Werden Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern auf Reisen geschickt, erstellen sie ebenfalls eine Reisekostenabrechnung. Auch Arbeitnehmer können Fahrtkosten, Mehraufwand für Verpflegung, Übernachtungskosten und Nebenkosten der Reise in die Reisekostenabrechnung einfließen lassen. Für sie ist eine Dienstreise nur eine Dienstreise, wenn diese vom Arbeitgeber angeordnet wurde.
PKW
Nutzen Sie für die Dienstreise ihren privaten Pkw, können sie je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro mit der Reisekostenabrechnung abrechnen. Die Verpflegungspauschalen, die für Unternehmer Gültigkeit haben, sind auch für Arbeitnehmer gültig. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden erhalten Arbeitnehmer 12 Euro pro Tag, bei einer Abwesenheit von 24 und mehr erhalten sie 24 Euro täglich. Für den Anreise- und Abreisetag, beide Tage kommen ausschließlich bei mehrtägigen Dienstreisen in Betracht, erhalten sie ohne Berücksichtigung der Abwesenheit jeweils 12 Euro.
Dienstreise
Für die bei der Dienstreise erforderlichen Übernachtungen können Arbeitnehmer entweder den Pauschalbetrag von 20 Euro geltend machen oder die tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen. Dazu ist zu sagen: Die Pauschale von 20 Euro ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten und übersteigen diese 60 Euro täglich, bucht er die Mehrkosten auf das Gehalts- oder Lohnkonto des Arbeitnehmers als Sachbezug. Damit erhöht sich sein monatliches Einkommen, was ebenfalls eine höhere Lohnsteuer und höhere Sozialabgaben mit sich bringt. Der Arbeitgeber kann aber auch die Übernachtung pauschal abrechnen und die Mehrkosten, die sich aus der Differenz zwischen tatsächlichen und pauschalierten Kosten ergibt, mit den Werbungskosten bei seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Die Erstattung ergibt sich aus seiner Steuerklasse und dem damit verbundenen Steuersatz. Wie auch der Unternehmer kann der Arbeitnehmer die Reisenebenkosten nur anhand von Belegen abrechnen. Die Buchhaltung kann folgende Buchungen für die
Reisekostenabrechnung vornehmen:
Reisekosten Konto 4660
mit den Unterkonten
Konto 4663 Fahrtkosten
Konto 4664 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4666 Übernachtung und Reisenebenkosten
Konto 4668 Kilometer-Erstattung.
Ust
Rechnet der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung ab, lässt er die Rechnung auf seinen Arbeitgeber ausstellen. Dieser erstattet dem Arbeitnehmer den verauslagten Rechnungsbetrag und kann die in der Rechnung separat ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.
Pauschalbeträge
Im Vorfeld ist es sinnvoll, nachzurechnen, wie viel das Finanzamt erstatten würde und ob der Arbeitgeber den Pauschbetrag für Werbungskosten überschreitet. Für Arbeitnehmer lohnt es sich in der Regel, die Reisekosten anhand der Pauschalbeträge abzurechnen. Diese sind brutto für netto, dies bedeutet, es fallen keine Steuern und Abgaben für die Sozialversicherung auf die Pauschbeträge. Üblicherweise decken die Pauschbeträge die Kosten für Verpflegung zum großen Teil oder ganz; bei Übernachtungen nur teilweise.