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Geschäftsreisen können genauso interessant wie anstrengend sein. In jedem Falle stellt sich jedoch eine Frage: Woher soll ich das Geld zur Verpflegung nehmen? Um dieses Problem zu klären, gibt es nun endlich Änderungen von Seiten des Staates: Die Reisekostenabrechnung hat eine Überarbeitung erfahren.

Was ist die Reisekostenabrechnung?

Man kann davon ausgehen, dass Geschäftsreisende auf der Reise mehr Geld benötigen, um sich selbst zu versorgen, als zuhause. Man nennt dies auch Verpflegungsmehraufwand. Aus diesem Grund gibt es die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Diese sind festgelegte Geldbeträge, die dem Reisenden von Arbeitgeber oder Staat ausgezahlt werden müssen, um ihm seine Kosten zu erstatten.

Wie hoch die erstattete Pauschale ist, ist abhängig davon, wie lange der Geschäftsreisende abwesend sind. Der kleinste ausgezahlte Geldbetrag beginnt bei einer Abwesenheit von acht Stunden. Die Erstattungen für Reisen ins Ausland weichen außerdem von der Verpflegungspauschale im Inland ab, denn es ist anzunehmen, dass auch die Kosten sich von Land zu Land unterscheiden. Die Reisekostenabrechnung wird auf einem Formular eingetragen, das entweder beim Arbeitgeber oder der Steuererklärung eingereicht werden kann.

Mit der Verpflegungspauschale bis 2019 waren viele Menschen sehr unzufrieden, da sie zu niedrig war und schon seit langer Zeit nicht mehr an die gewöhnlichen Kosten für die Selbstversorgung angepasst wurde. Deshalb nimmt das Bundesfinanzministerium, das für die Abrechnung zuständig ist, nun endlich Änderungen vor. Bereits am 15. November des Vorjahres wurde bekannt gegeben, dass es Neuerungen geben wird. Diese gelten seit dem ersten Januar 2020.

Wie verändert sich die Reisekostenabrechnung 2020?

Die Verpflegungspauschale im Inland wurde für 2020 erhöht. Wer zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs ist, erhält nun 14 Euro statt wie bisher 12 Euro erstattet. Das Gleiche gilt für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Geschäftsreise. Jeder Tag, den der Reisende vollständig unterwegs ist, beträgt die Verpflegungspauschale 2020 28 Euro statt 24 Euro. Die Verpflegungspauschale im Ausland wird an das entsprechende Land angepasst.

Für das Jahr 2020 wurde die Verpflegungspauschale im Ausland für mehr als vierzig Staaten erneuert. In vielen Ländern wurde sie erhöht – dazu gehören unter anderem zahlreiche osteuropäische Staaten, Israel, Malta sowie Japan mit der Ausnahme von Tokio. In der Türkei und der Ukraine hingegen ist die überarbeitete Verpflegungspauschale 2020 niedriger als zuvor. Unverändert bleibt die Pauschale in Ländern wie Großbritannien, Frankreich, der Schweiz und den Vereinigten Staaten.

Es gibt jedoch auch Kürzungen, die bei der Reisekostenabrechnung vorgenommen werden müssen. So werden die Pauschalen gekürzt, wenn der Arbeitgeber eine Übernachtung oder eine Mahlzeit bereits zur Verfügung gestellt hat oder sie von Dritten übernommen wird. Diese Kürzung beträgt bei einem Frühstück 20 Prozent, also 5,60 Euro, bei den beiden anderen Mahlzeiten kommen wir mit einer Kürzung von 40 Prozent auf 11,20 Euro.

2020 kommt als weitere Erneuerung die Einführung einer Pauschale für Berufskraftfahrer hinzu. Sie beträgt 8Euro für jeden Tag, den der Kraftfahrer unterwegs ist. So können nun beispielsweise die Kosten für Sanitärräume wie WCs und Duschen auf einer Raststätte gedeckt werden, die vorher vom Kraftfahrer selbst übernommen werden mussten. Die Verpflegungspauschale gilt für den Berufskraftfahrer genauso wie für alle anderen Arbeiter.

Die Reisekostenabrechnung 2020 an einem Beispiel

In diesem Beispiel machen Sie eine viertägige Geschäftsreise, Ihr Arbeitgeber bezahlt Ihnen jeden Tag der Übernachtungen das Frühstück in Ihrem Hotel sowie ein Geschäftsessen am zweiten Tag der Reise. Für den Anreisetag werden Ihnen 14 Euro erstattet, egal wann Sie losfahren und wie viele Stunden Sie unterwegs sind. Am Abreisetag müssen 5,60 Euro von dieser Pauschale abgezogen werden, da Sie das Frühstück bereits erstattet bekommen, Sie kommen so auf 8,40 Euro.

An den beiden anderen Tagen erhalten Sie jeweils 28 Euro Verpflegungspauschale, da Sie einen ganzen Tag unterwegs sind. Am zweiten Tag werden jedoch 11,20 Euro wegen des bereits gestellten Geschäftsessens abgezogen und der Betrag fällt auf 16,80 Euro.

Im Gesamten erreichen Sie mit dieser Reise 14 + 16,80 + 28 + 8,40 = 67,20 Euro.

Diese können Sie zur Reisekostenabrechnung in ein Formular eintragen und als Verpflegungspauschale geltend machen.

Bereits Mitte Dezember letzten Jahres standen die neuen Pauschalen für das Jahr 2017 in Sachen Verpflegungsmehraufwand fest. Selbstverständlich stellen wir Ihnen nachfolgend alle wichtigen und neuen Informationen im Nachgang zur Verfügung.

Pauschale

Die meisten Leute denken nach wie vor, dass der Verpflegungsmehraufwand nun die angefallenen Verpflegungskosten ersetzt. Dies kann man so allerdings nicht stehen lassen, denn es handelt sich bei dem Verpflegungsmehraufwand (wie das Wort ja auch bereits schon sagt) um Mehraufwendungen. Dabei wird jeweils zwischen zwei Pauschalen unterschieden:

1. Die erste Pauschale bezieht sich auf alle geschäftlichen Reisen, wenn sich der Betroffene über einen Zeitraum zwischen acht und vierundzwanzig Stunden außer Haus befunden hat bzw. am Tag der An-und Abreise auf sogenannten mehrtägigen Reisen. Dabei spielt es keine Rolle, ob derjenige beim An-und Abreisetag tatsächlich anwesend war. Nehmen wir an, die Reise beginnt um 21 Uhr, so kann der Mitarbeiter theoretisch die Pauschale für den kompletten Anreisetag nutzen.
2. Die zweite Pauschale ist für eine Anwesenheit, die den ganzen Tag, d.h. 24 Stunden andauert, konzipiert. Es handelt sich außerdem um mehrtätige Geschäftsreisen.

Tatsächliche Kosten

Generell müssen bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung stets die prägnanten Kalendertage, für die Berechnung zu Grunde gelegt werden. Wenn man also eine ganztägige Anwesenheit feststellen möchte, so muss man den Zeitraum zwischen 0-24 Uhr betrachten. Die Abrechnung von tatsächlichen Verpflegungskosten ist nicht umsetzbar und zwar auch dann nicht, wenn genaue Belege hierzu vorliegen. Es werden zur Berechnung stets Pauschalen veranschlagt. Der Begriff „Erste Tätigkeitsstätte“ ist maßgeblich dafür, ob eine Reise als geschäftlich oder nicht geschäftlich eingeordnet wird.  Eine Auszahlung der Spesen ist zeitlich auf drei Monate limitiert.

Wenn Sie also länger als 3 Monate geschäftliche Reisen an immer den gleichen Ort durchführen, so kann diese Pauschale nicht mehr abgesetzt werden. Das Finanzamt geht in diesem Fall nicht mehr von einer dienstlichen Reise aus. Sie können diesen Zustand nur durch eine Unterbrechung von 4 Wochen aussetzen, um einen neuen Lauf der 3-Monats-Frist zu erreichen.

Auszahlung

Es ist dabei nicht wichtig abzugeben, warum die Unterbrechung erfolgt ist. Auch wenn Sie erkrankt waren oder Urlaub genommen haben, zählen diese Zeiten zur Unterbrechung. Wenn Sie auf der Geschäftsreise vom Arbeitgeber verpflegt werden, müssen Sie daran denken, Ihre Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand dementsprechend zu kürzen.

Übrigens muss der Arbeitgeber zunächst einmal nicht für die Auszahlung der Pauschale in Sachen Verpflegungskostenmehraufwand garantieren, wenn es keine entsprechende vertragliche Vereinbarung gibt. Er kann sogar eine Zahlung gänzlich verweigern oder nur einen Anteil bezahlen. Tritt dieser Fall für Sie ein, so können Sie über die Steuererklärung die Reiskosten als Werbungskosten ansetzen. Es ist hier allerdings ein Nachteil, dass die Reiskosten lediglich Ihr zu versteuerndes Einkommen senken. Einen direkt greifbaren Vorteil entsteht hier also nicht. Darüber hinaus muss erst einmal die vorgeschriebene Hürde von 1000 Euro bei der Werbungskostenpauschale überwunden werden, um überhaupt einen positiven Effekt zu erzielen.

Verpflegungsmehraufwendungen im Jahr 2017 im Ausland

Generell weichen die Lebenserhaltungskosten auf unserer Welt von denen hierzulande ab. Dementsprechend gibt es Länder, die ihre eigenen individuellen Verpflegungssätze festlegen und die sich teilweise immens von denen in Deutschland unterscheiden. Auch innerhalb eines Jahres kann es abweichende Sätze für die Kosten zur Erhaltung des Lebensunterhaltes geben. Wenn man geschäftlich in die USA reist, so haben Provinzen ganz andere Spesensätze wie die Metropolen New York oder Washington. Die Abweichungen können sehr stark variieren und wiederum von denen im restlichen Land abweichen.

Auch 2017 gibt es wieder Neuerungen für Geschäftsreisende in den internationalen Spesensätzen. Bei sage und schreibe 50 Ländern wurden die Sätze angepasst. Hier dürfen sich geschäftlich Reisende in die USA freuen, denn hier wurden Pauschalen bezüglich des Verpflegungsmehraufwandes für 2017 nach oben hin angepasst. Bergab ging es hingegen bei Pauschalen für Reisen in die Ukraine, nach Ungarn oder Serbien. Auch Griechenland ist davon betroffen.

Wer sich auf Dienstreise begibt hat Anspruch auf die Entschädigung für seine Verpflegung. Das Bundesministerium für Finanzen setzt im jährlichen Turnus die Höhe des Verpflegungsaufwandes fest, der über die Reisekostenabrechnung abgerechnet werden kann. Für das Jahr 2016 legte das Bundesministerium für Finanzen gravierende Änderungen fest. Teilweise hob es die Höhe für einige Staaten drastisch an, bei anderen wurde die Höhe gesenkt. Großbritannien ist ein gutes Beispiel für die Änderungen, die nicht immer ganz nachvollziehbar sind. Für Reisen nach London wurde die Verpflegungspauschale deutlich erhöht, für den Rest des Landes gesenkt.

Verpflegungspauschale für Deutschland

In erster Linie beinhaltet der Verpflegungsmehraufwand die Kosten, die dem Reisenden aufgrund zusätzlich entstandener Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen entstehen. Dabei unterscheidet man zwei Arten der Pauschale: Für den An- und Abreisetag und den Tagen, in denen der Reisende mehr als acht Stunden auf Reisen war. Für den An- und Abreisetag kann er die Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen unabhängig davon, wann er abgereist ist. Die zweite Art ist die Pauschale für Reisen, die den ganzen Tag oder 24 Stunden andauern. Ist der Reisende mindestens 24 Stunden außer Haus, kann er 24 Euro pro Tag abrechnen. Für den Zeitraum zwischen acht und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag beläuft sich die Pauschale auf 12 Euro. Die Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro. Diese Werte beziehen sich auf Reisen innerhalb Deutschlands.

Verpflegungspauschale Ausland

Die Werte für das Ausland sind in einer Tabelle mit den einzelnen Staaten und den dazugehörigen Pauschalen enthalten. Allein für Dienstreisen in die USA gibt es zehn Pauschalbeträge in unterschiedlicher Höhe. Während in Washington D.C., Houston, Atlanta und Miami die Verpflegungspauschale (24 Stunden Abwesenheit) 57 Euro beträgt, sind es im Rest der USA 48 Euro. Die Übernachtungskosten sind beispielsweise in New York City mit 215 Euro am höchsten.

Auch für die Türkei, Südafrika, Spanien, Saudi-Arabien, der Schweiz, der Russischen Föderation, Polen und einige weitere Staaten sind Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten in unterschiedlicher Höhe vorgesehen.

Verpflegungspauschale und Tagegeld

Bei Dienstreisen kommt es zu einem Verpflegungsmehraufwand. Andere Bezeichnungen sind Spesen, Auslöse und, wenn die gesetzlichen Pauschbeträge Anwendung finden, Tagegeld. Bei weiten Reisen kommen auch die Kosten für die Übernachtung hinzu.

Abrechnung aufgrund von Belegen

Anstelle der Reisekostenabrechnung mit Pauschalbeträgen kann der Dienstreisende auch die tatsächlich angefallenen Verpflegungs- und Übernachtungskosten abrechnen. Die Erstattung durch den Arbeitgeber ist steuerfrei. Wichtig ist, dass bei der Reisekostenabrechnung alle Belege vorhanden sind. Allerdings verpflichtet der Gesetzgeber den Arbeitgeber nicht eine beleggetreue Reisekostenabrechnung zu akzeptieren.

Für viele Dienstreisende, aber auch für deren Arbeitgeber ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung eine schwierige Aufgabe. Die verschiedenen Richtlinien und Pauschalen müssen in einer Reisekostenabrechnung Anwendung finden. Wir schlüsseln die Reisekostenabrechnung für Sie auf.

Was umfasst die Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung umfasst alle Kosten, die bei einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören die Fahrtkosten, die Kosten für den Verpflegungsaufwand sowie eventuelle Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Der Gesetzgeber definiert den Begriff Dienstreise klar. Ist der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seinem üblichen Arbeitsort dienstlich in einer anderen Stadt tätig, besucht Kunden oder Lieferanten, ist dies eine Dienstreise. Ein betrieblich bedingter anderer Arbeitsort wird für die Dauer von drei Monaten vom Gesetzgeber anerkannt.

Die Fahrtkosten

Die Fahrtkosten, die während einer Dienstreise entstehen sowie die Kosten für eventuelle Zwischenheimfahrten gehören zur Gruppe Fahrtkosten. Unterschieden wird dabei, ob der Dienstreisende mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist oder ein Firmenfahrzeug zur Verfügung hat. Ermittelt werden diese Kosten anhand von Einzelnachweisen und in der tatsächlichen Höhe. Für die Abrechnung der Fahrtkosten ist die lückenlose Führung eines Fahrtenbuchs verpflichtend.

Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand

Für die Reisekostenabrechnung kann man die Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe oder als Pauschale abrechnen. Bei den Übernachtungskosten ist das Frühstück kostenmäßig heraus zu rechnen und von den Übernachtungskosten abzuziehen. Die meisten Hotels bieten Übernachtung inklusives Frühstück an. In solchen Fällen sind 20 Prozent des Übernachtungspreises für das Frühstück in Abzug zu bringen.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand haben sich 2016 geändert. Erst wenn die Dienstreise mehr als acht Stunden beträgt, kann der Reisende 12 Euro als Verpflegungspauschale in Anrechnung bringen. Die Pauschale erhöht sich auf 24 Euro, wenn die Dienstreise mehr als 24 Stunde andauert und bei mehr als acht Stunden über Nacht kann man 12 Euro ansetzen. Die letzt genannte Pauschale ist dann vorteilhaft, wenn der Dienstreisende über Nacht auf Dienstreise ist, am Tag jedoch unter der Pauschale von mehr als acht Stunden bleibt.

Reisenebenkosten

Für Reisenebenkosten gibt es keine Pauschalen, hier erfolgt die Abrechnung anhand von Belegen und Rechnungen. Ging ein Beleg verloren oder hat man beispielsweise für Trinkgelder keinen Beleg erhalten, kann man einen Eigenbeleg ausstellen.

Zu den Reisenebenkosten zählen Eintrittsgelder, Parkgebühren, Kosten für Telefon und Internetzugang sowie Trinkgelder. Daneben sind in diesem Bereich auch die Kosten für Wertverluste und Verluste durch Unfall enthalten. Nicht akzeptiert werden Kosten für Pay-TV, private Besuche in Museen oder private Telefongespräche. Auch Koffer, Föhn und Reisewecker sind reine Privatsachenund gehören nicht zu den Reisenebenkosten.

Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, können auch die Vorsteuer der Reisekostenabrechnung in Abzug bringen. Der Paragraf 15 Umsatzsteuergesetz sagt aus, dass die Umsatzsteuer der Kosten, welche für Übernachtung und Verpflegung anfallen, in jedem Fall in vollem Umfang abzugsfähig sind.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind oft ratlos, wenn sie ihre Reisekosten abrechnen sollen. Zu oft haben sich die gesetzlichen Bestimmungen zu den Reisekosten geändert. Erst war die Umsatzsteuer nicht abzugsfähig; sei 2003 wurden die EU-Richtlinien mit dem Steueränderungsgesetz neu gestaltet. Die Umsatzsteuer kann jetzt bei der Vorsteueranmeldung in Abzug gebracht werden.

Übernachtungskosten

Ist der Dienstreisende mehrere Tage auf Dienstreise, kommen die Kosten für Übernachtungen auf die Reisekostenabrechnung. Hotelrechnungen enthalten Umsatzsteuer, die der Unternehmer gemäß Abschnitt 4.12.3 Abs. 20 UStAE als Vorsteuer uneingeschränkt von seiner Steuerschuld abziehen kann. Dazu muss die Rechnung auf den Unternehmer und nicht auf den Reisenden ausgestellt sein. Ist der Rechnungsbetrag kleiner als 150 Euro ist dies nicht notwendig.

Doch aufgepasst! Hotelrechnungen beinhalten 7 Prozent Umsatzsteuer. Der ermäßigte Steuersatz beschränkt sich jedoch nur auf die Übernachtung, nicht aber auf das Frühstück und andere Leistungen. Diese sind mit einem Steuersatz von 19 Prozent zu bewerten. Der Reisende sollte daher darauf achten, dass Übernachtung, Frühstück und andere Leistungen separat ausgewiesen werden. Die separate Ausweisung gilt auch für die Umsatzsteuer der beiden Steuersätze.

Fahrtkosten

In der Regel fallen bei Fahrtkosten ebenfalls umsatzsteuerpflichtige Kosten an. Tankt der Dienstreisende genügt es, wenn er die Quittung seiner Reisekostenabrechnung beifügt. Der Unternehmer kann anhand dieser Quittung die Vorsteuer abziehen. Streikt das Fahrzeug und muss in die Werkstatt ist bei der Rechnungsstellung als Adressat der Unternehmer anzugeben, damit dieser die Umsatzsteuer in Abzug bringen kann.

Verpflegung

Während seiner Dienstreise hat der Reisende Mehrkosten für Verpflegung. Er muss jede Rechnung aufbewahren und, wenn diese mehr als 150 Euro ausmacht, als Rechnungsempfänger seinen Arbeitgeber eintragen lassen. Damit kann der Unternehmer die Vorsteuer, die in den Verpflegungskosten enthalten ist, vollständig abziehen.

Belege

Hotels, Autowerkstätten und andere Betriebe nutzen für das Ausstellen ihrer Rechnungen vorhandene Formulare, auf denen Name, Anschrift sowie die Steuer- und Identifikations-Nummer enthalten sind. Selbst Kassenbons enthalten die Steuernummer des Betriebs.

Dennoch sollte der Reisende die Rechnung genau prüfen, ob alle notwendigen Angaben vorhanden sind. Nur so kann sein Arbeitgeber die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer in Abzug bringen.

Pauschale

Um die Abrechnung der Reisekosten zu erleichtern, stellt der Gesetzgeber eine Liste mit Pauschbeträgen zur Verfügung. Die Pauschbeträge beinhalten keine Umsatzsteuer. Daher ist hier eine Umsatzsteuer nicht vorhanden und auch nicht abzugsfähig.

Selbständige, Freiberufler und Unternehmer erstellen nach Dienstreisen eine Reisekostenabrechnung. Das geht in Ordnung, wenn sie alleine reisen. Wie aber gestaltet sich die Reisekostenabrechnung, wenn der Reisende andere Privatpersonen auf seine Reise mitnimmt?

Begleitung des Ehepartners

In der Regel reist man auf Geschäftsreisen alleine oder mit anderen Geschäftskollegen. Jeder der Teilnehmer erstellt seine eigene Reisekostenabrechnung. So weit – so gut! Reist der Unternehmer, Selbständige oder Freiberufler ins Ausland bietet es sich, den Ehepartner oder den Lebensgefährten auf die Reise mitzunehmen. Der Mitreisende gehört dem Unternehmen nicht an und reist als Privatperson. Auch wenn der Mitreisende im Unternehmen beschäftigt ist, tut dies nichts zur Sache. Solange ihn der Arbeitgeber nicht auf die Dienstreise schickt, bleibt er eine Privatperson, die nicht befugt ist, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Übernachtungskosten

Man kann nicht erwarten, dass die Lebenspartner in getrennten Zimmern übernachten. Der Reisende mietet also ein Doppelzimmer. Als Übernachtungskosten kann er jedoch nur den Preis für ein Einzelzimmer abrechnen. Dazu lässt er sich die Preisliste vom Hotelinhaber aushändigen. Diese gilt als Nachweis für seine korrekt abgerechneten Übernachtungskosten, weshalb sie an die Hotelrechnung angeheftet wird.

Verpflegung

Auch für den Mehraufwand der Verpflegungskosten ist es ratsam, diese auf den Reisenden selbst zu beschränken. Die Verpflegung der privaten Begleitperson gehören zu den privaten Kosten des Reisenden und haben in der Buchhaltung als Betriebsausgabe nichts verloren.

Nachfragen

Finanzbeamte sind in der Regel misstrauisch. Das hat sicherlich mit den Erfahrungswerten zu tun, die sie immer wieder bei Betriebsprüfungen erlangen. Oft ist der Reisende mit Anhang eine Woche oder länger im Ausland obwohl er nur ein oder zwei Termine wahrzunehmen hat. Das Finanzamt unterstellt ihm dann, dass die Tage zwischen den Terminen private Urlaubstage sind und nicht als Dienstreise gelten.

Anders ist es, wenn sich der Reisende allein ins Ausland begibt. Besonders dann, wenn es sich nicht um das benachbarte Ausland handelt, sondern um einen anderen Kontinent, der nur mit Langstreckenflügen erreichbar ist. In solchen Fällen sieht auch das Finanzamt ein, dass der Reisende nicht 16 Stunden Flug für die Heimreise und einen Tag später nochmals 16 Stunden Flug für den weiteren Termin im Ausland auf sich nehmen muss. Hier akzeptiert das Finanzamt die durchgehende Dienstreise, allein schon der Entfernung wegen.

Fazit

Wer sich auf Dienstreise begibt steht besser da, wenn er alleine reist. Nimmt er seinen Lebensgefährten mit auf die Reise, muss er damit rechnen, dass die terminfreien Tage als private Urlaubstage gelten und für diese Zeit keine Übernachtungskosten geltend gemacht werden können.