Nicht nur Arbeitnehmer genießen den Vorzug von Fortbildungsmaßnahmen, auch Freiberufler und Unternehmer nehmen ständig an Seminaren und anderen Fortbildungsmaßnahmen teil. Oft nutzen sie einen Zeitraum nach der Fortbildung für ein paar freie Tage am Tagungsort. Der Bundesgerichtshof hat hierzu geurteilt, dass die Reisekosten entsprechend aufzuteilen sind, auch Schätzungen, die sachgerecht und sinnvoll sind, dürfen als Maßstab für die Aufteilung zugrunde gelegt werden (Az. GrS 1/06 BGH).

BGH

Wie schon bei den Reisekostenabrechnungen der Arbeitnehmer ist auch bei den Aufwendungen für die Reise für Unternehmer und Freiberufler das Augenmerk auf die Hotelrechnungen zu lenken. Dies beinhalten in der Regel Übernachtung mit Frühstück, Halb- oder Vollpension. Für die reinen Übernachtungskosten kommt ein Umsatzsteuersatz von 7 Prozent zur Anwendung, für die Verpflegung ein Umsatzsteuersatz von 19 Prozent.

Freiberufler

Nehmen wir an, der Unternehmer oder Freiberufler nimmt an einer Fortbildung teil, die eine Dauer von zehn Tagen hat. Im Anschluss daran genehmigt er sich einen Kurzurlaub von fünf Tagen.

Die Reisekostenabrechnung könnte wie folgt aussehen:

• Fortbildungskosten 3.570,00 Euro brutto (netto 3.000,00 Euro)
• Fahrt- oder Flugkosten 452,20 Euro brutto (netto 380,00 Euro)
• Verpflegungskosten 240,00 Euro Pauschale (USt-frei)
• Übernachtung 1,950,00 Euro brutto (netto 1.822,43 Euro)
• Reisenebenkosten bar bezahlt 80,00 Euro brutto (netto 67,23 Euro)
• Gesamtsumme der Reise 6.292,20 Euro

Die Buchhaltung folgt nach Standardkontenrahmen 03 wie folgt

Konto 4673 Fahrtkosten 168,89 Euro
Konto 4676 Übernachtungskosten 1.214,95 Euro
Konto 4945 Fortbildung 1.655,46 Euro
Konto 4673 Verpflegungspauschale 240,00 Euro
Konto 1571 Vorsteuer 7 Prozent 85,05 Euro
Konto 1576 Vorsteuer 19 Prozent 602,09 Euro
Konto 1800 Privatentnahme 2.245,76 Euro
Konto 1890 Privateinlage 80,00 Euro
an
1200 Bank 6.292,20 Euro.

Ausgaben

Die Ausgaben, welche der Unternehmer oder Freiberufler bar oder mit seiner privaten Kreditkarte während des Seminars bezahlt, werden als Privateinlagen verbucht. Ausnahme ist, wenn der Reisende diese Kosten in seiner Reisekostenabrechnung aufführt und sich auszahlen lässt.
Bezahlt der Reisende auch die Verpflegung mit seiner privaten Kreditkarte, kann er entweder die tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen oder, wie in unserem Beispiel, die Pauschalbeträge in Anspruch nehmen.

Seminar

Findet das Seminar im Ausland statt, ist die Umsatzsteuerregelung zu beachten. Bei Fragen zu diesem Thema kontaktieren Sie Ihren Steuerberater. In der Regel ist die Umsatzsteuer im Ausland bei der Reisekostenabrechnung nicht zu berücksichtigen. Nutzt der Freiberufler oder Unternehmen das Flugzeug als Transportmittel, ist auch hier die Umsatzsteuer zu beachten. Viele Fluggesellschaften nutzen § 26 Abs. 3 UStG und die darin enthaltene Steuerbefreiung.