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Neuerungen bei der Reisekostenabrechnung für das Jahr 2017

Bereits Mitte Dezember letzten Jahres standen die neuen Pauschalen für das Jahr 2017 in Sachen Verpflegungsmehraufwand fest. Selbstverständlich stellen wir Ihnen nachfolgend alle wichtigen und neuen Informationen im Nachgang zur Verfügung.

Pauschale

Die meisten Leute denken nach wie vor, dass der Verpflegungsmehraufwand nun die angefallenen Verpflegungskosten ersetzt. Dies kann man so allerdings nicht stehen lassen, denn es handelt sich bei dem Verpflegungsmehraufwand (wie das Wort ja auch bereits schon sagt) um Mehraufwendungen. Dabei wird jeweils zwischen zwei Pauschalen unterschieden:

  1. Die erste Pauschale bezieht sich auf alle geschäftlichen Reisen, wenn sich der Betroffene über einen Zeitraum zwischen acht und vierundzwanzig Stunden außer Haus befunden hat bzw. am Tag der An-und Abreise auf sogenannten mehrtägigen Reisen. Dabei spielt es keine Rolle, ob derjenige beim An-und Abreisetag tatsächlich anwesend war. Nehmen wir an, die Reise beginnt um 21 Uhr, so kann der Mitarbeiter theoretisch die Pauschale für den kompletten Anreisetag nutzen.
  2. Die zweite Pauschale ist für eine Anwesenheit, die den ganzen Tag, d.h. 24 Stunden andauert, konzipiert. Es handelt sich außerdem um mehrtätige Geschäftsreisen.

Tatsächliche Kosten

Generell müssen bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung stets die prägnanten Kalendertage, für die Berechnung zu Grunde gelegt werden. Wenn man also eine ganztägige Anwesenheit feststellen möchte, so muss man den Zeitraum zwischen 0-24 Uhr betrachten. Die Abrechnung von tatsächlichen Verpflegungskosten ist nicht umsetzbar und zwar auch dann nicht, wenn genaue Belege hierzu vorliegen. Es werden zur Berechnung stets Pauschalen veranschlagt. Der Begriff „Erste Tätigkeitsstätte“ ist maßgeblich dafür, ob eine Reise als geschäftlich oder nicht geschäftlich eingeordnet wird.  Eine Auszahlung der Spesen ist zeitlich auf drei Monate limitiert.

Wenn Sie also länger als 3 Monate geschäftliche Reisen an immer den gleichen Ort durchführen, so kann diese Pauschale nicht mehr abgesetzt werden. Das Finanzamt geht in diesem Fall nicht mehr von einer dienstlichen Reise aus. Sie können diesen Zustand nur durch eine Unterbrechung von 4 Wochen aussetzen, um einen neuen Lauf der 3-Monats-Frist zu erreichen.

Auszahlung

Es ist dabei nicht wichtig abzugeben, warum die Unterbrechung erfolgt ist. Auch wenn Sie erkrankt waren oder Urlaub genommen haben, zählen diese Zeiten zur Unterbrechung. Wenn Sie auf der Geschäftsreise vom Arbeitgeber verpflegt werden, müssen Sie daran denken, Ihre Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand dementsprechend zu kürzen.

Übrigens muss der Arbeitgeber zunächst einmal nicht für die Auszahlung der Pauschale in Sachen Verpflegungskostenmehraufwand garantieren, wenn es keine entsprechende vertragliche Vereinbarung gibt. Er kann sogar eine Zahlung gänzlich verweigern oder nur einen Anteil bezahlen. Tritt dieser Fall für Sie ein, so können Sie über die Steuererklärung die Reiskosten als Werbungskosten ansetzen. Es ist hier allerdings ein Nachteil, dass die Reiskosten lediglich Ihr zu versteuerndes Einkommen senken. Einen direkt greifbaren Vorteil entsteht hier also nicht. Darüber hinaus muss erst einmal die vorgeschriebene Hürde von 1000 Euro bei der Werbungskostenpauschale überwunden werden, um überhaupt einen positiven Effekt zu erzielen.

Verpflegungsmehraufwendungen im Jahr 2017 im Ausland

Generell weichen die Lebenserhaltungskosten auf unserer Welt von denen hierzulande ab. Dementsprechend gibt es Länder, die ihre eigenen individuellen Verpflegungssätze festlegen und die sich teilweise immens von denen in Deutschland unterscheiden. Auch innerhalb eines Jahres kann es abweichende Sätze für die Kosten zur Erhaltung des Lebensunterhaltes geben. Wenn man geschäftlich in die USA reist, so haben Provinzen ganz andere Spesensätze wie die Metropolen New York oder Washington. Die Abweichungen können sehr stark variieren und wiederum von denen im restlichen Land abweichen.

Auch 2017 gibt es wieder Neuerungen für Geschäftsreisende in den internationalen Spesensätzen. Bei sage und schreibe 50 Ländern wurden die Sätze angepasst. Hier dürfen sich geschäftlich Reisende in die USA freuen, denn hier wurden Pauschalen bezüglich des Verpflegungsmehraufwandes für 2017 nach oben hin angepasst. Bergab ging es hingegen bei Pauschalen für Reisen in die Ukraine, nach Ungarn oder Serbien. Auch Griechenland ist davon betroffen.

 

 

 

 

 

 

 

Verpflegungsaufwand bei Geschäftsreisen

 

 

Wer sich auf Dienstreise begibt hat Anspruch auf die Entschädigung für seine Verpflegung. Das Bundesministerium für Finanzen setzt im jährlichen Turnus die Höhe des Verpflegungsaufwandes fest, der über die Reisekostenabrechnung abgerechnet werden kann. Für das Jahr 2016 legte das Bundesministerium für Finanzen gravierende Änderungen fest. Teilweise hob es die Höhe für einige Staaten drastisch an, bei anderen wurde die Höhe gesenkt. Großbritannien ist ein gutes Beispiel für die Änderungen, die nicht immer ganz nachvollziehbar sind. Für Reisen nach London wurde die Verpflegungspauschale deutlich erhöht, für den Rest des Landes gesenkt.

Verpflegungspauschale für Deutschland

In erster Linie beinhaltet der Verpflegungsmehraufwand die Kosten, die dem Reisenden aufgrund zusätzlich entstandener Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen entstehen. Dabei unterscheidet man zwei Arten der Pauschale: Für den An- und Abreisetag und den Tagen, in denen der Reisende mehr als acht Stunden auf Reisen war. Für den An- und Abreisetag kann er die Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen unabhängig davon, wann er abgereist ist. Die zweite Art ist die Pauschale für Reisen, die den ganzen Tag oder 24 Stunden andauern. Ist der Reisende mindestens 24 Stunden außer Haus, kann er 24 Euro pro Tag abrechnen. Für den Zeitraum zwischen acht und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag beläuft sich die Pauschale auf 12 Euro. Die Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro. Diese Werte beziehen sich auf Reisen innerhalb Deutschlands.

Verpflegungspauschale Ausland

Die Werte für das Ausland sind in einer Tabelle mit den einzelnen Staaten und den dazugehörigen Pauschalen enthalten. Allein für Dienstreisen in die USA gibt es zehn Pauschalbeträge in unterschiedlicher Höhe. Während in Washington D.C., Houston, Atlanta und Miami die Verpflegungspauschale (24 Stunden Abwesenheit) 57 Euro beträgt, sind es im Rest der USA 48 Euro. Die Übernachtungskosten sind beispielsweise in New York City mit 215 Euro am höchsten.

Auch für die Türkei, Südafrika, Spanien, Saudi-Arabien, der Schweiz, der Russischen Föderation, Polen und einige weitere Staaten sind Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten in unterschiedlicher Höhe vorgesehen.

Verpflegungspauschale und Tagegeld

Bei Dienstreisen kommt es zu einem Verpflegungsmehraufwand. Andere Bezeichnungen sind Spesen, Auslöse und, wenn die gesetzlichen Pauschbeträge Anwendung finden, Tagegeld. Bei weiten Reisen kommen auch die Kosten für die Übernachtung hinzu.

Abrechnung aufgrund von Belegen

Anstelle der Reisekostenabrechnung mit Pauschalbeträgen kann der Dienstreisende auch die tatsächlich angefallenen Verpflegungs- und Übernachtungskosten abrechnen. Die Erstattung durch den Arbeitgeber ist steuerfrei. Wichtig ist, dass bei der Reisekostenabrechnung alle Belege vorhanden sind. Allerdings verpflichtet der Gesetzgeber den Arbeitgeber nicht eine beleggetreue Reisekostenabrechnung zu akzeptieren.

Reisekosten abrechnen – aber bitte korrekt!

 

Für viele Dienstreisende, aber auch für deren Arbeitgeber ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung eine schwierige Aufgabe. Die verschiedenen Richtlinien und Pauschalen müssen in einer Reisekostenabrechnung Anwendung finden. Wir schlüsseln die Reisekostenabrechnung für Sie auf.

Was umfasst die Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung umfasst alle Kosten, die bei einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören die Fahrtkosten, die Kosten für den Verpflegungsaufwand sowie eventuelle Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Der Gesetzgeber definiert den Begriff Dienstreise klar. Ist der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seinem üblichen Arbeitsort dienstlich in einer anderen Stadt tätig, besucht Kunden oder Lieferanten, ist dies eine Dienstreise. Ein betrieblich bedingter anderer Arbeitsort wird für die Dauer von drei Monaten vom Gesetzgeber anerkannt.

Die Fahrtkosten

Die Fahrtkosten, die während einer Dienstreise entstehen sowie die Kosten für eventuelle Zwischenheimfahrten gehören zur Gruppe Fahrtkosten. Unterschieden wird dabei, ob der Dienstreisende mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist oder ein Firmenfahrzeug zur Verfügung hat. Ermittelt werden diese Kosten anhand von Einzelnachweisen und in der tatsächlichen Höhe. Für die Abrechnung der Fahrtkosten ist die lückenlose Führung eines Fahrtenbuchs verpflichtend.

Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand

Für die Reisekostenabrechnung kann man die Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe oder als Pauschale abrechnen. Bei den Übernachtungskosten ist das Frühstück kostenmäßig heraus zu rechnen und von den Übernachtungskosten abzuziehen. Die meisten Hotels bieten Übernachtung inklusives Frühstück an. In solchen Fällen sind 20 Prozent des Übernachtungspreises für das Frühstück in Abzug zu bringen.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand haben sich 2016 geändert. Erst wenn die Dienstreise mehr als acht Stunden beträgt, kann der Reisende 12 Euro als Verpflegungspauschale in Anrechnung bringen. Die Pauschale erhöht sich auf 24 Euro, wenn die Dienstreise mehr als 24 Stunde andauert und bei mehr als acht Stunden über Nacht kann man 12 Euro ansetzen. Die letzt genannte Pauschale ist dann vorteilhaft, wenn der Dienstreisende über Nacht auf Dienstreise ist, am Tag jedoch unter der Pauschale von mehr als acht Stunden bleibt.

Reisenebenkosten

Für Reisenebenkosten gibt es keine Pauschalen, hier erfolgt die Abrechnung anhand von Belegen und Rechnungen. Ging ein Beleg verloren oder hat man beispielsweise für Trinkgelder keinen Beleg erhalten, kann man einen Eigenbeleg ausstellen.

Zu den Reisenebenkosten zählen Eintrittsgelder, Parkgebühren, Kosten für Telefon und Internetzugang sowie Trinkgelder. Daneben sind in diesem Bereich auch die Kosten für Wertverluste und Verluste durch Unfall enthalten. Nicht akzeptiert werden Kosten für Pay-TV, private Besuche in Museen oder private Telefongespräche. Auch Koffer, Föhn und Reisewecker sind reine Privatsachenund gehören nicht zu den Reisenebenkosten.

 

Reisekosten und Umsatzsteuer

 

Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, können auch die Vorsteuer der Reisekostenabrechnung in Abzug bringen. Der Paragraf 15 Umsatzsteuergesetz sagt aus, dass die Umsatzsteuer der Kosten, welche für Übernachtung und Verpflegung anfallen, in jedem Fall in vollem Umfang abzugsfähig sind.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind oft ratlos, wenn sie ihre Reisekosten abrechnen sollen. Zu oft haben sich die gesetzlichen Bestimmungen zu den Reisekosten geändert. Erst war die Umsatzsteuer nicht abzugsfähig; sei 2003 wurden die EU-Richtlinien mit dem Steueränderungsgesetz neu gestaltet. Die Umsatzsteuer kann jetzt bei der Vorsteueranmeldung in Abzug gebracht werden.

Übernachtungskosten

Ist der Dienstreisende mehrere Tage auf Dienstreise, kommen die Kosten für Übernachtungen auf die Reisekostenabrechnung. Hotelrechnungen enthalten Umsatzsteuer, die der Unternehmer gemäß Abschnitt 4.12.3 Abs. 20 UStAE als Vorsteuer uneingeschränkt von seiner Steuerschuld abziehen kann. Dazu muss die Rechnung auf den Unternehmer und nicht auf den Reisenden ausgestellt sein. Ist der Rechnungsbetrag kleiner als 150 Euro ist dies nicht notwendig.

Doch aufgepasst! Hotelrechnungen beinhalten 7 Prozent Umsatzsteuer. Der ermäßigte Steuersatz beschränkt sich jedoch nur auf die Übernachtung, nicht aber auf das Frühstück und andere Leistungen. Diese sind mit einem Steuersatz von 19 Prozent zu bewerten. Der Reisende sollte daher darauf achten, dass Übernachtung, Frühstück und andere Leistungen separat ausgewiesen werden. Die separate Ausweisung gilt auch für die Umsatzsteuer der beiden Steuersätze.

Fahrtkosten

In der Regel fallen bei Fahrtkosten ebenfalls umsatzsteuerpflichtige Kosten an. Tankt der Dienstreisende genügt es, wenn er die Quittung seiner Reisekostenabrechnung beifügt. Der Unternehmer kann anhand dieser Quittung die Vorsteuer abziehen. Streikt das Fahrzeug und muss in die Werkstatt ist bei der Rechnungsstellung als Adressat der Unternehmer anzugeben, damit dieser die Umsatzsteuer in Abzug bringen kann.

Verpflegung

Während seiner Dienstreise hat der Reisende Mehrkosten für Verpflegung. Er muss jede Rechnung aufbewahren und, wenn diese mehr als 150 Euro ausmacht, als Rechnungsempfänger seinen Arbeitgeber eintragen lassen. Damit kann der Unternehmer die Vorsteuer, die in den Verpflegungskosten enthalten ist, vollständig abziehen.

Belege

Hotels, Autowerkstätten und andere Betriebe nutzen für das Ausstellen ihrer Rechnungen vorhandene Formulare, auf denen Name, Anschrift sowie die Steuer- und Identifikations-Nummer enthalten sind. Selbst Kassenbons enthalten die Steuernummer des Betriebs.

Dennoch sollte der Reisende die Rechnung genau prüfen, ob alle notwendigen Angaben vorhanden sind. Nur so kann sein Arbeitgeber die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer in Abzug bringen.

Pauschale

Um die Abrechnung der Reisekosten zu erleichtern, stellt der Gesetzgeber eine Liste mit Pauschbeträgen zur Verfügung. Die Pauschbeträge beinhalten keine Umsatzsteuer. Daher ist hier eine Umsatzsteuer nicht vorhanden und auch nicht abzugsfähig.

Wer braucht eine Reisekostenabrechnung?

Selbständige, Freiberufler und Unternehmer erstellen nach Dienstreisen eine Reisekostenabrechnung. Das geht in Ordnung, wenn sie alleine reisen. Wie aber gestaltet sich die Reisekostenabrechnung, wenn der Reisende andere Privatpersonen auf seine Reise mitnimmt?

Begleitung des Ehepartners

In der Regel reist man auf Geschäftsreisen alleine oder mit anderen Geschäftskollegen. Jeder der Teilnehmer erstellt seine eigene Reisekostenabrechnung. So weit – so gut! Reist der Unternehmer, Selbständige oder Freiberufler ins Ausland bietet es sich, den Ehepartner oder den Lebensgefährten auf die Reise mitzunehmen. Der Mitreisende gehört dem Unternehmen nicht an und reist als Privatperson. Auch wenn der Mitreisende im Unternehmen beschäftigt ist, tut dies nichts zur Sache. Solange ihn der Arbeitgeber nicht auf die Dienstreise schickt, bleibt er eine Privatperson, die nicht befugt ist, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Übernachtungskosten

Man kann nicht erwarten, dass die Lebenspartner in getrennten Zimmern übernachten. Der Reisende mietet also ein Doppelzimmer. Als Übernachtungskosten kann er jedoch nur den Preis für ein Einzelzimmer abrechnen. Dazu lässt er sich die Preisliste vom Hotelinhaber aushändigen. Diese gilt als Nachweis für seine korrekt abgerechneten Übernachtungskosten, weshalb sie an die Hotelrechnung angeheftet wird.

Verpflegung

Auch für den Mehraufwand der Verpflegungskosten ist es ratsam, diese auf den Reisenden selbst zu beschränken. Die Verpflegung der privaten Begleitperson gehören zu den privaten Kosten des Reisenden und haben in der Buchhaltung als Betriebsausgabe nichts verloren.

Nachfragen

Finanzbeamte sind in der Regel misstrauisch. Das hat sicherlich mit den Erfahrungswerten zu tun, die sie immer wieder bei Betriebsprüfungen erlangen. Oft ist der Reisende mit Anhang eine Woche oder länger im Ausland obwohl er nur ein oder zwei Termine wahrzunehmen hat. Das Finanzamt unterstellt ihm dann, dass die Tage zwischen den Terminen private Urlaubstage sind und nicht als Dienstreise gelten.

Anders ist es, wenn sich der Reisende allein ins Ausland begibt. Besonders dann, wenn es sich nicht um das benachbarte Ausland handelt, sondern um einen anderen Kontinent, der nur mit Langstreckenflügen erreichbar ist. In solchen Fällen sieht auch das Finanzamt ein, dass der Reisende nicht 16 Stunden Flug für die Heimreise und einen Tag später nochmals 16 Stunden Flug für den weiteren Termin im Ausland auf sich nehmen muss. Hier akzeptiert das Finanzamt die durchgehende Dienstreise, allein schon der Entfernung wegen.

Fazit

Wer sich auf Dienstreise begibt steht besser da, wenn er alleine reist. Nimmt er seinen Lebensgefährten mit auf die Reise, muss er damit rechnen, dass die terminfreien Tage als private Urlaubstage gelten und für diese Zeit keine Übernachtungskosten geltend gemacht werden können.

 

Reisekosten Arbeitnehmer – Zusammenfassung

Werden Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern auf Reisen geschickt, erstellen sie ebenfalls eine Reisekostenabrechnung. Auch Arbeitnehmer können Fahrtkosten, Mehraufwand für Verpflegung, Übernachtungskosten und Nebenkosten der Reise in die Reisekostenabrechnung einfließen lassen. Für sie ist eine Dienstreise nur eine Dienstreise, wenn diese vom Arbeitgeber angeordnet wurde.

PKW

Nutzen Sie für die Dienstreise ihren privaten Pkw, können sie je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro mit der Reisekostenabrechnung abrechnen. Die Verpflegungspauschalen, die für Unternehmer Gültigkeit haben, sind auch für Arbeitnehmer gültig. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden erhalten Arbeitnehmer 12 Euro pro Tag, bei einer Abwesenheit von 24 und mehr erhalten sie 24 Euro täglich. Für den Anreise- und Abreisetag, beide Tage kommen ausschließlich bei mehrtägigen Dienstreisen in Betracht, erhalten sie ohne Berücksichtigung der Abwesenheit jeweils 12 Euro.

Dienstreise

Für die bei der Dienstreise erforderlichen Übernachtungen können Arbeitnehmer entweder den Pauschalbetrag von 20 Euro geltend machen oder die tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen. Dazu ist zu sagen: Die Pauschale von 20 Euro ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten und übersteigen diese 60 Euro täglich, bucht er die Mehrkosten auf das Gehalts- oder Lohnkonto des Arbeitnehmers als Sachbezug. Damit erhöht sich sein monatliches Einkommen, was ebenfalls eine höhere Lohnsteuer und höhere Sozialabgaben mit sich bringt. Der Arbeitgeber kann aber auch die Übernachtung pauschal abrechnen und die Mehrkosten, die sich aus der Differenz zwischen tatsächlichen und pauschalierten Kosten ergibt, mit den Werbungskosten bei seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Die Erstattung ergibt sich aus seiner Steuerklasse und dem damit verbundenen Steuersatz. Wie auch der Unternehmer kann der Arbeitnehmer die Reisenebenkosten nur anhand von Belegen abrechnen. Die Buchhaltung kann folgende Buchungen für die

Reisekostenabrechnung vornehmen:

Reisekosten Konto 4660
mit den Unterkonten
Konto 4663 Fahrtkosten
Konto 4664 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4666 Übernachtung und Reisenebenkosten
Konto 4668 Kilometer-Erstattung.

Ust

Rechnet der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung ab, lässt er die Rechnung auf seinen Arbeitgeber ausstellen. Dieser erstattet dem Arbeitnehmer den verauslagten Rechnungsbetrag und kann die in der Rechnung separat ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.

Pauschalbeträge

Im Vorfeld ist es sinnvoll, nachzurechnen, wie viel das Finanzamt erstatten würde und ob der Arbeitgeber den Pauschbetrag für Werbungskosten überschreitet. Für Arbeitnehmer lohnt es sich in der Regel, die Reisekosten anhand der Pauschalbeträge abzurechnen. Diese sind brutto für netto, dies bedeutet, es fallen keine Steuern und Abgaben für die Sozialversicherung auf die Pauschbeträge. Üblicherweise decken die Pauschbeträge die Kosten für Verpflegung zum großen Teil oder ganz; bei Übernachtungen nur teilweise.

Reisekosten Unternehmer – Zusammenfassung

Um den persönlichen Kundenkontakt zu halten, Neukunden zu gewinnen und das Unternehmen bekannt zu machen, gehen viele Unternehmer auf Geschäftsreisen. Reisen kostet Geld, das ist auch bei Geschäftsreisen nicht anders.  Für Reisen, die mit dem privaten Fahrzeug oder dem Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen zu bewältigen sind, nutzen Unternehmer auch dieses Verkehrsmittel. Fährt er mit seinem privaten Fahrzeug, kann er je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro mit seiner Reisekostenabrechnung abrechnen. Nutzt er das Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen kann er nur die auf der Fahrt notwendigen Betankungen anhand der Tankbelege abrechnen. Kommt es zu einem Unfall während seiner Dienstreise, kann er, wenn das Fahrzeug sein Privatbesitz ist, die Kosten für die Reparatur mit der Reisekostenabrechnung einfordern. Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, bezahlt die Rechnung das Unternehmen direkt an die Werkstatt oder, wenn der Unternehmer Vorkasse leistete, an den Unternehmer.

 Verpflegungspauschale

Auch für Unternehmer gilt die Verpflegungspauschale, die sich nach der Abwesenheit richtet. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden kann er 12 Euro in die Reisekostenabrechnung einbringen; bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit 24 Euro. Die Pauschalen sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Rechnet der Unternehmer den Verpflegungsmehraufwand anhand von Belegen ab, kann das Unternehmen diese Kosten erstatten. Bei einer pauschalierten Abrechnung hat der Unternehmer die Möglichkeit, die Mehrkosten, die sich aus der Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und Pauschalbeträgen ergibt, bei seiner Steuererklärung als Werbungskosten gelten zu machen.
Für notwendige Übernachtungen während der Geschäftsreise gibt es ebenfalls eine Pauschale, und zwar in Höhe von 20 Euro. Auch hier ist dem Unternehmer gestattet, die tatsächlichen Kosten mit der Reisekostenabrechnung abzurechnen. Mit den Mehrkosten, die er nicht erstattet erhält, kann er wie mit dem Mehraufwand der Verpflegungspauschale verfahren und diese als Werbungskosten geltend machen.
Die Reisenebenkosten sind grundsätzlich anhand von Belegen abzurechnen. Gibt es keinen Originalbeleg, kann der Unternehmen einen Eigenbeleg ausstellen. Bei Eigenbelegen darf er die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.

In der Buchhaltung kommt in der Regel der Standardkontenrahmen SKR 03 zur Anwendung. Die Buchung kann wie folgt aussehen

Reisekosten Unternehmer Konto 4670
mit den Unterkonten
Konto 4672 Nicht abziehbarer Anteil
Konto 4673 Fahrtkosten
Konto 4674 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4676 Übernachtung und Reisenebenkosten.

Mischreisen

Bei Mischreisen kommen auch die Konto Privatentnahme 1800 in Betracht. Das Gegenkonto ist das Zahlkonto, wie 1200 Bank oder 1000 Kasse. Hat der Unternehmer aus eigener Tasche Fahrten oder anderes bezahlt, werden diese Ausgaben, wenn sie nicht in der Reisekostenabrechnung erscheinen, auf Privateinlagen Konto 1890 gebucht.
Die Reisekosten mindern den Gewinn des Unternehmens und damit die Steuerlast.

Informationen zum Bundesreisekostengesetz (Fahrtkosten)

Der Bereich Fahrtkosten teilt sich in Fahrt- und Flugkostenerstattung (§ 4 BRKG) und Wegstreckenentschädigung (§ 5 BRKG) auf. Auch hier beschreibt die Information zum Bundesreisekostenrecht und die allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostenrecht die wenigen Sätze, welche die Paragrafen aufweisen, mehr als genau.

§ 4 BRKG / BRKGVwV zum § 4 BRKG Fahrt- und Flugkosten

Die Erstattung für Fahrten, für welche der Reisende “regelmäßig wiederkehrende Beförderungsmöglichkeiten” wie die öffentlichen Verkehrsmittel nutzt, erfolgt nur für die niedrigste Beförderungsklasse. Im Zugverkehr ist dies die Klasse zwei. Eine Unterscheidung, ob der Reisende mit dem Regionalzug, dem IC oder ICE fährt, ist nicht mehr vorhanden.

Mindestdauer

Für Bahnfahrten, die eine Mindestdauer von zwei Stunden haben, kann der Reisende auch die Klasse eins buchen und erstattet bekommen. Die Anfahrt zum Bahnhof mit Bus, U-Bahn oder Straßenbahn zählen nicht zur Mindestdauer der Bahnfahrt und bleiben daher unberücksichtigt. Ist der Reisende Beamte auf Widerruf und im somit Vorbereitungsdienst, darf er grundsätzlich nur die niedrigste Beförderungsklasse buchen, unabhängig von der Dauer der Fahrt. Das gilt auch für Auszubildende.

Reisende

Will der Reisende für seine Reise aus wirtschaftlichen Gründen das Flugzeug nutzen, darf er dies nur machen, wenn neben den wirtschaftlichen auch dienstliche Gründe vorhanden sind. Zur Wirtschaftlichkeit gehört auch der Arbeitszeitgewinn, der aus dieser schnellen Beförderung resultieren wird. Bei Bediensteten des öffentlichen Dienstes erfolgt vor Antritt der Dienstreise ein Genehmigungsverfahren, das auch über die Kosten des Verkehrsmittels entscheidet und auch darüber, welche Kosten dem Reisenden erstattet werden.

§ 5 BRGK / BRKGVwV zum § 5 BRKG Wegstreckenentschädigung

Das Bundesreisekostengesetz bezahlt, im Gegensatz zum Landesreisekostengesetz von Baden-Württemberg, die gefahrenen Kilometer für Bedienstete des öffentlichen Dienstes mit 0,20 Euro, unabhängig vom Hubraum des Fahrzeugs. Entgegen dem Verfahren der freien Wirtschaft, ist das Kilometergeld auf 130,00 Euro, für Reisende, die aus Mitteln der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien Förderleistungen erhalten, auf 150,00 Euro beschränkt. Diese Regelung entspricht der kleinen Wegstreckenentschädigung. Weitere werden Parkgebühren bis zu 5 Euro täglich erstattet.

Bedienstete des öffentlichen Dienstes

Unternimmt der Reisende mit seinem privaten Pkw eine Dienstreise oder reisen Bedienstete des öffentlichen Dienstes zu weiter entfernten Orten, kommt ein Kilometergeld von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer zur Anwendung. Für solche Reisen ist keine Begrenzung vorgesehen. Mit dem Kilometergeld sind für Bedienstete des öffentlichen Dienstes alle weiteren Kosten, die beispielsweise durch die Mitnahme von Kollegen, dem privaten und dienstlichen Reisegepäck entstehen, abgegolten. Diese Regelung entspricht der großen Wegstreckenentschädigung. Für den öffentlichen Dienst gilt, keine Reise ohne Antragstellung und Genehmigung der vorgesetzten Behörde, da sonst die Kosten nicht erstattet werden.

Informationen zum Bundesreisekostengesetz (Übernachtungsgeld)

Die Richtlinien zum Bundesreisekostengesetz erklären die Regelungen detailliert und anschaulich. Das gilt auch für das Übernachtungsgeld, welches das Gesetz mit § 7 BRKG regelt, entsprechend dazu gibt es die allgemeinen Verwaltungsvorschriften (§ 7 BRKGVwV).  Diese sagen aus, dass Reisende nur für notwendige Übernachtungen auf Dienst- und Geschäftsreisen einen Ausgleich erhalten, wenn sie während der Nacht keinen Dienst leisten. Auch wenn der Reisende die Nacht in einem Fahrzeug oder anderem Beförderungsmittel oder aber in einer amtlichen unentgeltlichen Unterkunft verbracht hat. Die steuerfreie Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro je Nacht und darf 60 Euro nicht überschreiten. Bei der Hotel-, Gaststätten- oder Pensionsrechnung ist das Frühstück separat auszuweisen.

BMI- Rundschreiben

Nach dem BMI- Rundschreiben vom 31.03.2010 gilt ein in Verbindung mit der Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Dienstreise als vom Arbeitgeber veranlasst, wenn die Auswärtstätigkeit im Interesse des Arbeitgebers liegt und diese Reise zur Übernachtung geführt hat. Die Aufwendungen für die Übernachtung und die Verpflegung für die Zeit der Dienstreise werden vom Arbeitgeber übernommen. Die Rechnung des Gastronomie-Betriebs muss auf den Arbeitgeber ausgestellt sein unter Nennung des Namen der Person, die in der Unterkunft übernachtet hat und die Buchung des Zimmers in der Unterkunft vom Arbeitgeber oder einem von ihm beauftragten Dritten erfolgte. Die Vorlage einer Buchungsbestätigung ist zwingend notwendig.

Übernachtung

Es ist davon auszugehen, dass der Arbeitgeber das in der Übernachtung inbegriffene Frühstück anerkannt hat, wenn er Übernachtung mit Frühstück gebucht hat. Auch eine entsprechende Betriebsvereinbarung, vorhandene Hotelliste sowie Vorgaben der Hotelkategorie lassen eine Buchung Übernachtung mit Frühstück erkennen.

Frühstück

Ausnahme ist, wenn eine Buchung des Hotelzimmers für die Übernachtung mit Frühstück aufgrund eines spontanen Einsatzes des Mitarbeiters, der zu den Ausnahmen zählt und nicht vorhersehbar war, nicht erfolgen konnte. Auch wenn das gelistete Hotel keine freie Zimmer mehr hatte und der Arbeitgeber die Kosten nach arbeitsrechtlichen oder dienstrechtlichen Grundlagen erstattet, ist von einer vom Arbeitgeber veranlassten Dienstreise auszugehen, bei welcher der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück anerkannt hat.

§ 7 BRKG

Rechnet der Reisende die tatsächlichen Reisekosten ab, muss er diese mit der Rechnung des Hotels, der Gaststätte oder Pension belegen. Nutzt er die Pauschale von 20 Euro pro Nacht, braucht er keine Belege beibringen. Das ist auch der Fall, wenn die Übernachtung 60 Euro nicht überschreitet und die Buchung vom Arbeitgeber oder der entsprechenden Dienststelle gebucht wurde. Der § 7 BRKG besteht nur aus wenigen Zeilen, die sich in zwei Absätzen und vier Nummern aufgliedern. Im Gegensatz dazu besteht die Information zum Bundesreisekostengesetz allein für diesen einen Paragrafen aus mehr als einer DIN A4 Seite.

Reisekosten Ehrenamt

Wer ein Ehrenamt bekleidet, kann auch in den Genuss einer Geschäftsreise kommen. Für die Reise von ehrenamtlichen Mitarbeitern fallen ebenfalls Kosten an, die nach dem Bundesreisekostengesetz sowie den Bestimmungen für Einkommenssteuer geregelt sind. Für Reisende, die für ihren Sportverein oder einem anderen Verein, Verband oder anderes ehrenamtlich tätig sind, gelten in der Regel dieselben Bestimmungen wie für andere Reisende auch.

Kilometer Pauschale

Sie können die Fahrtkosten mit einer Kilometer-Pauschale von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer oder die höheren Kosten abrechnen. Der Grund oder eine Berechnung über die Kosten, welche die Pauschale überschreiten, muss der ehrenamtlich Tätige nachweisen. Fährt er nicht alleine, sondern nimmt noch ein oder mehrerer Mitarbeiter mit, kann er je weiterer Person zusätzlich 0,02 Euro abrechnen.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten übernehmen Vereine, Verbände oder andere Institutionen in angemessener Höhe. Dem Reisenden Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit auferlegt. Die Kosten für die Übernachtung sind mit Belegen nachzuweisen. Die Verpflegungspauschalen oder Tagegelder sind mit den Pauschalbeträgen des Bundesreisekostenrechts identisch. Allerdings sind ehrenamtliche Mitarbeiter gehalten, bereitgestellte kostenlose Mahlzeiten mit den entsprechenden Prozentsätzen in Abzug zu bringen.

Reisenebenkosten

Die Reisenebenkosen sind detailliert aufgeführt in den Regeln der Verbands-und Vereinsberatung. Die Kosten, welche für die Beförderung, Aufbewahrung und Versicherung des Gepäcks sowie die Eintrittsgelder zu Veranstaltungen (in Bezug auf den Verband, Verein oder der Institution) sowie die Telekommunikationskosten, welche die Dienstreise des ehrenamtlichen Mitarbeiters mit sich bringt gehören zu den Reisenebenkosten. Das gilt auch für die Ausgaben, welche für die Garagenmiete anfallen sowie für Parkgebühren und die Kosten für Maut und Fähre. Auch Schäden am Reisegepäck oder der Verlust desselben sowie die Kreditkartengebühren, wenn diese in Bezug auf die Reise stehen, werden erstattet. Mit Kreditkartengebühren sind die Gebühren gemeint, die anfallen, wenn der Reisende mit seiner Kreditkarte am Geldautomat Bargeld abhebt. Für die Abhebung von fremden EC-Karten und fast allen Kreditkarten wie Visa, American Express oder MasterCard fallen Gebühren für die Bargeldabhebung an. Die Jahresgebühr für die Kreditkarte oder EC-Karte stellt einen privaten Kostenfaktor dar, der nicht erstattungsfähig ist.
Wie auch im Bundesreisekostengesetz niedergeschrieben, gehören einige Dinge nicht in die Reisekostenabrechnung, auch nicht bei Auslandsreisen. Dazu zählen beispielsweise Arztkosten und Kosten für Arzneimittel sowie medizinische Betreuung. Auch die Kosten für die Tageszeitung, der Reiseausstattung sowie Bußgelder sind nicht abzugsfähig und werden weder vom Verband, Verein oder einer anderen Institution erstattet noch kann der Reisende diese Kosten als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

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