Selbständige, Freiberufler und Unternehmer erstellen nach Dienstreisen eine Reisekostenabrechnung. Das geht in Ordnung, wenn sie alleine reisen. Wie aber gestaltet sich die Reisekostenabrechnung, wenn der Reisende andere Privatpersonen auf seine Reise mitnimmt?

Begleitung des Ehepartners

In der Regel reist man auf Geschäftsreisen alleine oder mit anderen Geschäftskollegen. Jeder der Teilnehmer erstellt seine eigene Reisekostenabrechnung. So weit – so gut! Reist der Unternehmer, Selbständige oder Freiberufler ins Ausland bietet es sich, den Ehepartner oder den Lebensgefährten auf die Reise mitzunehmen. Der Mitreisende gehört dem Unternehmen nicht an und reist als Privatperson. Auch wenn der Mitreisende im Unternehmen beschäftigt ist, tut dies nichts zur Sache. Solange ihn der Arbeitgeber nicht auf die Dienstreise schickt, bleibt er eine Privatperson, die nicht befugt ist, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Übernachtungskosten

Man kann nicht erwarten, dass die Lebenspartner in getrennten Zimmern übernachten. Der Reisende mietet also ein Doppelzimmer. Als Übernachtungskosten kann er jedoch nur den Preis für ein Einzelzimmer abrechnen. Dazu lässt er sich die Preisliste vom Hotelinhaber aushändigen. Diese gilt als Nachweis für seine korrekt abgerechneten Übernachtungskosten, weshalb sie an die Hotelrechnung angeheftet wird.

Verpflegung

Auch für den Mehraufwand der Verpflegungskosten ist es ratsam, diese auf den Reisenden selbst zu beschränken. Die Verpflegung der privaten Begleitperson gehören zu den privaten Kosten des Reisenden und haben in der Buchhaltung als Betriebsausgabe nichts verloren.

Nachfragen

Finanzbeamte sind in der Regel misstrauisch. Das hat sicherlich mit den Erfahrungswerten zu tun, die sie immer wieder bei Betriebsprüfungen erlangen. Oft ist der Reisende mit Anhang eine Woche oder länger im Ausland obwohl er nur ein oder zwei Termine wahrzunehmen hat. Das Finanzamt unterstellt ihm dann, dass die Tage zwischen den Terminen private Urlaubstage sind und nicht als Dienstreise gelten.

Anders ist es, wenn sich der Reisende allein ins Ausland begibt. Besonders dann, wenn es sich nicht um das benachbarte Ausland handelt, sondern um einen anderen Kontinent, der nur mit Langstreckenflügen erreichbar ist. In solchen Fällen sieht auch das Finanzamt ein, dass der Reisende nicht 16 Stunden Flug für die Heimreise und einen Tag später nochmals 16 Stunden Flug für den weiteren Termin im Ausland auf sich nehmen muss. Hier akzeptiert das Finanzamt die durchgehende Dienstreise, allein schon der Entfernung wegen.

Fazit

Wer sich auf Dienstreise begibt steht besser da, wenn er alleine reist. Nimmt er seinen Lebensgefährten mit auf die Reise, muss er damit rechnen, dass die terminfreien Tage als private Urlaubstage gelten und für diese Zeit keine Übernachtungskosten geltend gemacht werden können.