Wie alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens müssen auch die an den Reisenden ausbezahlten Reisekosten als Ausgaben verbucht werden. Die Buchungen vorzunehmen, bedeutet für Buchhalter keine Schwierigkeit.

Beim Standardkontenrahmen SKR 03 finden sich die Sachkonten in der Gruppe 4:

Reisekosten Unternehmer Konto 4670
mit den Unterkonten Konto 4672 Nicht abziehbarer Anteil
Konto 4673 Fahrtkosten
Konto 4674 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4676 Übernachtung und Reisenebenkosten

und für Arbeitnehmer Konto 4660
mit den Unterkonten Konto 4663 Fahrtkosten
Konto 4664 Verpflegung Mehraufwand
Konto 4666 Übernachtung und Reisenebenkosten
Konto 4668 Kilometer-Erstattung.

Sachkonten

Die Kosten werden auf den Sachkonten im Soll gebucht, die Auszahlung entweder bar (Kasse Konto 1000) oder per Überweisung (Bank Konto 1200) im Haben. Viele Unternehmen verfügen über verschiedene Banken, deren Konten Unterkonten zum Konto 1200 darstellen.
Nutzt der Unternehmer die Geschäftsreise für einen anschließenden Kurzurlaub, kann er nur die Kosten in die Reisekostenabrechnung eintragen, die ihm während seines dienstlichen Aufenthaltes entstanden sind. Die Fahrtkosten sind dementsprechend aufzuteilen, je nachdem welcher Anteil der geschäftliche und welcher Anteil dem privaten Bereich zugeordnet werden kann.

Hotel

Bleibt der Reisende während seines privaten Aufenthalts im selben Hotel oder Gasthof wohnen, trägt er die Übernachtungspauschale oder die tatsächlich entstandenen Kosten für die Zeit seines geschäftlichen Aufenthalts in die Reisekostenabrechnung ein. Idealerweise lässt er sich für seinen geschäftlichen Aufenthalt im Hotel eine separate Rechnung ausstellen. Dabei beachtet er, dass die reinen Übernachtungskosten separat ausgewiesen werden, auch wenn das Frühstück im Preis inbegriffen ist. Das Frühstück zählt zu den Verpflegungskosten und ist mit einem Umsatzsteuersatz von 19 Prozent behaftet. Die reine Übernachtung dagegen nur mit einer siebenprozentigen Umsatzsteuer.

Privatkonten

Gibt es für den Hotelaufenthalt nur eine Rechnung, ist der private auf das Konto Privatentnahmen (Konto 1800) zu buchen. Dem Reisenden ist es gestattet, für den Aufenthalt im Hotel und dem Mehraufwand für Verpflegung die Abrechnung anhand der Pauschbeträge zu gestalten. Die ihm entstandenen Mehrkosten, die sich aus der Differenz der tatsächlich entstandenen Kosten und dem Pauschbeträgen ergibt, kann er als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Kurzurlaub

Auch Arbeitnehmer können einen Kurzurlaub an eine Dienstreise anhängen, wenn dies mit dem Arbeitgeber im Vorfeld besprochen wurde. Auch hier gilt die Trennung zwischen dienstlichem und privatem Aufenthalt. Dies bedeutet, der Arbeitnehmer kann, wie der Unternehmer auch, den dienstlichen Aufenthalt mit den steuerfreien Pauschalsätzen abrechnen und die Mehrkosten, die sich aus der Differenz zwischen Pauschalsatz und tatsächlich entstandenen Kosten ergibt, als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.