Wenn Mahlzeiten im Beförderungspreis enthalten sind

Die Regeln der Reisekostenabrechnung unterscheiden klar zwischen Fahrtkosten und Kosten für den Verpflegungsmehraufwand, wenn es sich um eine Dienst- oder Geschäftsreise handelt. Diese Abgrenzung lässt sich für den Reisenden schwer einhalten, wenn er beispielsweise mit Flugzeug zum Bestimmungsort unterwegs ist. Bei längeren Flugreisen bieten die Luftfrachtführer in der Regel Mahlzeiten an. Bei einigen Fluggesellschaften sind diese Mahlzeiten im Preis für das Flugticket enthalten, bei anderen Airlines entstehen für die Mahlzeiten extra Kosten.

Flugticket

Wenn der Reisende für seine Mahlzeiten extra bezahlen muss, ist die Abgrenzung zu den Fahrtkosten, in diesem Fall den Kosten für das Flugticket, vollzogen. Die Kosten für das Flugticket gehören in den Bereich Fahrtkosten; die Ausgaben für die Mahlzeiten an Bord zu den Verpflegungsaufwendungen.

Bewirtung

Anders sieht es aus, wenn die Bewirtung im Flugticket oder der Schiffspassage enthalten ist. Diese Bewirtungskosten gehören zu den Kosten, die der Arbeitgeber dem Reisenden unentgeltlich zur Verfügung stellt. Dies ist der Fall, wenn das Ticket für den Flug oder der Schiffsreise vom Arbeitgeber bezahlt oder aufgrund einer Reisekostenabrechnung erstattet wird. So sieht es der Reisekostenerlass vom 24. Oktober 2015, den das Bundesfinanzministerium geschaffen hat.

Brot

Werden die Bewirtungskosten vom Arbeitgeber bezahlt gilt dies, als wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten dem Arbeitnehmer unentgeltlich zur Verfügung gestellt hat. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Kuchen, Obst oder belegte Brote oder Brötchen handelt. Selbst ein Snack, den der Reisende an Bord eines Flugzeugs, an Deck eines Schiffes oder im Zug erhält und den er nicht selbst bezahlen muss, führt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale. Unerheblich ist auch der Zeitpunkt, wann der Imbiss angeboten wird. Die Einordnung, ob der Imbiss als Alternative oder anstelle einer Mahlzeit verzehrt wird, gilt als Maßstab, ob es zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale kommt oder nicht.

Fahrpreis

Es ist auch nicht relevant, ob der Reisende die im Fahrpreis enthaltenen Mahlzeiten zu sich nimmt oder nicht. Solange sie im Fahrpreis enthalten sind, das Ticket auf den Arbeitgeber ausgestellt und von diesem bezahlt ist oder anhand der Reisekostenabrechnung bezahlt wird, gelten sie als unentgeltlich zur Verfügung gestellte Verpflegung. Diese kostenfreie Bewirtung führt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale. Keine Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten abbestellt. Auch wenn der Reisende die Kosten für die Mahlzeiten selbst übernimmt, kann er die tägliche Verpflegungspauschale in Anwendung bringen.

Mahlzeiten

Allerdings sagt das Bundesfinanzministerium mit dem Reisekostenerlass vom 24. Oktober 2014 auch, dass es sich bei Ausgabe von Essensmarken noch nicht um eine Bewirtung handelt. Essensmarken gewähren dem Reisenden lediglich eine verbilligte Mahlzeit, nicht aber eine kostenfreie.