Auch wenn wir schon öfters über die abrechenbaren Kosten bei der Reisekostenabrechnung gesprochen haben, möchten wir nicht versäumen, diese nochmals gesondert aufzuführen. Jede Reise ist mit Kosten verbunden, das verhält sich auch bei einer Dienstreise oder Geschäftsreise nicht anders. Es fallen Fahrtkosten für Transportmöglichkeiten an, die den Reisenden von seiner ersten Tätigkeitsstelle zum Zielort bringen. Auch für die Verpflegung ist ein Mehraufwand notwendig ebenso wie die Ausgaben für Übernachtungen, wenn es sich um mehrtägige Dienst- oder Geschäftsreisen handelt. Dazu kommen noch Ausgaben, die nicht unter die Rubriken Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten fallen.

Zielort

Eine Dienst- oder Geschäftsreise ist eine aus beruflichen Gründen notwendige oder veranlasste Tätigkeit, die nicht im ersten Tätigkeitsbetrieb stattfindet. Um zum Zielort zu gelangen, muss sich der Reisende einem Verkehrsmittel bedienen. Er kann mit seinem privaten Fahrzeug die Reise bewältigen oder mit einem Geschäftswagen, wenn der Betrieb Fahrzeuge als Sachvermögen unterhält. Auch die Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie der Bahn ist möglich. Ist der Zielort weit entfernt oder gar in Übersee nutzen Reisende das Flugzeug, das zu den schnellsten und effektivsten Beförderungsmitteln zählt.

Fahrt mit privatem Fahrzeug

Für die Fahrt mit dem privaten Fahrzeug ist es notwendig, die gefahrenen Kilometer zu notieren. Dafür eignet sich eine „Art Fahrtenbuch“, in dem der Reisende den Kilometerstand vor Reiseantritt und bei seiner Rückkehr notiert. Tankbelege und Rechnungen für unvorhergesehene Reparaturen sind aufzubewahren und der Reisekostenabrechnung beizufügen. Nutzt der Reisende öffentliche Verkehrsmittel, ist die Fahrkarte oder das Flugticket der Beleg für die Kosten.

Dienstreisen

Bei mehrtägigen Dienst- und Geschäftsreisen fallen Kosten für Übernachtungen an. Die Rechnungen von Hotels, Gasthäuser oder Pensionen beinhalten in der Regel Übernachtung und Frühstück. Halb- oder Vollpension kommt bei Dienst- oder Geschäftsreisen fast gar nicht vor. Bei der Rechnung ist darauf zu achten, dass die reine Übernachtung und das Frühstück zwei verschiedene Positionen sind, da die reine Übernachtung einen Umsatzsteuersatz von sieben Prozent hat, das Frühstück von 19 Prozent.

Nebenkosten

Kommen wir zu den Reisenebenkosten, welche der Gesetzgeber aufwendig gestaltet hat. Abzugsfähig sind die Kosten für die Kommunikation, wie Telefon, Porto oder die Kosten für die Nutzung des Internets. Auch Parkgebühren und die Kosten für einen Garagen- oder Stellplatz sowie Mautgebühren gehören auf die Reisekostenabrechnung. Weitere abzugsfähige Reisenebenkosten sind Schließfachkosten, Kosten für das Gepäck, dessen Aufbewahrung und die entsprechende Versicherung.

Reisepass

Bei Auslandsreisen können Reisende ebenfalls die Kosten für den Reisepass, das notwendige Lichtbild sowie die Gebühren für das Visa und den notwendigen Impfungen einfordern. Weitere abzugsfähige Reisenebenkosten finden Sie im § 10 Abs. 1 BRKG).