Die Erstattung der Reisekostenabrechnung durch den Arbeitgeber ist sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Dies gilt für die Kosten, welche auch bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abzugsfähig sind. In der Regel sind die Pauschalbeträge. Rechnet der Arbeitnehmer seine Reisekosten anhand der Belege ab und sind die Aufwendungen damit höher als die Pauschalbeträge, kann der Arbeitgeber diese Kosten ebenfalls erstatten. Die Mehrkosten, also die Kosten, welche über den Pauschalbeträgen liegen, gehören in diesem Fall zum Arbeitslohn und werden steuer- und sozialpflichtig.
Aufwendungen
Erstattet der Arbeitgeber geringere Aufwendungen, als es die Pauschalbeträge vorsehen, kann der Arbeitnehmer die Differenz zwischen den Pauschalbeträgen und der tatsächlichen Erstattung als Werbungskosten bei seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Nutzt der Arbeitnehmer für die Dienstreise sein privates Fahrzeug, müssen die Aufwendungen für die tatsächlichen Fahrtkosten ersichtlich sein. Tankbelege, Rechnungen für Reparaturen sind der Reisekostenabrechnung beizufügen. Der Arbeitgeber muss diese Belege zum Lohnkonto legen und aufbewahren. Rechnet der Arbeitnehmer die Fahrtkosten nach der Kilometerpauschale ab, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet zu überprüfen, ob die erstatteten Fahrtkosten zu einer Besteuerung führen können. Der aktuelle pauschale Kilometersatz beträgt für ein Auto je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro.
Bahn
Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel wie Bahn kann der Arbeitnehmer entweder die tatsächlichen Kosten für die Fahrkarte abrechnen oder sich der Pauschale von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer bedienen. In der Regel übernimmt der Arbeitgeber auch die bei der Reise anfallenden Kosten für die Übernachtung und Verpflegung. Besonders bei der Übernachtung ist bei der Hotelrechnung auf eine separate Aufführung der Kosten für das Frühstück zu achten. Das liegt daran, dass einerseits die Übernachtungskosten eine separate Rubrik auf der Reisekostenabrechnung sind und andererseits am Umsatzsteuersatz, der bei reinen Übernachtungen sieben Prozent beträgt. Das Frühstück hingegen gehört zur Verpflegung, in diesen Kosten sind 19 Prozent Umsatzsteuer enthalten.
60 Cent
Bezahlt der Arbeitgeber für die normalen Mahlzeiten und Getränke bis zu 60 Euro brutto (incl. USt.), muss er diese Kosten als Sachwertbezug erfassen und dem Arbeitslohn zuführen. Diese Kosten kommen zum üblichen Gehalt hinzu und sind sowohl steuer- als auch sozialpflichtig. Für den Zuschlag nimmt der Arbeitgeber als Basis den amtlichen Sachbezugswerg, der für ein Frühstück 1,63 Euro und für Mittag- und Abendessen mit jeweils 3,00 Euro je Kalendertag berechnet wird. Erstattet der Arbeitgeber zum Sachwertbezug die Pauschalen für Verpflegung, sind diese in der Höhe des Sachwertbezugs zu kürzen. Zur vom Arbeitgeber zu erstattenden Reisekosten zählen auch die Übernachtungskosten, allerdings ohne Mahlzeiten.
Gesetz
Der Gesetzgeber geht von einer dienstlich veranlassten Reisetätigkeit aus, wenn der Arbeitgeber die Aufwendungen ersetzt.
