Welche Belege müssen der Abrechnung beigefügt werden

Ob Arbeitnehmer oder Unternehmer, wenn beide auf Dienst- oder Geschäftsreise sind, müssen sie alle Belege sammeln. Unternehmer geben ihre „gesammelten Werke“ mit ihrer Reisekostenabrechnung in die Buchhaltung, welche entsprechende Buchungen vornimmt. In der Regel legt das Sekretariat oder die Buchhaltung einen separaten Ordner an, in dem sich alle Belege für jede vom Unternehmen angetretenen Reise befinden.

Pauschalbeträge

Auch Arbeitnehmer erstellen eine Reisekostenabrechnung. Sie wählen entweder die Pauschalbeträge, die für sie steuerfrei sind. In der Regel ist es nicht notwendig, bei einer pauschalen Abrechnung Belege beizufügen. Diese sind notwendig, wenn der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten abrechnet und vom Arbeitgeber auch erstattet bekommt. Der Nachteil liegt darin, dass der Arbeitgeber die Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten des Arbeitnehmers zusammenrechnen kann. Die Summe, die sich aus der Differenz der Summen der Pauschbeträge und der tatsächlichen Kosten ergibt, schlägt der Arbeitgeber auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Lohnsteuer erhöht sich ebenso wie die sozialen Abgaben (Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung sowie Arbeitslosenversicherung). Besser ist es, wenn der Arbeitnehmer bei seiner Reisekostenabrechnung die Pauschalbeträge nutzt und die Differenz als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung definiert. Für die Einkommenssteuererklärung sind Kopien der Belege, Rechnungen und Quittungen über die Kosten notwendig, die während der Dienstreise angefallen sind. Auch eine Kopie der Reisekostenabrechnung ist sinnvoll, damit das Finanzamt die Differenz selbst berechnen kann.

Finanzamt

Der Arbeitgeber hat allerdings die Möglichkeit, mit dem Betriebsstätten-Finanzamt eine Pauschalbesteuerung zu einem bestimmten Steuersatz zu vereinbaren (§ 40 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG).

Terminkalender

Menschen machen Fehler und ein Fehler kann auch bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung dem Aussteller unterlaufen. Deshalb ist es von Bedeutung, dass der Reisende seine Abrechnung nach Ausstellung nochmals anhand der Belege, des Terminkalenders oder, wenn er die Pauschalbeträge wählt, die Zeiten und Höhe der Beträge abgleicht. Dies ist umso wichtiger, weil eine Reisekostenabrechnung mit falschen Angaben, vom Aussteller unterschrieben, zu Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen kann. Ist der Arbeitgeber der Meinung, dass die Reisekostenabrechnung manipuliert wurde und die falschen Angaben mit voller Absicht gemacht wurden, kann er den Aussteller auch fristlos kündigen.

Ausgaben

Grund dafür ist nicht nur der Vertrauensbruch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern auch die Tatsache, dass manipulierte und falsche Reisekostenabrechnungen das Unternehmen finanziell schädigen und der Arbeitnehmer einen finanziellen Vorteil aus der Dienstreise ziehen wollen. Wenn Arbeitnehmer reisen, sollten sie ihre Reisekostenabrechnung umgehend nach ihrer Rückkehr erledigen und, auch wenn sie pauschal abrechnen, die Belege in Kopie beifügen. Es empfiehlt sich, während der Reise Begebenheiten zu notieren, die zu Ausgaben führten.