Die gesetzlichen Anforderungen an eine Reisekostenabrechnung haben sich 2015 verändert. Dies betrifft hauptsächlich die Grundlagen der Abrechnung sowie die Pauschalbeträge für die Verpflegung während der Dienst- oder Geschäftsreise. Die Reisekostenabrechnung ist ein Teil des deutschen Steuerrechts, das für die Reisekostenabrechnung alle Ausgaben ansieht, die während der Dienst- oder Geschäftsreise anfallen. In der Regel setzt sich die Reisekostenabrechnung aus Fahrtkosten, Verpflegungspauschale (Mehraufwand für Verpflegung), Übernachtungskosten sowie den Reisenebenkosten zusammen.

Kundenbesuche

Die Reisekostenabrechnung hat den steuerlichen Begriff erste Tätigkeitsstätte übernommen. Wird der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zu Kundenbesuchen oder zu Besprechungen mit Lieferanten auf Reisen geschickt, dann unternimmt der der Arbeitnehmer eine Dienstreise. Reisen Unternehmer selbst zu anderen Geschäftspartnern handelt es sich um eine Geschäftsreise. Für die Reisekostenabrechnung macht dies allerdings keinen Unterschied.

Reisende

Nutzt der Reisende sein privates Fahrzeug, kann er je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro als Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung eintragen. Sinnvoll ist es, vor Reiseantritt den aktuellen Kilometerstand mit Datum und Uhrzeit auf das Formular einzutragen und am Ende der Reise den neuen Kilometerstand, ebenfalls mit Datum und eventuell auch mit Uhrzeit anzugeben.

Übernachtung

Für den Arbeitnehmer fallen während einer mehrtägigen Dienstreise Übernachtungskosten an. Er kann die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung als Reisekosten eintragen oder aber die steuerfreien Pauschalbeträge. Die Differenz zwischen den Pauschalbeträgen und den tatsächlichen Kosten kann er als Werbungskosten bei seiner Einkommenssteuererklärung in Abzug bringen. Mit Übernachtungskosten sind die reinen Kosten für die Übernachtung gemeint, ohne Minibar, TV oder Parkmöglichkeit für den Pkw. Wichtig ist, dass er bei der Rechnung darauf achtet, dass das Frühstück separat ausgewiesen wird wie auch die Kosten für Minibar oder TV. Dies ist wichtig, weil die reine Übernachtung einen Umsatzsteuersatz von sieben Prozent beinhaltet. Frühstück und andere Mahlzeiten sowie ein weitergehender Service des Hotels schlagen mit 19 Prozent Umsatzsteuer zu Buche.

Verpflegung

Für die Verpflegung während einer Dienstreise gibt es ebenfalls steuerfreie Pauschalbeträge. Bis Ende 2013 waren es drei verschiedene Bereiche, seit 2014 sind es noch zwei Bereiche. Bei einer Abwesenheit über acht Stunden kommt eine Verpflegungspauschale von 12 Euro zur Anwendung, bei einer Abwesenheit mehr als 24 Stunden kann der Arbeitnehmer 24 Euro pro Tag eintragen. Die Zeitfenster über acht Stunden und mehr als 24 Stunden sind ebenfalls für Reisen ins Ausland relevant. Die Tagespauschale für Verpflegung richtet sich nach dem Land, was unterschiedliche Pauschbeträge für Verpflegung sowie Übernachtung mit sich bringt.

Quittungen

Bei den Reisenebenkosten ist das Sammeln von Belegen wichtig, da diese nur aufgrund von Quittungen aufgeführt werden können. Ist kein Beleg vorhanden, kann sich der Arbeitnehmer oder Unternehmer mit einem Eigenbeleg behelfen.