Reisenebenkosten sind ein Thema, das § 10 Abs. 1 BRKG (Bundesreisekostengesetz) regelt. Es gibt Kosten, wie beispielsweise Parkgebühren, Mautkosten, Kosten für die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer (Reisenden) und Arbeitgeber oder Unternehmer mit seinem Vertreter im Unternehmen, die mit den Reisenebenkosten abrechenbar sind.

Ersatzansprüche

Daneben gibt es Kosten, die für Reisen anfallen und für diese alle Reisenden gerne Ersatzansprüche hätten; haben sie aber nicht! Zu den

nicht anwendbaren Kosten zählen:

1. Die Kosten für eine Reiseausstattung wie Reisetasche, Koffer
2. Geschenke für den Gastgeber
3. Trinkgelder für das Servicepersonal im Hotel oder Restaurant
4. Die Kosten, welche für den Kauf von Stadtplänen, Landkarten oder Tageszeitungen anfallen
5. Bußgelder und Verwarnungsgelder
6. Verschiedene Auslands-Reiseversicherungen wie Krankenversicherung, Unfall-oder Haftpflichtversicherung, Rücktrittsversicherung oder Flugunfallversicherung
7. Die Jahresgebühren für Kreditkarten, die auch im Ausland gültig sind
8. Kosten für die medizinische Betreuung während der Dienstreise
9. Ersatz für gestohlenes Gepäck, gilt nur bei Auslandsreisen
10. Ersatz für beschädigtes Gepäck oder einzelne Inhalte des Gepäcks, gilt ebenfalls nur bei Auslandsreisen
11. Die Kosten, welche für einen Dolmetscher, auch Gebärdendolmetscher anfallen sowie
12. Die Kurtaxe.

Fazit

Die Beschaffung von Koffer und Reisetasche sowie andere Utensilien, welche zur Reiseausstattung gehören, ist Privatsache. Diese Dinge sind ebenfalls verwendbar, wenn der Besitzer privat in Urlaub fährt. Geschenke gelten auch nicht als Reisenebenkosten, wobei Unternehmer Geschenke als Werbepräsente für Geschäftspartner am Zielort als Kosten verbuchen können. Trinkgeld für eine gute Betreuung im Hotel oder Restaurant ist immer angebracht, jedoch sind Trinkgelder nicht als Reisenebenkosten einzufordern.

Privat

Wer mit dem Privatfahrzeug auf Geschäfts- oder Dienstreise fährt, muss sich über die Verkehrsregeln im Ausland vor Fahrtantritt informieren und die dortige Straßenverkehrsordnung einhalten. Im Inland ist dies ebenfalls der Fall. Wer diese Regeln missachtet und vom Gesetzgeber den Bescheid über ein Bußgeld oder Verwarnungsgeld erhält, muss dies aus eigener Tasche bezahlen. Diese Unkosten wären nicht entstanden, wenn der Reisende die im Gastland geltenden Straßenverkehrsgesetze befolgt hätte.

Gebühr

Die Mehrzahl der Kreditkarten wird jährlich mit einer Jahresgebühr belastet. Diese Gebühren kann der Unternehmer, wenn die Karte für das Unternehmen gilt, als Ausgaben buchhalterisch festhalten. In der Reisekostenabrechnung haben diese Gebühren keinen Platz. Das gilt auch, wenn der Reisende alle Ausgaben, die bei seiner Dienst- oder Geschäftsreise anfallen, mit der Kreditkarte bezahlt. Dabei macht es keinen Unterschied, ob der Reisende mit seiner privaten oder geschäftlichen Kreditkarte die Zahlungen vornimmt.
Bei Inlandsreisen sind die Kosten für den Verlust, der Beschädigung oder Reinigung von Kleidung und anderen persönlichen Gegenständen sowie von Fahrkarten oder Flugtickets nicht als Reisenebenkosten zu werten. Diese Kosten sind nur bei Auslandsreisen abrechenbar.