Die bei Reisekosten anfallenden Fahrtkosten sind nicht mit den Fahrtkosten zu verwechseln, die bei der täglichen Fahrt von der Wohnung zur ersten Arbeitsstätte entstehen. Letztere gehören in den Bereich Werbungskosten.

Was fällt unter Fahrtkosten?

Fahrtkosten aus der Gruppe Reisekosten sind die Aufwendungen, welche dem Arbeitnehmer entstehen, wenn er mit seinem Privatfahrzeug eine beruflich veranlasste Geschäftsreise unternimmt. Diese Kosten entstehen auch dann, wenn er statt des privaten Fahrzeugs öffentliche Fahrzeuge wie Bahn oder Flugzeug in Anspruch nimmt. Für Dienstreisen mit dem privaten Auto ist es sinnvoll eine Art Fahrtenbuch in der Form zu führen, als der Arbeitnehmer auf einem separaten Blatt die Kilometerstände zu Beginn der Fahrt und am Ende der Reise notiert. Die Tankbelege, wenn er während der Dienstreise tanken musste, aufzubewahren und diese der Reisekostenabrechnung beizufügen. Das Sammeln von Belegen gilt auch, wenn er unterwegs in einen Unfall verwickelt wurde und Reparaturkosten anfallen, welche seine Kfz-Haftpflichtversicherung nicht übernimmt.

Belege sammeln

Belege sammeln und in der Reisekostenabrechnung beizufügen gilt auch für Unternehmer und Freiberufler, die Geschäftsreisen antreten. Nutzen sie dafür ein Fahrzeug, das zu den Vermögenswerten des Unternehmens zählt, führen sie in der Regel ein Fahrtenbuch. Reisen Unternehmer und Freiberufler mit dem privaten Fahrzeug, rechnen sie die Kilometerpauschale in die Reisekostenabrechnung ein. Die Kilometerpauschale für Kraftwagen (beispielsweise PKW) beträgt je gefahrenden Kilometer 0,30 Euro. Nutzt der Reisende ein anderes, ebenfalls motorisiertes Fahrzeug wie beispielsweise ein Motorrad, ergibt sich eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,20 Euro je gefahrenen Kilometer.

Standorte

Kunden von Unternehmer haben ihre Standorte in der Regel nicht in der Stadt, in welcher der Unternehmer seinen Standort hat. Oft sind lange Strecken zurückzulegen. In solchen Fällen weichen viele Reisende auf staufreie Reise mit der Bahn aus. Auch für diese Reisemöglichkeit kann der der Reisende die Kosten in Rechnung stellen, welche mit dem Kauf der Fahrkarte und etwaigen Zuschlägen entstehen. Das gilt auch, wenn aufgrund der Entfernung die Reise mit dem Flugzeug unverzichtbar ist. Die Kosten, welche für das Flugticket, der Fahrt zum Flughafen und vom Flughafen ins Hotel sowie ein eventuell genutzter Mietwagen gehören in die Reisekostenabrechnung.

Strecken

Wer mit dem Auto lange Strecken fährt ist vor Unfällen oder anderen Schäden nicht gefeit. Die Kosten für Reparaturen, die vom Verschleiß herrühren, aber während der Reise notwendig wurden, gehören ebenfalls in die Reisekostenabrechnung. Das gilt auch, wenn es zu einem Unfall kommt und Kosten für die Beseitigung der Unfallschäden entstehen. Neben diesen beiden Kostenarten gibt es noch eine dritte Art, die entsteht, wenn das Fahrzeug während der Geschäftsreise gestohlen wird. Auch diese Kosten sind Reisekosten.

 

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