Unternehmer, die ihre Kunden besuchen, kommen in der Regel auch für die Ausgaben der Kunden auf. Dies bedeutet, sie bezahlen das geschäftliche Abendessen oder laden den Kunden mit Ehepartner ins Konzert, der Oper oder Musical ein. Es gibt aber auch Kunden, die für ihre Lieferanten die Reisekosten übernehmen. Damit sie diese Kosten als Betriebsausgaben verbuchen können, brauchen sie Belege. Der Unternehmer sollte auf keinen Fall die Originalbelege herausgeben, sondern diese Auslagen in der Rechnung angeben. Er kann, wenn der Kunde es fordert, die Originale kopieren und ihm die Kopien überlassen.
Ausland
Führt den Unternehmer die Geschäftsreise ins Ausland, muss er seine Reisekostenabrechnung sehr sorgfältig erstellen. Das Finanzamt prüft ganz penibel die Auslandsreisen der Unternehmer, hauptsächlich, ob ihn ein beruflicher Anlass ins Ausland führte oder ob es sich vielmehr um eine Urlaubsreise handelt. Die Prüfung wird umso genauer, wenn es sich um gemischte Reisen handelt, dies bedeutet, der Unternehmer hängt an die Geschäftsreise noch einige Urlaubstage an. Es ist deshalb von großer Bedeutung, dass Unternehmer alle Belege gewissenhaft aufbewahren, um sie dem Finanzamt, wenn diese Belege anfordert, komplett vorlegen zu können.
Formulare
Unternehmer dokumentieren ihre Geschäftsreisen zeitnah auf einem Reisekostenformular. Sie tragen auch die Termine ihrer Reisen und ihre Gesprächspartner in ihren Terminplaner ein, damit sie, wenn das Finanzamt nachforscht, die Daten zur Hand haben. Alle Belege bewahren sie auf, auch wenn diese keine Umsatzsteuer ausweisen oder, wenn der Unternehmer im Ausland war, eine andere Währung beinhalten.
Um die Reise vor dem Finanzamt zu dokumentieren sind folgende Belege aufzubewahren:
1. Fahrscheine für Flugzeug, Bus, U-Bahn, Zug
2. Tankbelege
3. Quittungen, wenn Taxifahrten notwendig waren
4. Abrechnung der Telefonkosten
5. Hotelrechnungen, welche die Übernachtungskosten dokumentieren
6. Alle Belege, welche zu den Reisenebenkosten zählen wie Parkgebühren, Gepäcktransport, Reinigung und Bügeln der Kleidung
7. Belege über Service-Pauschalen
8. Alle Rechnungen, Quittungen und andere Belege, welche die Verpflegungskosten dokumentieren
9. Restaurant-Rechnungen, wenn Unternehmer mit Kunden essen gehen. Hier sind die Angaben der eingeladenen Personen ebenso notwendig sowie das Verhältnis zwischen den Personen und dem Unternehmer und der Grund des Essens. Das gilt auch für Eintrittskarten.
10. Über die gegebenen Trinkgelder kann der Unternehmer Eigenbelege ausstellen.
11. E-Mail-Korrespondenz, die mit dem Kundenbesuch in Verbindung steht
12. Beim Kundenbesuch abgeschlossene Verträge, schriftlich festgehaltene Absprachen.
Seminare und Fortbildungen
Nimmt der Unternehmer im Ausland an einem geschäftlich wichtigen Seminar oder einer Fortbildung teil, sind die Seminarbescheinigungen sowie die Seminarunterlagen und die Teilnehmerliste aufzubewahren. Wer seine Belege in einem Ordner ablegt, kann jederzeit dem Finanzamt die geforderten Belege vorzeigen.
