Eine falsche oder manipulierte Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers ist ein Kündigungsgrund, der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeiter beim Verdacht und späteren Beweis einer Manipulation der Reisekostenabrechnung sogar fristlos kündigen. Manipulierte und falsche Reisekostenabrechnungen führen in der Regel zu einer finanziellen Belastung des Arbeitgebers.

Wissen

Auch wenn der Arbeitnehmer seine Reisekostenabrechnung nach bestem Wissen und Gewissen erstellt, kann es doch zu Fehlern kommen. Das liegt daran, dass sich viele Arbeitnehmer, hauptsächlich dann, wenn sie nur selten auf Dienstreise gehen, Irrtümern unterliegen. Über die Irrtümer, die bei einer Reisekostenabrechnung vorkommen können, wollen wir Sie hier informieren.

Formfrei

Keine Reisekostenabrechnung ist formfrei, sondern bedarf einer geordneten Aufstellung der Kosten, des Reisekostenvorschusses sowie das Datum der Erstellung und die Unterschrift des Verfassers. Entsprechende Formulare sind im Internet vorhanden, in der Regel auch beim Arbeitgeber. Diese Aussage ist ein Irrtum, denn der Gesetzgeber schreibt keine Form für die Reisekostenabrechnung vor, lediglich das Vorhandensein von entsprechenden Belegen. Auch eine Unterschrift ist nicht notwendig, damit die Reisekostenabrechnung gültig ist. Zu jeder Reisekostenabrechnung gehören die entsprechenden Belege, wenn der Reisende aus eigener Tasche Taxifahrt oder anderes bezahlt hat. Für die Pauschbeträge sind keine Belege notwendig, für alle weiteren, in der Reisekostenabrechnung enthaltenen Ausgaben, müssen die Belege beigefügt werden.

Dienstlich

Geschäfts- und Dienstreisen sind geschäftlicher und dienstlicher Natur. Die täglichen Fahrten von der eigenen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte gehört nicht in den Bereich Reisekostenabrechnung.

Restaurant

Bewirtet der Reisende während der Dienstreise Kunden oder Lieferanten, fordert er im Restaurant einen Beleg über die Bewirtungskosten an. Er ist nicht verpflichtet, auf der Quittung die Namen der bewirteten Personen anzugeben, sondern kann zum Restaurantbeleg einen separaten Beleg mit den eingeladenen Personen beifügen.

Übernachtung

Ein weiterer Irrtum ist, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen über die Reisekostenabrechnung dem Arbeitgeber zu erstatten. Dies ist nicht richtig, weil es keine gesetzliche Pflicht für den Arbeitgeber gibt, die Kosten für Übernachtung und Verpflegung seinem Arbeitnehmer zu erstatten. Erstattet der Arbeitgeber keine Pauschalbeträge, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese Kosten über die Werbungskosten bei ihrer Einkommenssteuererklärung geltend zu machen.

Kosten

Für alle Kosten sind Belege notwendig, ohne diese erfolgt keine Abrechnung. Dies ist nicht richtig, denn es steht dem Reisenden frei, über Ausgaben, für die er keinen Beleg erhält, einen Eigenbeleg zu erstellen. Bei Selbstständigen haben Eigenbelege allerdings einen Nachteil: Sie können keine Vorsteuer geltend machen.

Irrtum

Ein weiterer Irrtum kommt bei den Verpflegungspauschalen vor. Wird der Reisende zum Essen eingeladen, muss er seine Verpflegungspauschale kürzen. Richtig ist, dass der Gesetzgeber keine Kürzung der Verpflegungspauschale vorschreibt, wohl aber viele Arbeitgeber.