt, besonders sorgfältig sein. In der Regel liegen die Pauschbeträge unter den tatsächlich entstandenen Kosten. Die Differenz können Sie bei Ihrer Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten einbringen.

Eintägige und mehrtägige Geschäftsreisen

Viele Geschäfts- und Dienstreisen erfordern eine mehrtägige Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Lediglich, wenn der Gesprächspartner nahe dem Standort der ersten Betriebsstätte seinen Sitz hat, sind eintägige Reisen oder nur eine auf Stunden begrenzte Abwesenheit notwendig. Welche Pauschalsätze kommen zur Anwendung, wenn die Geschäfts- oder Dienstreise einen Tag dauert und welche, wenn der Reisende mehrere Tage oder Wochen unterwegs ist? Damit wollen wir uns in diesem Kapitel beschäftigen. Bis Ende 2013 gab es eine Verpflegungspauschale, die zum Einsatz kam, wenn der Reisende weniger als acht Stunden unterwegs war. Diese Pauschale fiel 2014 weg.

Aktuell gibt es Verpflegungspauschalen für eine Abwesenheit

1. von mehr als acht Stunden und
2. von mehr als 24 Stunden.

Pauschalsätze

Die Pauschalsätze unterscheiden sich ebenfalls. Für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden kommen 12 Euro zum Ansatz. Ist der Reisende mehr als 24 Stunden unterwegs, darf er 24 Euro täglich in seine Reisekostenabrechnung eintragen, wobei der An- und Abreisetag mit jeweils 12 Euro abgerechnet werden kann.

Filiale

Schickt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer in eine seiner, in einem anderen Ort liegenden Niederlassungen für einen längeren Zeitraum, damit er dort seine Arbeit verrichten kann, ist die Frist zu beachten. Ist der Arbeitnehmer in der Filiale beschäftigt, kann er die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate in Anspruch nehmen. Danach gilt die Niederlassung als seine erste Tätigkeitsstätte. Ist der Arbeitnehmer in dieser Niederlassung nur an zwei Tagen in der Woche beschäftigt, wird diese Abwesenheit immer wieder als neue Dienstreise gewertet. Unterbricht der Arbeitnehmer die Tätigkeit in der Niederlassung für mindestens vier Wochen, beispielsweise aufgrund von Urlaub, Fortbildung oder Krankheit, beginnt die Drei-Monats-Frist neu.

Verpflegungspauschalen Auslandsreisen

Auch für Dienst- und Geschäftsreisen ins Ausland gibt es Verpflegungspauschalen, die sich jedoch von Land zu Land unterscheiden. Die Pauschalbeträge orientieren sich an den durchschnittlichen Lebenshaltungskosten des Staates. Eine entsprechende Tabelle stellt die Industrie- und Handelskammer zur Verfügung. Hier einige Beispiele für die Verpflegungspauschalen in Euro:

Land Abwesenheit 8 Std. Abwesenheit 24 Std

• Albanien 16,00 23,00
• Australien (Canberra) 39,00 58,00
• Australien (Sydney) 40,00 59,00
• Australien (Rest) 37,00 56,00
• Belgien 28,00 41,00
• Bosnien + Herzegowina 12,00 18,00
• China (Hongkong) 41,00 62,00
• Frankreich (Paris) 39,00 58,00
• Israel 40,00 59,00
• Kanada (Ottawa) 24,00 36,00
• Österreich 24,00 36,00
• Schweiz (Genf) 41,00 62,00
• USA (Rest) 32,00 48,00

Fazit

Diese Aufstellung soll Ihnen einen kleinen Überblick über die unterschiedlichen Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen geben. Auch bei Übernachtungen machen sich die unterschiedlichen Pauschbeträge deutlich bemerkbar.

Regeln bei der Abrechnung von Dienst- und Geschäftsreisen ab 2015

Die gesetzlichen Anforderungen an eine Reisekostenabrechnung haben sich 2015 verändert. Dies betrifft hauptsächlich die Grundlagen der Abrechnung sowie die Pauschalbeträge für die Verpflegung während der Dienst- oder Geschäftsreise. Die Reisekostenabrechnung ist ein Teil des deutschen Steuerrechts, das für die Reisekostenabrechnung alle Ausgaben ansieht, die während der Dienst- oder Geschäftsreise anfallen. In der Regel setzt sich die Reisekostenabrechnung aus Fahrtkosten, Verpflegungspauschale (Mehraufwand für Verpflegung), Übernachtungskosten sowie den Reisenebenkosten zusammen.

Kundenbesuche

Die Reisekostenabrechnung hat den steuerlichen Begriff erste Tätigkeitsstätte übernommen. Wird der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zu Kundenbesuchen oder zu Besprechungen mit Lieferanten auf Reisen geschickt, dann unternimmt der der Arbeitnehmer eine Dienstreise. Reisen Unternehmer selbst zu anderen Geschäftspartnern handelt es sich um eine Geschäftsreise. Für die Reisekostenabrechnung macht dies allerdings keinen Unterschied.

Reisende

Nutzt der Reisende sein privates Fahrzeug, kann er je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro als Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung eintragen. Sinnvoll ist es, vor Reiseantritt den aktuellen Kilometerstand mit Datum und Uhrzeit auf das Formular einzutragen und am Ende der Reise den neuen Kilometerstand, ebenfalls mit Datum und eventuell auch mit Uhrzeit anzugeben.

Übernachtung

Für den Arbeitnehmer fallen während einer mehrtägigen Dienstreise Übernachtungskosten an. Er kann die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung als Reisekosten eintragen oder aber die steuerfreien Pauschalbeträge. Die Differenz zwischen den Pauschalbeträgen und den tatsächlichen Kosten kann er als Werbungskosten bei seiner Einkommenssteuererklärung in Abzug bringen. Mit Übernachtungskosten sind die reinen Kosten für die Übernachtung gemeint, ohne Minibar, TV oder Parkmöglichkeit für den Pkw. Wichtig ist, dass er bei der Rechnung darauf achtet, dass das Frühstück separat ausgewiesen wird wie auch die Kosten für Minibar oder TV. Dies ist wichtig, weil die reine Übernachtung einen Umsatzsteuersatz von sieben Prozent beinhaltet. Frühstück und andere Mahlzeiten sowie ein weitergehender Service des Hotels schlagen mit 19 Prozent Umsatzsteuer zu Buche.

Verpflegung

Für die Verpflegung während einer Dienstreise gibt es ebenfalls steuerfreie Pauschalbeträge. Bis Ende 2013 waren es drei verschiedene Bereiche, seit 2014 sind es noch zwei Bereiche. Bei einer Abwesenheit über acht Stunden kommt eine Verpflegungspauschale von 12 Euro zur Anwendung, bei einer Abwesenheit mehr als 24 Stunden kann der Arbeitnehmer 24 Euro pro Tag eintragen. Die Zeitfenster über acht Stunden und mehr als 24 Stunden sind ebenfalls für Reisen ins Ausland relevant. Die Tagespauschale für Verpflegung richtet sich nach dem Land, was unterschiedliche Pauschbeträge für Verpflegung sowie Übernachtung mit sich bringt.

Quittungen

Bei den Reisenebenkosten ist das Sammeln von Belegen wichtig, da diese nur aufgrund von Quittungen aufgeführt werden können. Ist kein Beleg vorhanden, kann sich der Arbeitnehmer oder Unternehmer mit einem Eigenbeleg behelfen.

Gemischte Reisen (privat und geschäftlich Arbeitnehmer)

Unternehmer, die nach ihrer Geschäftsreise einen Kurzurlaub dranhängen, kürzen ihre Reisekostenabrechnung entsprechend. Wie sieht es aus, wenn ein Arbeitnehmer seine Dienstreise mit einem Kurzurlaub oder verlängerten Wochenende kombiniert. Wie die Abrechnung der Fahrtkosten erfolgen soll, hängt vom Grund der Dienstreise ab. Reist der Mitarbeiter auf Anweisung des Arbeitgebers zum Kunden, Lieferanten oder einer Niederlassung oder nimmt er an einem Seminar teil, das für ihn beruflich so wichtig ist, dass er dafür eine Reise in Kauf nimmt.

Arbeitgeber

Für die Geschäftsreise übernimmt der Arbeitgeber anhand der Reisekostenabrechnung die Kosten, die während der Reisetätigkeit angefallen sind. Bei einem Fortbildungsseminar kann der Arbeitnehmer wählen. Besucht er die Fortbildungsmaßnahme aufgrund der Aufforderung seines Arbeitgebers, kann er die Kosten mit dem Arbeitgeber abrechnen. Er kann aber auch für die Abrechnung mit dem Arbeitgeber die Pauschalberträge wählen und die Differenz zu den tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer werden von ihren Arbeitgebern auf Dienstreisen geschickt, oft an Orten, an denen es sich lohnt, einige Urlaubstage dranzuhängen. Bei Reisen, die sowohl dienstlicher als auch privater Natur sind, spricht man von sogenannten Mischreisen. Nehmen wir an, der Arbeitnehmer muss dienstlich nach Miami reisen. Miami bietet sich für einen Kurzurlaub hervorragend an. Die Kosten für den Hin- und Rückflug kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anhand der Reisekostenabrechnung vollständig erstatten. Diese Erstattung ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Eine Aufteilung der Flugkosten ist nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs nicht notwendig. Der Arbeitnehmer hätte auch bei einer reinen Dienstreise den Hin- und Rückflug benötigt, um einerseits nach Miami zu gelangen und andererseits wieder zurück nach Deutschland zu kommen. Der Arbeitgeber ist weiterhin nicht verpflichtet, seinen Arbeitnehmer zu kontrollieren, ob er seine geschäftlichen Termine vor seinem Urlaub oder erst danach wahrgenommen hat.

Übernachtung

Anders sieht bei der Übernachtung aus. Nehmen wir weiter an, der Arbeitnehmer bleibt weiterhin im selben Hotel in Miami wohnen. Für die Zeit, die er auf Dienstreise ist, kann er die Übernachtungskosten entweder die tatsächlich angefallenen Kosten oder die Pauschalbeträge mit der Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber einfordern. Für die Zeit, in der er sich aus privaten Gründen (Urlaub) im Hotel aufgehalten hat, muss er selber aufkommen. Für die Abrechnung bedeutet dies, die Tage, in denen er für seinen Arbeitgeber unterwegs war, kommen auf die Reisekostenabrechnung. Die anderen Tage bezahlt der Arbeitnehmer entweder direkt im Hotel oder bei seinem Arbeitgeber. Sinnvoll ist es, wenn sich der Arbeitnehmer für seine Dienstreise eine separate Rechnung ausstellen lässt und seinen Privataufenthalt mit privater Kreditkarte bezahlt.

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