Gemischte Reisen (Dienst- und Privatreise Unternehmer)

Wer sich auf eine Geschäftsreise oder einer Fortbildung ins Ausland begibt, hängt gerne an den geschäftlichen Aufenthalt einige Urlaubstag an. In solchen Fällen handelt es sich um eine sogenannte „Mischreise“, die einerseits anhand der Reisekostenabrechnung abzurechnen ist und andererseits Kosten anfallen, die auf das Konto Privatentnahme gehören.

Termine

Der Kurzurlaub nach einer Geschäftsreise oder Fortbildung bietet sich an, wenn die geschäftlichen Termine in einer Region oder einem Ort sind, der sich die Verlängerung des Aufenthaltes anbietet. Die Kosten, welche für die Geschäftsreise anfallen, werden entweder nach Belegen, mit Pauschalbeträgen abgerechnet; bei Fortbildungsmaßnahmen sind die Kosten für die Fortbildung komplett als Reisekosten zu werten und vollständig als betriebliche Ausgaben zu verbuchen.

Sprachkurs

Sprachkurse, die in dem Land stattfinden, in welchem die Sprache die Muttersprache ist, sind in der Regel privat veranlasst. In diesem Falle sind die Kosten für die Sprachreise bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten zu definieren. Sprachkurse im Ausland werden vom Finanzamt nicht immer als Werbungskosten anerkannt; das Sächsische Finanzgericht erkannte auch mehrere Sprachreisen im Jahr 2012 an. Welche Anteile als Reisekosten anzuwenden sind und welche keine steuerliche Berücksichtigung finden, weiß Ihr Steuerberater.

Abrechnung

Die Kosten, welche für Geschäftsreisen und fachlicher Fortbildung im Ausland entstehen, gehören auf die Reisekostenabrechnung. Bei unserem oben genannten Beispiel sind es anteilige Fahrtkosten, entweder anteilige Übernachtungskosten oder die entsprechende Pauschale (länderabhängig) sowie die Kosten für die Fortbildung und Reisenebenkosten. Sind die Aufwendungen für die Reise fast ausschließlich auf die Geschäftsreise zurückzuführen, können die Kosten vollständig als betriebliche Ausgaben verbucht werden.

Beschluss

Sind die Geschäftsreisen jedoch teilweise geschäftlich und teilweise privat, dürfen nur die Kosten als betriebliche Ausgaben verbucht werden, die für den geschäftlichen Bereich gültig sind. Das gilt auch für die Fahrtkosten, die sich sachgemäß in betriebliche und private Kosten aufteilen (GrS 1/06 BFH, Beschluss vom 21.09.2009).

Geschäftsreise

Bei einer Geschäftsreise von neun Tagen und einem angehängten Urlaub von fünf Tagen entspricht dies einem Verhältnis von 4/9 oder 5/9. Die Kosten, die während der rein geschäftlichen Reise anfallen, sind mit der Reisekostenabrechnung abzurechnen. Die privaten Kosten für den angehängten Urlaub gehen zu Lasten des Kontos Privatentnahme.

Ausgaben

Ausgaben, welche der Unternehmer oder Freiberufler während des geschäftlichen Teils der Reise aus eigener Tasche bezahlt hat, sind als Privateinlagen zu verbuchen. Bei Nutzung des Standardkontenrahmens SKR 03 kommen die Konten 4673 Fahrtkosten Unternehmer, 4676 Übernachtungskosten, 1576 Umsatzsteuer 19 %, 1571 Umsatzsteuer 7 % sowie 1800 Privatentnahmen und eventuell 1890 Privateinlagen sowie das Geldkonto (1000 Kasse oder 1200 Bank) in Betracht. Fortbildungen werden unter 4945 Fortbildungen verbucht.