Autor: agentex (Seite 1 von 4)

Werden Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern auf Reisen geschickt, erstellen sie ebenfalls eine Reisekostenabrechnung. Auch Arbeitnehmer können Fahrtkosten, Mehraufwand für Verpflegung, Übernachtungskosten und Nebenkosten der Reise in die Reisekostenabrechnung einfließen lassen. Für sie ist eine Dienstreise nur eine Dienstreise, wenn diese vom Arbeitgeber angeordnet wurde.

PKW

Nutzen Sie für die Dienstreise ihren privaten Pkw, können sie je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro mit der Reisekostenabrechnung abrechnen. Die Verpflegungspauschalen, die für Unternehmer Gültigkeit haben, sind auch für Arbeitnehmer gültig. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden erhalten Arbeitnehmer 12 Euro pro Tag, bei einer Abwesenheit von 24 und mehr erhalten sie 24 Euro täglich. Für den Anreise- und Abreisetag, beide Tage kommen ausschließlich bei mehrtägigen Dienstreisen in Betracht, erhalten sie ohne Berücksichtigung der Abwesenheit jeweils 12 Euro.

Dienstreise

Für die bei der Dienstreise erforderlichen Übernachtungen können Arbeitnehmer entweder den Pauschalbetrag von 20 Euro geltend machen oder die tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen. Dazu ist zu sagen: Die Pauschale von 20 Euro ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten und übersteigen diese 60 Euro täglich, bucht er die Mehrkosten auf das Gehalts- oder Lohnkonto des Arbeitnehmers als Sachbezug. Damit erhöht sich sein monatliches Einkommen, was ebenfalls eine höhere Lohnsteuer und höhere Sozialabgaben mit sich bringt. Der Arbeitgeber kann aber auch die Übernachtung pauschal abrechnen und die Mehrkosten, die sich aus der Differenz zwischen tatsächlichen und pauschalierten Kosten ergibt, mit den Werbungskosten bei seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Die Erstattung ergibt sich aus seiner Steuerklasse und dem damit verbundenen Steuersatz. Wie auch der Unternehmer kann der Arbeitnehmer die Reisenebenkosten nur anhand von Belegen abrechnen. Die Buchhaltung kann folgende Buchungen für die

Reisekostenabrechnung vornehmen:

Reisekosten Konto 4660
mit den Unterkonten
Konto 4663 Fahrtkosten
Konto 4664 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4666 Übernachtung und Reisenebenkosten
Konto 4668 Kilometer-Erstattung.

Ust

Rechnet der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung ab, lässt er die Rechnung auf seinen Arbeitgeber ausstellen. Dieser erstattet dem Arbeitnehmer den verauslagten Rechnungsbetrag und kann die in der Rechnung separat ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.

Pauschalbeträge

Im Vorfeld ist es sinnvoll, nachzurechnen, wie viel das Finanzamt erstatten würde und ob der Arbeitgeber den Pauschbetrag für Werbungskosten überschreitet. Für Arbeitnehmer lohnt es sich in der Regel, die Reisekosten anhand der Pauschalbeträge abzurechnen. Diese sind brutto für netto, dies bedeutet, es fallen keine Steuern und Abgaben für die Sozialversicherung auf die Pauschbeträge. Üblicherweise decken die Pauschbeträge die Kosten für Verpflegung zum großen Teil oder ganz; bei Übernachtungen nur teilweise.

Um den persönlichen Kundenkontakt zu halten, Neukunden zu gewinnen und das Unternehmen bekannt zu machen, gehen viele Unternehmer auf Geschäftsreisen. Reisen kostet Geld, das ist auch bei Geschäftsreisen nicht anders.  Für Reisen, die mit dem privaten Fahrzeug oder dem Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen zu bewältigen sind, nutzen Unternehmer auch dieses Verkehrsmittel. Fährt er mit seinem privaten Fahrzeug, kann er je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro mit seiner Reisekostenabrechnung abrechnen. Nutzt er das Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen kann er nur die auf der Fahrt notwendigen Betankungen anhand der Tankbelege abrechnen. Kommt es zu einem Unfall während seiner Dienstreise, kann er, wenn das Fahrzeug sein Privatbesitz ist, die Kosten für die Reparatur mit der Reisekostenabrechnung einfordern. Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, bezahlt die Rechnung das Unternehmen direkt an die Werkstatt oder, wenn der Unternehmer Vorkasse leistete, an den Unternehmer.

 Verpflegungspauschale

Auch für Unternehmer gilt die Verpflegungspauschale, die sich nach der Abwesenheit richtet. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden kann er 12 Euro in die Reisekostenabrechnung einbringen; bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit 24 Euro. Die Pauschalen sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Rechnet der Unternehmer den Verpflegungsmehraufwand anhand von Belegen ab, kann das Unternehmen diese Kosten erstatten. Bei einer pauschalierten Abrechnung hat der Unternehmer die Möglichkeit, die Mehrkosten, die sich aus der Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und Pauschalbeträgen ergibt, bei seiner Steuererklärung als Werbungskosten gelten zu machen.
Für notwendige Übernachtungen während der Geschäftsreise gibt es ebenfalls eine Pauschale, und zwar in Höhe von 20 Euro. Auch hier ist dem Unternehmer gestattet, die tatsächlichen Kosten mit der Reisekostenabrechnung abzurechnen. Mit den Mehrkosten, die er nicht erstattet erhält, kann er wie mit dem Mehraufwand der Verpflegungspauschale verfahren und diese als Werbungskosten geltend machen.
Die Reisenebenkosten sind grundsätzlich anhand von Belegen abzurechnen. Gibt es keinen Originalbeleg, kann der Unternehmen einen Eigenbeleg ausstellen. Bei Eigenbelegen darf er die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.

In der Buchhaltung kommt in der Regel der Standardkontenrahmen SKR 03 zur Anwendung. Die Buchung kann wie folgt aussehen

Reisekosten Unternehmer Konto 4670
mit den Unterkonten
Konto 4672 Nicht abziehbarer Anteil
Konto 4673 Fahrtkosten
Konto 4674 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4676 Übernachtung und Reisenebenkosten.

Mischreisen

Bei Mischreisen kommen auch die Konto Privatentnahme 1800 in Betracht. Das Gegenkonto ist das Zahlkonto, wie 1200 Bank oder 1000 Kasse. Hat der Unternehmer aus eigener Tasche Fahrten oder anderes bezahlt, werden diese Ausgaben, wenn sie nicht in der Reisekostenabrechnung erscheinen, auf Privateinlagen Konto 1890 gebucht.
Die Reisekosten mindern den Gewinn des Unternehmens und damit die Steuerlast.

Der Bereich Fahrtkosten teilt sich in Fahrt- und Flugkostenerstattung (§ 4 BRKG) und Wegstreckenentschädigung (§ 5 BRKG) auf. Auch hier beschreibt die Information zum Bundesreisekostenrecht und die allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostenrecht die wenigen Sätze, welche die Paragrafen aufweisen, mehr als genau.

§ 4 BRKG / BRKGVwV zum § 4 BRKG Fahrt- und Flugkosten

Die Erstattung für Fahrten, für welche der Reisende „regelmäßig wiederkehrende Beförderungsmöglichkeiten“ wie die öffentlichen Verkehrsmittel nutzt, erfolgt nur für die niedrigste Beförderungsklasse. Im Zugverkehr ist dies die Klasse zwei. Eine Unterscheidung, ob der Reisende mit dem Regionalzug, dem IC oder ICE fährt, ist nicht mehr vorhanden.

Mindestdauer

Für Bahnfahrten, die eine Mindestdauer von zwei Stunden haben, kann der Reisende auch die Klasse eins buchen und erstattet bekommen. Die Anfahrt zum Bahnhof mit Bus, U-Bahn oder Straßenbahn zählen nicht zur Mindestdauer der Bahnfahrt und bleiben daher unberücksichtigt. Ist der Reisende Beamte auf Widerruf und im somit Vorbereitungsdienst, darf er grundsätzlich nur die niedrigste Beförderungsklasse buchen, unabhängig von der Dauer der Fahrt. Das gilt auch für Auszubildende.

Reisende

Will der Reisende für seine Reise aus wirtschaftlichen Gründen das Flugzeug nutzen, darf er dies nur machen, wenn neben den wirtschaftlichen auch dienstliche Gründe vorhanden sind. Zur Wirtschaftlichkeit gehört auch der Arbeitszeitgewinn, der aus dieser schnellen Beförderung resultieren wird. Bei Bediensteten des öffentlichen Dienstes erfolgt vor Antritt der Dienstreise ein Genehmigungsverfahren, das auch über die Kosten des Verkehrsmittels entscheidet und auch darüber, welche Kosten dem Reisenden erstattet werden.

§ 5 BRGK / BRKGVwV zum § 5 BRKG Wegstreckenentschädigung

Das Bundesreisekostengesetz bezahlt, im Gegensatz zum Landesreisekostengesetz von Baden-Württemberg, die gefahrenen Kilometer für Bedienstete des öffentlichen Dienstes mit 0,20 Euro, unabhängig vom Hubraum des Fahrzeugs. Entgegen dem Verfahren der freien Wirtschaft, ist das Kilometergeld auf 130,00 Euro, für Reisende, die aus Mitteln der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien Förderleistungen erhalten, auf 150,00 Euro beschränkt. Diese Regelung entspricht der kleinen Wegstreckenentschädigung. Weitere werden Parkgebühren bis zu 5 Euro täglich erstattet.

Bedienstete des öffentlichen Dienstes

Unternimmt der Reisende mit seinem privaten Pkw eine Dienstreise oder reisen Bedienstete des öffentlichen Dienstes zu weiter entfernten Orten, kommt ein Kilometergeld von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer zur Anwendung. Für solche Reisen ist keine Begrenzung vorgesehen. Mit dem Kilometergeld sind für Bedienstete des öffentlichen Dienstes alle weiteren Kosten, die beispielsweise durch die Mitnahme von Kollegen, dem privaten und dienstlichen Reisegepäck entstehen, abgegolten. Diese Regelung entspricht der großen Wegstreckenentschädigung. Für den öffentlichen Dienst gilt, keine Reise ohne Antragstellung und Genehmigung der vorgesetzten Behörde, da sonst die Kosten nicht erstattet werden.

Die Richtlinien zum Bundesreisekostengesetz erklären die Regelungen detailliert und anschaulich. Das gilt auch für das Übernachtungsgeld, welches das Gesetz mit § 7 BRKG regelt, entsprechend dazu gibt es die allgemeinen Verwaltungsvorschriften (§ 7 BRKGVwV).  Diese sagen aus, dass Reisende nur für notwendige Übernachtungen auf Dienst- und Geschäftsreisen einen Ausgleich erhalten, wenn sie während der Nacht keinen Dienst leisten. Auch wenn der Reisende die Nacht in einem Fahrzeug oder anderem Beförderungsmittel oder aber in einer amtlichen unentgeltlichen Unterkunft verbracht hat. Die steuerfreie Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro je Nacht und darf 60 Euro nicht überschreiten. Bei der Hotel-, Gaststätten- oder Pensionsrechnung ist das Frühstück separat auszuweisen.

BMI- Rundschreiben

Nach dem BMI- Rundschreiben vom 31.03.2010 gilt ein in Verbindung mit der Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Dienstreise als vom Arbeitgeber veranlasst, wenn die Auswärtstätigkeit im Interesse des Arbeitgebers liegt und diese Reise zur Übernachtung geführt hat. Die Aufwendungen für die Übernachtung und die Verpflegung für die Zeit der Dienstreise werden vom Arbeitgeber übernommen. Die Rechnung des Gastronomie-Betriebs muss auf den Arbeitgeber ausgestellt sein unter Nennung des Namen der Person, die in der Unterkunft übernachtet hat und die Buchung des Zimmers in der Unterkunft vom Arbeitgeber oder einem von ihm beauftragten Dritten erfolgte. Die Vorlage einer Buchungsbestätigung ist zwingend notwendig.

Übernachtung

Es ist davon auszugehen, dass der Arbeitgeber das in der Übernachtung inbegriffene Frühstück anerkannt hat, wenn er Übernachtung mit Frühstück gebucht hat. Auch eine entsprechende Betriebsvereinbarung, vorhandene Hotelliste sowie Vorgaben der Hotelkategorie lassen eine Buchung Übernachtung mit Frühstück erkennen.

Frühstück

Ausnahme ist, wenn eine Buchung des Hotelzimmers für die Übernachtung mit Frühstück aufgrund eines spontanen Einsatzes des Mitarbeiters, der zu den Ausnahmen zählt und nicht vorhersehbar war, nicht erfolgen konnte. Auch wenn das gelistete Hotel keine freie Zimmer mehr hatte und der Arbeitgeber die Kosten nach arbeitsrechtlichen oder dienstrechtlichen Grundlagen erstattet, ist von einer vom Arbeitgeber veranlassten Dienstreise auszugehen, bei welcher der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück anerkannt hat.

§ 7 BRKG

Rechnet der Reisende die tatsächlichen Reisekosten ab, muss er diese mit der Rechnung des Hotels, der Gaststätte oder Pension belegen. Nutzt er die Pauschale von 20 Euro pro Nacht, braucht er keine Belege beibringen. Das ist auch der Fall, wenn die Übernachtung 60 Euro nicht überschreitet und die Buchung vom Arbeitgeber oder der entsprechenden Dienststelle gebucht wurde. Der § 7 BRKG besteht nur aus wenigen Zeilen, die sich in zwei Absätzen und vier Nummern aufgliedern. Im Gegensatz dazu besteht die Information zum Bundesreisekostengesetz allein für diesen einen Paragrafen aus mehr als einer DIN A4 Seite.

Wer ein Ehrenamt bekleidet, kann auch in den Genuss einer Geschäftsreise kommen. Für die Reise von ehrenamtlichen Mitarbeitern fallen ebenfalls Kosten an, die nach dem Bundesreisekostengesetz sowie den Bestimmungen für Einkommenssteuer geregelt sind. Für Reisende, die für ihren Sportverein oder einem anderen Verein, Verband oder anderes ehrenamtlich tätig sind, gelten in der Regel dieselben Bestimmungen wie für andere Reisende auch.

Kilometer Pauschale

Sie können die Fahrtkosten mit einer Kilometer-Pauschale von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer oder die höheren Kosten abrechnen. Der Grund oder eine Berechnung über die Kosten, welche die Pauschale überschreiten, muss der ehrenamtlich Tätige nachweisen. Fährt er nicht alleine, sondern nimmt noch ein oder mehrerer Mitarbeiter mit, kann er je weiterer Person zusätzlich 0,02 Euro abrechnen.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten übernehmen Vereine, Verbände oder andere Institutionen in angemessener Höhe. Dem Reisenden Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit auferlegt. Die Kosten für die Übernachtung sind mit Belegen nachzuweisen. Die Verpflegungspauschalen oder Tagegelder sind mit den Pauschalbeträgen des Bundesreisekostenrechts identisch. Allerdings sind ehrenamtliche Mitarbeiter gehalten, bereitgestellte kostenlose Mahlzeiten mit den entsprechenden Prozentsätzen in Abzug zu bringen.

Reisenebenkosten

Die Reisenebenkosen sind detailliert aufgeführt in den Regeln der Verbands-und Vereinsberatung. Die Kosten, welche für die Beförderung, Aufbewahrung und Versicherung des Gepäcks sowie die Eintrittsgelder zu Veranstaltungen (in Bezug auf den Verband, Verein oder der Institution) sowie die Telekommunikationskosten, welche die Dienstreise des ehrenamtlichen Mitarbeiters mit sich bringt gehören zu den Reisenebenkosten. Das gilt auch für die Ausgaben, welche für die Garagenmiete anfallen sowie für Parkgebühren und die Kosten für Maut und Fähre. Auch Schäden am Reisegepäck oder der Verlust desselben sowie die Kreditkartengebühren, wenn diese in Bezug auf die Reise stehen, werden erstattet. Mit Kreditkartengebühren sind die Gebühren gemeint, die anfallen, wenn der Reisende mit seiner Kreditkarte am Geldautomat Bargeld abhebt. Für die Abhebung von fremden EC-Karten und fast allen Kreditkarten wie Visa, American Express oder MasterCard fallen Gebühren für die Bargeldabhebung an. Die Jahresgebühr für die Kreditkarte oder EC-Karte stellt einen privaten Kostenfaktor dar, der nicht erstattungsfähig ist.
Wie auch im Bundesreisekostengesetz niedergeschrieben, gehören einige Dinge nicht in die Reisekostenabrechnung, auch nicht bei Auslandsreisen. Dazu zählen beispielsweise Arztkosten und Kosten für Arzneimittel sowie medizinische Betreuung. Auch die Kosten für die Tageszeitung, der Reiseausstattung sowie Bußgelder sind nicht abzugsfähig und werden weder vom Verband, Verein oder einer anderen Institution erstattet noch kann der Reisende diese Kosten als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Form für das Formular vor, das zur Abrechnung der Reisekosten dient. In der Regel sind es Unternehmen, die entsprechende Formulare entweder selbst verfassen oder über das Internet suchen, finden und herunterladen. Was muss ein Reisekosten-Formular enthalten? Wir beschreiben, welche Angaben auf dem Reisekosten-Formular für Inlandsreisen und Auslandsreisen enthalten sein sollen, damit es übersichtlich ist.

Reisekosten-Formular Inlandsreise 2015

Der obere Teil des Formulars ist bestimmt für den Namen des Reisenden, eventuell die Abteilung sowie Beginn und Ende der Reise mit Datum und Uhrzeit. Darunter beschreibt der Reisende den Anlass der Reise, das Reiseziel sowie die steuerliche Zuordnung (Arbeitnehmer, Freiberufler). Danach erfolgt die Aufstellung der Reisekosten den Beträgen in Brutto, Netto sowie der ausgewiesenen Mehrwertsteuer.
Die Beförderungsart wie privater PKW oder PKW aus Betriebsvermögen mit den Angaben der Kilometerstände bei Fahrtantritt und Reiseende. Für die gefahrenen Kilometer berechnet der Reisende 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer und trägt den Gesamtbetrag in die Felder neben den Fahrtkosten. Nutzt der Reisende öffentliche Verkehrsmittel, sind die entsprechenden Belege beizufügen.

Aufwendungen

Darunter kommen die Daten, die für den Verpflegungsmehraufwand notwendig sind. Bei einer eintägigen Reise kann der Reisende 12 Euro zur Anwendung bringen, wenn er mindestens acht Stunden abwesend war. Die mehrtägige Geschäftsreise teilt sich auf in Abreisetag, Aufenthalt am Bestimmungsort und Anreisetag. Für An- und Abreisetag erhält der Reisende jeweils 12 Euro, für den Aufenthalt täglich 24 Euro. Bei den Übernachtungskosten kann der Reisende entweder die tatsächlich angefallenen Kosten in Ansatz bringen oder die steuerfreie Pauschale von 20 je Übernachtung. Zu Schluss rechnet er die Reisenebenkosten zusammen und trägt die Summen in die nebenliegenden Felder ein. Datum und Unterschrift bilden den Schluss der Reisekostenabrechnung für Inlandsreisen.

Reisekosten-Formular Auslandsreise 2015

Das Formular für die Abrechnung der Reisekosten bei Auslandsreisen unterscheidet sich nicht vom Formular für Inlandsreisen. Das Besondere an der Reisekostenabrechnung für Auslandsreisen sind die unterschiedlichen, länderbezogenen Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Weiter sind für die Reisenebenkosten für Auslandsreisen einige Kosten abzugsfähig, welche es für das Inland nicht sind. Dazu gehören beispielsweise die Reinigung von Kleidung sowie die Übernahme der Kosten für die Ersatzbeschaffung. Arbeitnehmer können die Differenz zwischen den tatsächlich angefallenen Kosten und der Erstattung durch den Arbeitgeber über die Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Download für Reisekostenformulare für das Inland und Ausland

Hier können Sie unsere Reisekostenformulare für das In- und Ausland anfordern. Es werden alle Eventualitäten berücksichtigt. Fordern Sie einfach den Downloadlink per E-Mail an, laden Sie die Formulare herunter. Sie können dann Ihre Eingaben direkt im Formular vornehmen, speichern und ausdrucken. Lediglich die Anmeldung an unserem Newsletter ist erforderlich.

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Quittungen

Der Unternehmer, der seine Kunden selbst besucht, hat diese Möglichkeit auch. Betrieblich darf er die auf Rechnungen, Belegen und Quittungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer in Abzug bringen. Nicht möglich ist jedoch, der Vorsteuerabzug aus den Pauschalbeträgen, da diese brutto für netto sind und keine Umsatzsteuer enthalten.