Wenn Unternehmer und Arbeitnehmer eine Geschäfts- und Dienstreise antreten, machen sie zwar dasselbe und auch die Pauschalen sind identisch, dennoch können Unternehmer mehr Kosten als Reisekosten verbuchen als der Arbeitnehmer. Die Verpflegungspauschalen von 12 Euro für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden sowie 24 Euro für die Abwesenheit ab 24 Stunden unterscheiden sich nicht. Der Unternehmer kann die tatsächlich entstanden Kosten für die Übernachtung in vollem Umfang bei den Betriebsausgaben verbuchen. Für den vollständigen Abzug dieser Kosten muss er die entsprechenden Belege seiner Reisekostenabrechnung beifügen. Die Pauschale, für die er keine Belege beibringen muss, ist mit der Pauschale für Arbeitnehmer identisch und beträgt 20 Euro pro Nacht. Arbeitnehmer können die Pauschale nur in Anspruch nehmen, wenn der Arbeitgeber diese Abrechnungsform gestattet.
Sammelposten
Der Unternehmer kann in einem Sammelposten den Gepäcktransport, angefallene Parkgebühren, Kommunikationskosten, Schuhputzservice, Reinigen der Kleidung und Bügeln derselben sowie die Transportkosten, welche für den Weg zwischen Bahnhof, Flughafen oder zum Kunden anfallen zusammenfassen.
Kosten
Wählt der Unternehmer für die Abrechnung der Verpflegungskosten die Pauschalbeträge, dann muss er das Frühstück aus den Übernachtungskosten heraus rechnen und zwar in tatsächlicher Höhe. Die Reisenebenkosten und Service-Pauschale kann er ansonsten voll als Betriebsausgaben verbuchen, sofern er für alle Dienste Einzelbelege beibringt.
Service Pauschale
Wichtig ist, dass Unternehmer aus der Service-Pauschale die Dinge heraus rechnen, die rein private Leistungen sind. Dazu gehören Telefonate mit der Familie oder Freunden, Minibar, Pay-TV, Sauna, Massagen oder Nutzung des Fitnessraumes im Hotel. Dies ist wichtig, weil das Finanzamt die gesamte Service-Pauschale als private Leistung ansieht, wenn die einzelnen Posten nicht ermittelbar sind.
Hotelrechnung
Gibt es auf der Hotelrechnung nur einen Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung, ist die Verpflegung anhand der entsprechenden gesetzlichen Vorgaben aus dem Gesamtpreis heraus zu rechnen. Das Frühstück entspricht etwa 4,80 Euro oder 20 Prozent; Mittag- und Abendessen sind mit 40 Prozent oder je 9,60 Euro anzusetzen. Diese Beträge werden entsprechend von den im Gesamtpreis enthaltenen Gesamtleistungen abgezogen. Diese Kürzungen sind bezogen auf einen Tag und können maximal auf eine Verpflegungspauschale von 0 Euro gekürzt werden.
Vorsteuer
Die Vorsteuer darf der Unternehmer aus den tatsächlich entstandenen Kosten für Übernachtung und Verpflegung ansetzen. Wie hoch die Vorsteuer ist und welchen Prozentsatz welche Positionen enthalten, ist aus der Hotelrechnung zu bestimmen. Grundsätzlich beinhalten die Kosten für die reine Übernachtung sieben Prozent Umsatzsteuer; alle weiteren Positionen 19 Prozent. Allerdings muss das Hotel oder der Gasthof nur dann die Umsatzsteuer separat ausweisen, wenn der Rechnungsbetrag 150,00 Euro überschreitet.
