Nicht alle Kosten, die während einer Dienst- oder Geschäftsreise anfallen, sind auch als Reisekosten absetzbar. Diese Ausgaben fallen weder unter Fahrtkosten noch unter die Aufwendungen für Verpflegung und Übernachtung. Die Rubrik Reisenebenkosten bietet sich für solche Kosten an, doch auch hier gibt es Grenzen.
Keine Anwendung finden bei den Reisenebenkosten nach § 10 Abs. 1 BRKG
1. Die Reiseausstattung in Form von Reisegepäckstücken.
2. Trinkgelder und Gastgeschenke
3. Kosten für die Aufbewahrung der Garderobe. Ausnahme ist, wenn der Reisende aus beruflichen Gründen an einem Kongress, Tagung oder Seminar teilnimmt.
4. Auch wenn Reisende im Ausland gerne wissen wollen, was in der Heimat geschieht, die Tageszeitung müssen sie aus eigener Tasche bezahlen. Das gilt auch für Landkarten und Stadtpläne.
5. Werden dem Reisenden während seiner Reise Bußgelder oder Verwarnungsgelder auferlegt, gehören diese in keinem Fall in die Reisekostenabrechnung.
6. Manche Reisenden nehmen auf längere Geschäftsreisen, die ins Ausland führen, ihre Familienangehörigen mit. Die Kosten für Kinderbetreuung oder für die Betreuung von Haustieren sind private Kosten, die nicht zur Reisekostenabrechnung zählen. Das gilt auch, wenn eines der Familienmitglieder pflegebedürftig ist.
7. In der Regel muss der Reisende die Kosten, welche für zusätzliche Reiseversicherungen anfallen, selbst bezahlen. Dazu gehören Auslandskrankenversicherung, Reisehaftpflicht- und Reiseunfallversicherung ebenso wie eine Reiserücktrittsversicherung.
8. Die Jahresgebühr für Kreditkarten wird in jedem Fall fällig, auch wenn der Inhaber nicht auf Reisen geht. Aus diesem Grund ist die Gebühr nicht als Reisekosten zu werten.
9. Wird der Reisende während seiner Dienst- oder Geschäftsreise krank und braucht medizinische Hilfe, muss er für die entstehenden Kosten für ärztliche Hilfe und Medikamente selbst aufkommen.
10. Auch wenn bei Reisen oft Gepäckstücke oder deren Inhalt beschädigt werden, gehört die Reinigung nicht zu den Reisekosten. Dies ist ebenfalls der Fall, wenn der Koffer verlorengeht und Ersatz notwendig wird. Auch auf diese Kosten bleibt der Reisende sitzen. Diese Regelung gilt nur für Reisen im Inland; bei Auslandsreisen gehören diese Kosten in die Reisekostenabrechnung. Welche Kosten dies sind, darüber informiert Sie Ihr Steuerberater.
Bei beschädigten oder verlorengegangenen Gepäckstücken, deren Schaden entstand, als sie sich in der Obhut des Luftfrachtführers befanden, greift in der Regel das Montrealer Übereinkommen oder das Warschauer Abkommen in Bezug auf Schadenersatz.
11. Auch die Kurtaxe gehört nicht in die Reisekosten.
12. Personen, die sich auf Dienst- oder Geschäftsreise ins Ausland begeben, beherrschen in der Regel die erforderliche Landessprache, in jedem Fall verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift. Wer sich eines Dolmetschers bedient, muss die Kosten selbst tragen. Das gilt auch für einen Gebärdendolmetscher.
