Unternehmer, die nach ihrer Geschäftsreise einen Kurzurlaub dranhängen, kürzen ihre Reisekostenabrechnung entsprechend. Wie sieht es aus, wenn ein Arbeitnehmer seine Dienstreise mit einem Kurzurlaub oder verlängerten Wochenende kombiniert. Wie die Abrechnung der Fahrtkosten erfolgen soll, hängt vom Grund der Dienstreise ab. Reist der Mitarbeiter auf Anweisung des Arbeitgebers zum Kunden, Lieferanten oder einer Niederlassung oder nimmt er an einem Seminar teil, das für ihn beruflich so wichtig ist, dass er dafür eine Reise in Kauf nimmt.
Arbeitgeber
Für die Geschäftsreise übernimmt der Arbeitgeber anhand der Reisekostenabrechnung die Kosten, die während der Reisetätigkeit angefallen sind. Bei einem Fortbildungsseminar kann der Arbeitnehmer wählen. Besucht er die Fortbildungsmaßnahme aufgrund der Aufforderung seines Arbeitgebers, kann er die Kosten mit dem Arbeitgeber abrechnen. Er kann aber auch für die Abrechnung mit dem Arbeitgeber die Pauschalberträge wählen und die Differenz zu den tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.
Arbeitnehmer
Auch Arbeitnehmer werden von ihren Arbeitgebern auf Dienstreisen geschickt, oft an Orten, an denen es sich lohnt, einige Urlaubstage dranzuhängen. Bei Reisen, die sowohl dienstlicher als auch privater Natur sind, spricht man von sogenannten Mischreisen. Nehmen wir an, der Arbeitnehmer muss dienstlich nach Miami reisen. Miami bietet sich für einen Kurzurlaub hervorragend an. Die Kosten für den Hin- und Rückflug kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anhand der Reisekostenabrechnung vollständig erstatten. Diese Erstattung ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Eine Aufteilung der Flugkosten ist nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs nicht notwendig. Der Arbeitnehmer hätte auch bei einer reinen Dienstreise den Hin- und Rückflug benötigt, um einerseits nach Miami zu gelangen und andererseits wieder zurück nach Deutschland zu kommen. Der Arbeitgeber ist weiterhin nicht verpflichtet, seinen Arbeitnehmer zu kontrollieren, ob er seine geschäftlichen Termine vor seinem Urlaub oder erst danach wahrgenommen hat.
Übernachtung
Anders sieht bei der Übernachtung aus. Nehmen wir weiter an, der Arbeitnehmer bleibt weiterhin im selben Hotel in Miami wohnen. Für die Zeit, die er auf Dienstreise ist, kann er die Übernachtungskosten entweder die tatsächlich angefallenen Kosten oder die Pauschalbeträge mit der Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber einfordern. Für die Zeit, in der er sich aus privaten Gründen (Urlaub) im Hotel aufgehalten hat, muss er selber aufkommen. Für die Abrechnung bedeutet dies, die Tage, in denen er für seinen Arbeitgeber unterwegs war, kommen auf die Reisekostenabrechnung. Die anderen Tage bezahlt der Arbeitnehmer entweder direkt im Hotel oder bei seinem Arbeitgeber. Sinnvoll ist es, wenn sich der Arbeitnehmer für seine Dienstreise eine separate Rechnung ausstellen lässt und seinen Privataufenthalt mit privater Kreditkarte bezahlt.
