Bei Dienstreisen entstehen Kosten für die Verpflegung des Reisenden. Müssen Arbeitnehmer berufsbedingt verreisen, gehören die Kosten für Verpflegung während der Reise in die Reisekostenabrechnung. Allerdings sind hier die Pauschalen zu beachten.

 

Diese gelten für

  • eintägige Dienstreisen, bei denen der Arbeitnehmer länger als acht Stunden unterwegs ist. Der dafür anzusetzende Pauschbetrag beträgt 12 Euro.
  • Bei mehrtägigen Dienstreisen wird differenziert. Für den An- und Abreisetag erhält der Arbeitnehmer jeweils 12 Euro, wobei die Dauer der Abwesenheit nicht relevant ist.
  • Für die Dienstreise, ohne An- und Abfahrtstag kann der Arbeitnehmer pro Tag 24 Euro als Verpflegungspauschale ansetzen, jedenfalls, wenn er während dieser Tage 24 Stunden von der ersten Arbeitsstelle und seiner Wohnung abwesend ist.

Lohnsteuerfrei

Diese Beträge sind lohnsteuerfrei. Ist der Arbeitnehmer während seiner Reise an den Tagen zu mehreren Kunden, Filialen oder anderen Geschäftspartnern unterwegs, werden die Zeiten seiner Abwesenheit je Tag zusammengezählt. Wichtig dabei ist, er ist während dieser Zeit weder in seiner ersten Betriebsstätte noch seiner Wohnung.

Arbeitnehmer

Ist der Arbeitnehmer für mehrere Monate in einer anderen Betriebsstätte, die eine Niederlassung seiner ersten Betriebsstätte ist, beschäftigt, kann er die Aufwendungen für Verpflegung nur für die ersten drei Monaten in die Reisekostenabrechnung aufnehmen. Anders ist es, wenn der Arbeitnehmer nur einen Teil der Woche, etwa zwei bis drei Tage, in der anderen Betriebsstätte tätig ist. In diesem Fall werden diese Fahrten als immer wieder neue Geschäftsreisen angesehen; die Drei-Monats-Frist ist hierbei nicht relevant. Neu beginnt die dreimonatige Frist, wenn der Arbeitnehmer mindestens vier Wochen in der Niederlassung tätig ist. Unterbricht der Arbeitnehmer seine Tätigkeit in der Niederlassung für mindestens vier Kalenderwochen, beginnt die Frist von drei Monaten neu. Das gilt auch für Krankheit, Urlaub oder Fortbildungsmaßnahmen, für die Dauer von mindestens vier Wochen; auch hier beginnt die Frist neu.

Dienstreise

Rechnet der Arbeitnehmer die Verpflegung bei seinen Dienstreisen nach Belegen ab, kommen meist höhere Beträge als die, welche die Pauschalen beinhalten, zusammen. Bezahlt der Arbeitgeber die höheren Beträge, ist der Differenzbetrag zwischen der Erstattung durch den Arbeitgeber und den Pauschbeträgen dem steuerpflichtigen Gehalt oder Lohn zuzuschlagen.

Verpflegungsaufwand

Freiberufler und Unternehmer rechnen ihren Verpflegungsaufwand bei Geschäftsreisen in der Regel ebenfalls nach Belegen ab. Alle Belege sind der Reisekostenabrechnung beizufügen, sie dienen als Beweis für die Geschäftsreise. Ausnahme ist, wenn der Freiberufler oder Unternehmer im Rahmen seiner Reise Geschäftspartner zum Essen einlädt. Dann fällt dieser Beleg in die Rubrik Bewirtungen und hat mit der Reisekostenabrechnung nichts zu tun. Für die Verpflegungspauschale sind solche Fälle nicht relevant.