Weisen Arbeitgeber Arbeitnehmer an, eine Dienstreise anzutreten, erstatten sie in der Regel die Reisekosten. Üblicherweise bedienen sich Arbeitnehmer bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung den steuerfreien Pauschalbeträgen, die jedoch in den meisten Fällen die tatsächlich angefallenen Kosten nicht decken. Arbeitnehmer können die Differenz, die sich aus den tatsächlichen Kosten und den Pauschalbeträgen ergibt, bis zur steuerlich festgelegten Grenze als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. Sofern der vom Gesetzgeber festgelegte Betrag für die Werbungskosten überschritten wird, senkt sich das zu versteuernde Einkommen des Arbeitgebers und damit seine Steuerlast. Die Steuerlast hängt von der Steuerklasse des Arbeitnehmers ab.

Reisekosten

Um dem Finanzamt glaubhaft darzustellen, dass der Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten erstattet hat, sind alle Belege, auch die Reisekostenabrechnung sowie der Beleg oder Bankauszug, auf dem die Erstattung des Arbeitgebers zu ersehen ist, aufzubewahren und mit der Steuererklärung abzugeben. Geben Sie dem Finanzamt ausschließlich Kopien, denn viele Finanzämter senden die Unterlagen nicht mehr zurück.

Dienstreisen

Im Idealfall fertigt der Arbeitnehmer eine Liste an, die mit der Weisung des Arbeitgebers für die Dienstreise beginnt. Wichtig sind Details wie die mitreisenden Kollegen, Wegstrecken und andere, wichtige Informationen. Diese Liste sollte sich der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber unterschriftlich bestätigen lassen.

Werbungskosten

Ein Beispiel soll zeigen, wie die Geltendmachung der Reisekosten als Werbungskosten erfolgt. Nehmen wir an, Maria Mustermann geht auf Dienstreise und ihre Unkosten betragen 680,00 Euro. Ihr Arbeitgeber ist bereit, die Reise anteilig zu erstatten, und zwar in Höhe von 250,00 Euro. Nach Abrechnung mit ihrem Arbeitgeber verbleibt ein Eigenanteil von 430,00 Euro bei Maria Mustermann.

Maria Mustermann

 
Mit ihrer Einkommenssteuererklärung macht Maria Mustermann ihren Eigenanteil als Werbungskosten geltend. Sie hat aktuell einen Steuersatz von 38 Prozent (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Mit diesen Zahlen kann Maria Mustermann einfach die Erstattung durch das Finanzamt ausrechnen. Sie gibt 430,00 Euro in die Werbungskosten beim Finanzamt ein. Sie erhält 38 Prozent von 430,00 Euro, also einen Betrag in Höhe von 163,40 Euro erstattet. Auf die Reisekosten von 266,60 Euro bleibt Maria Mustermann sitzen.

Fazit

Fazit ist, der Arbeitnehmer steht finanziell besser da, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten ersetzt. Selbst bei einer Reisekostenabrechnung mit Pauschbeträgen bleibt in der Regel keine hohe Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten und den Pauschalbeträgen. Kleine Differenzen sind steuerlich nicht in dem Maße relevant, wie es beispielsweise in unserem Beispiel gezeigt wird. Für Arbeitnehmer sollte die Abrechnung der Reisekosten über Werbungkosten bei der Einkommenssteuererklärung nur eine Notlösung sein, da die Erstattung in ihrer Höhe vom Steuersatz der jeweiligen Steuerklasse abhängt.