Die Richtlinien zum Bundesreisekostengesetz erklären die Regelungen detailliert und anschaulich. Das gilt auch für das Übernachtungsgeld, welches das Gesetz mit § 7 BRKG regelt, entsprechend dazu gibt es die allgemeinen Verwaltungsvorschriften (§ 7 BRKGVwV).  Diese sagen aus, dass Reisende nur für notwendige Übernachtungen auf Dienst- und Geschäftsreisen einen Ausgleich erhalten, wenn sie während der Nacht keinen Dienst leisten. Auch wenn der Reisende die Nacht in einem Fahrzeug oder anderem Beförderungsmittel oder aber in einer amtlichen unentgeltlichen Unterkunft verbracht hat. Die steuerfreie Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro je Nacht und darf 60 Euro nicht überschreiten. Bei der Hotel-, Gaststätten- oder Pensionsrechnung ist das Frühstück separat auszuweisen.

BMI- Rundschreiben

Nach dem BMI- Rundschreiben vom 31.03.2010 gilt ein in Verbindung mit der Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Dienstreise als vom Arbeitgeber veranlasst, wenn die Auswärtstätigkeit im Interesse des Arbeitgebers liegt und diese Reise zur Übernachtung geführt hat. Die Aufwendungen für die Übernachtung und die Verpflegung für die Zeit der Dienstreise werden vom Arbeitgeber übernommen. Die Rechnung des Gastronomie-Betriebs muss auf den Arbeitgeber ausgestellt sein unter Nennung des Namen der Person, die in der Unterkunft übernachtet hat und die Buchung des Zimmers in der Unterkunft vom Arbeitgeber oder einem von ihm beauftragten Dritten erfolgte. Die Vorlage einer Buchungsbestätigung ist zwingend notwendig.

Übernachtung

Es ist davon auszugehen, dass der Arbeitgeber das in der Übernachtung inbegriffene Frühstück anerkannt hat, wenn er Übernachtung mit Frühstück gebucht hat. Auch eine entsprechende Betriebsvereinbarung, vorhandene Hotelliste sowie Vorgaben der Hotelkategorie lassen eine Buchung Übernachtung mit Frühstück erkennen.

Frühstück

Ausnahme ist, wenn eine Buchung des Hotelzimmers für die Übernachtung mit Frühstück aufgrund eines spontanen Einsatzes des Mitarbeiters, der zu den Ausnahmen zählt und nicht vorhersehbar war, nicht erfolgen konnte. Auch wenn das gelistete Hotel keine freie Zimmer mehr hatte und der Arbeitgeber die Kosten nach arbeitsrechtlichen oder dienstrechtlichen Grundlagen erstattet, ist von einer vom Arbeitgeber veranlassten Dienstreise auszugehen, bei welcher der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück anerkannt hat.

§ 7 BRKG

Rechnet der Reisende die tatsächlichen Reisekosten ab, muss er diese mit der Rechnung des Hotels, der Gaststätte oder Pension belegen. Nutzt er die Pauschale von 20 Euro pro Nacht, braucht er keine Belege beibringen. Das ist auch der Fall, wenn die Übernachtung 60 Euro nicht überschreitet und die Buchung vom Arbeitgeber oder der entsprechenden Dienststelle gebucht wurde. Der § 7 BRKG besteht nur aus wenigen Zeilen, die sich in zwei Absätzen und vier Nummern aufgliedern. Im Gegensatz dazu besteht die Information zum Bundesreisekostengesetz allein für diesen einen Paragrafen aus mehr als einer DIN A4 Seite.