Geschäftsreisen können genauso interessant wie anstrengend sein. In jedem Falle stellt sich jedoch eine Frage: Woher soll ich das Geld zur Verpflegung nehmen? Um dieses Problem zu klären, gibt es nun endlich Änderungen von Seiten des Staates: Die Reisekostenabrechnung hat eine Überarbeitung erfahren.

Was ist die Reisekostenabrechnung?

Man kann davon ausgehen, dass Geschäftsreisende auf der Reise mehr Geld benötigen, um sich selbst zu versorgen, als zuhause. Man nennt dies auch Verpflegungsmehraufwand. Aus diesem Grund gibt es die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Diese sind festgelegte Geldbeträge, die dem Reisenden von Arbeitgeber oder Staat ausgezahlt werden müssen, um ihm seine Kosten zu erstatten.

Wie hoch die erstattete Pauschale ist, ist abhängig davon, wie lange der Geschäftsreisende abwesend sind. Der kleinste ausgezahlte Geldbetrag beginnt bei einer Abwesenheit von acht Stunden. Die Erstattungen für Reisen ins Ausland weichen außerdem von der Verpflegungspauschale im Inland ab, denn es ist anzunehmen, dass auch die Kosten sich von Land zu Land unterscheiden. Die Reisekostenabrechnung wird auf einem Formular eingetragen, das entweder beim Arbeitgeber oder der Steuererklärung eingereicht werden kann.

Mit der Verpflegungspauschale bis 2019 waren viele Menschen sehr unzufrieden, da sie zu niedrig war und schon seit langer Zeit nicht mehr an die gewöhnlichen Kosten für die Selbstversorgung angepasst wurde. Deshalb nimmt das Bundesfinanzministerium, das für die Abrechnung zuständig ist, nun endlich Änderungen vor. Bereits am 15. November des Vorjahres wurde bekannt gegeben, dass es Neuerungen geben wird. Diese gelten seit dem ersten Januar 2020.

Wie verändert sich die Reisekostenabrechnung 2020?

Die Verpflegungspauschale im Inland wurde für 2020 erhöht. Wer zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs ist, erhält nun 14 Euro statt wie bisher 12 Euro erstattet. Das Gleiche gilt für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Geschäftsreise. Jeder Tag, den der Reisende vollständig unterwegs ist, beträgt die Verpflegungspauschale 2020 28 Euro statt 24 Euro. Die Verpflegungspauschale im Ausland wird an das entsprechende Land angepasst.

Für das Jahr 2020 wurde die Verpflegungspauschale im Ausland für mehr als vierzig Staaten erneuert. In vielen Ländern wurde sie erhöht – dazu gehören unter anderem zahlreiche osteuropäische Staaten, Israel, Malta sowie Japan mit der Ausnahme von Tokio. In der Türkei und der Ukraine hingegen ist die überarbeitete Verpflegungspauschale 2020 niedriger als zuvor. Unverändert bleibt die Pauschale in Ländern wie Großbritannien, Frankreich, der Schweiz und den Vereinigten Staaten.

Es gibt jedoch auch Kürzungen, die bei der Reisekostenabrechnung vorgenommen werden müssen. So werden die Pauschalen gekürzt, wenn der Arbeitgeber eine Übernachtung oder eine Mahlzeit bereits zur Verfügung gestellt hat oder sie von Dritten übernommen wird. Diese Kürzung beträgt bei einem Frühstück 20 Prozent, also 5,60 Euro, bei den beiden anderen Mahlzeiten kommen wir mit einer Kürzung von 40 Prozent auf 11,20 Euro.

2020 kommt als weitere Erneuerung die Einführung einer Pauschale für Berufskraftfahrer hinzu. Sie beträgt 8Euro für jeden Tag, den der Kraftfahrer unterwegs ist. So können nun beispielsweise die Kosten für Sanitärräume wie WCs und Duschen auf einer Raststätte gedeckt werden, die vorher vom Kraftfahrer selbst übernommen werden mussten. Die Verpflegungspauschale gilt für den Berufskraftfahrer genauso wie für alle anderen Arbeiter.

Die Reisekostenabrechnung 2020 an einem Beispiel

In diesem Beispiel machen Sie eine viertägige Geschäftsreise, Ihr Arbeitgeber bezahlt Ihnen jeden Tag der Übernachtungen das Frühstück in Ihrem Hotel sowie ein Geschäftsessen am zweiten Tag der Reise. Für den Anreisetag werden Ihnen 14 Euro erstattet, egal wann Sie losfahren und wie viele Stunden Sie unterwegs sind. Am Abreisetag müssen 5,60 Euro von dieser Pauschale abgezogen werden, da Sie das Frühstück bereits erstattet bekommen, Sie kommen so auf 8,40 Euro.

An den beiden anderen Tagen erhalten Sie jeweils 28 Euro Verpflegungspauschale, da Sie einen ganzen Tag unterwegs sind. Am zweiten Tag werden jedoch 11,20 Euro wegen des bereits gestellten Geschäftsessens abgezogen und der Betrag fällt auf 16,80 Euro.

Im Gesamten erreichen Sie mit dieser Reise 14 + 16,80 + 28 + 8,40 = 67,20 Euro.

Diese können Sie zur Reisekostenabrechnung in ein Formular eintragen und als Verpflegungspauschale geltend machen.