Reisekosten – Steuerrecht

Wer seine Reisekostenabrechnung nicht mit dem Unternehmen ganz oder teilweise abrechnet, kann die Kosten über Werbungskosten bei seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Dies können Arbeitnehmer machen, Arbeitgeber können dies ebenso handhaben, wenn der Arbeitgeber die Person ist, welche die Geschäftsreise unternommen hat. Welche Kosten als Werbungskosten absetzbar sind, regelt § 9 EStG.

Geschäftsreisen

Bei Geschäftsreisen, für die der Reisende sein privates Fahrzeug nutzt, kann er für die Hin- und Rückreise jeweils 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten einsetzen. Sind die tatsächlichen Kosten für das Fahrzeug höher als die Kilometerpauschale von 0,30 Euro, ist der Reisende befugt, die höheren Kosten anzugeben. Dies ist nur dann möglich, wenn er die höheren Kosten belegen kann. Nutzt der Reisende für Dienstreisen öffentliche Verkehrsmittel, muss er die Fahrkarten als Nachweis für die Reisekostenabrechnung aufbewahren. Das gilt auch für Fahrten, für die der Reisenden ein Taxi nutzt.

Pauschalen

Zu den Reisekosten gehört die Verpflegungspauschale, die erst bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden greift und einen Pauschbetrag in Höhe von 12 Euro enthält. Ist der Reisende mindestens 24 Stunden auf Reisen, kann den Pauschbetrag von 24 Euro nutzen. Steuerlich gesehen sind diese Pauschalbeträge verbindlich. In der Regel kann der Reisende keine höheren Verpflegungskosten geltend machen, auch seine tatsächlichen Kosten die Pauschbeträge übersteigen. Für die Steuererklärung bedeutet dies, der Reisende kann seine Fahrtkosten über die Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen.

Ausland

 
Führte die Dienstreise den Arbeitnehmer ins Ausland, rechnet er seine Reisekosten mit den für das Gastland entsprechenden Pauschbeträgen ab. Achtung! Die Pauschbeträge für Auslandsreisen sind länderbezogen und daher extrem unterschiedlich. Im Gegensatz zu den Verpflegungskosten können die Übernachtungskosten in voller Höhe abgerechnet werden. Einerseits erfolgt in der Regel die Abrechnung über die Reisekostenabrechnung mit Nutzen der Pauschbeträge und andererseits über die Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen. Hat der Arbeitgeber anhand der Reisekostenabrechnung die Übernachtungspauschalen an den Arbeitnehmer ausbezahlt, kann dieser nur noch die Differenz zwischen den tatsächlich entstandenen Kosten und der Übernachtungspauschale geltend machen. Wie hoch die Erstattung ist, hängt vom Steuersatz der Steuerklasse des Reisenden ab.

Bewerbung

Arbeitnehmer, die einen Arbeitgeberwechsel planen und für das Bewerbungsgespräch in einen Ort reisen müssen, können die Kosten für den Vorstellungstermin als Werbungskosten geltend machen. Übrigens, auch die notwendigen Kopien, Portoauslagen sowie Bewerbungsmappen sind Werbungskosten. Besucht der Arbeitnehmer nach Weisung seines Arbeitgebers ein Fortbildungsseminar, kann er die Fahrtkosten zum Seminarort und nach Hause zurück geltend machen. Erstreckt sich das Seminar über mehrere Tage, kann er die Verpflegungspauschale als auch die Übernachtungskosten, entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die Übernachtungspauschale von täglich 20 Euro in Anspruch nehmen.