Für viele Dienstreisende, aber auch für deren Arbeitgeber ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung eine schwierige Aufgabe. Die verschiedenen Richtlinien und Pauschalen müssen in einer Reisekostenabrechnung Anwendung finden. Wir schlüsseln die Reisekostenabrechnung für Sie auf.
Was umfasst die Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung umfasst alle Kosten, die bei einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören die Fahrtkosten, die Kosten für den Verpflegungsaufwand sowie eventuelle Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Der Gesetzgeber definiert den Begriff Dienstreise klar. Ist der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seinem üblichen Arbeitsort dienstlich in einer anderen Stadt tätig, besucht Kunden oder Lieferanten, ist dies eine Dienstreise. Ein betrieblich bedingter anderer Arbeitsort wird für die Dauer von drei Monaten vom Gesetzgeber anerkannt.
Die Fahrtkosten
Die Fahrtkosten, die während einer Dienstreise entstehen sowie die Kosten für eventuelle Zwischenheimfahrten gehören zur Gruppe Fahrtkosten. Unterschieden wird dabei, ob der Dienstreisende mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist oder ein Firmenfahrzeug zur Verfügung hat. Ermittelt werden diese Kosten anhand von Einzelnachweisen und in der tatsächlichen Höhe. Für die Abrechnung der Fahrtkosten ist die lückenlose Führung eines Fahrtenbuchs verpflichtend.
Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand
Für die Reisekostenabrechnung kann man die Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe oder als Pauschale abrechnen. Bei den Übernachtungskosten ist das Frühstück kostenmäßig heraus zu rechnen und von den Übernachtungskosten abzuziehen. Die meisten Hotels bieten Übernachtung inklusives Frühstück an. In solchen Fällen sind 20 Prozent des Übernachtungspreises für das Frühstück in Abzug zu bringen.
Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand haben sich 2016 geändert. Erst wenn die Dienstreise mehr als acht Stunden beträgt, kann der Reisende 12 Euro als Verpflegungspauschale in Anrechnung bringen. Die Pauschale erhöht sich auf 24 Euro, wenn die Dienstreise mehr als 24 Stunde andauert und bei mehr als acht Stunden über Nacht kann man 12 Euro ansetzen. Die letzt genannte Pauschale ist dann vorteilhaft, wenn der Dienstreisende über Nacht auf Dienstreise ist, am Tag jedoch unter der Pauschale von mehr als acht Stunden bleibt.
Reisenebenkosten
Für Reisenebenkosten gibt es keine Pauschalen, hier erfolgt die Abrechnung anhand von Belegen und Rechnungen. Ging ein Beleg verloren oder hat man beispielsweise für Trinkgelder keinen Beleg erhalten, kann man einen Eigenbeleg ausstellen.
Zu den Reisenebenkosten zählen Eintrittsgelder, Parkgebühren, Kosten für Telefon und Internetzugang sowie Trinkgelder. Daneben sind in diesem Bereich auch die Kosten für Wertverluste und Verluste durch Unfall enthalten. Nicht akzeptiert werden Kosten für Pay-TV, private Besuche in Museen oder private Telefongespräche. Auch Koffer, Föhn und Reisewecker sind reine Privatsachenund gehören nicht zu den Reisenebenkosten.